Кадровое делопроизводство #Чек-листы 13 марта 2023

Чек-лист для проверки Формы согласия работника на обработку персональных данных

8659

2 минуты чтения

с 1 сентября 2022 года организации и ИП обязаны уведомлять Роскомнадзор о начале или осуществлении любой обработки персональных данных (за отдельным исключением).

В частности, с 01.03.2023г. оператор обязан уведомить Роскомнадзор об изменениях в ранее представленных сведениях в части обработки персональных данных не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором возникли такие изменения.

Для обработки персональных данных, разрешенных их субъектом к распространению, каждый оператор обязан получать отдельное согласие.
По чек-листу можно проверить все ли условия учтены в согласии на обработку персональных данных и что можно скорректировать.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Чек-лист для проверки

Формы согласия работника на обработку персональных данных

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ	Да	Нет
1.1. В компании разработана и утверждена Форма согласия работника на обработку персональных данных
1.2. Каждый работник при приеме на работу и до подписания трудового договора собственноручно подписывает Форму согласия на обработку персональных данных на бумажном носителе. * Либо с помощью электронной цифровой подписи, в случае наличия ее у работника
1.3. Сервер, который используется для хранения ПНД работников, находится на территории Российской Федерации
1.4. Помещение и шкафы с документами, содержащими ПНД работодателей запираются. У компьютеров, в которых хранятся ПНД есть достаточная защита (в том числе установлен пароль доступа).
1.5. Работники, имеющие доступ к ПНД работников, прошли инструктаж по работе с ПНД (письменно ознакомились с Инструкцией пользователей по безопасности при обработке ПНД и подписали Обязательство о неразглашении ПНД) *не только кадровики и рекрутеры, но и директор, бухгалтеры, рук-ли подразделений, IT-специалисты и т.п.)
1.6. Документы, содержащие ПНД соискателя хранятся отдельно от документов, содержащих ПНД работников
1.7. Все персональные данные получаются только у самого работника. Сбор сведений о них без их согласия у третьих лиц не допускается. *в том числе, сбор информации СБ компании о его долгах, кредитах, личной жизни, правонарушениях и пр.
2. ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ	Да	Нет
2.1. Форма согласия работника включает в себя: фамилию, имя, отчество работника адрес работника номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе если согласие берется у представителя работника (напр. у несовершеннолетнего): фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя наименование компании или фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя адрес компании или ИП, получающего согласие субъекта персональных данных цель обработки персональных данных перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом подпись работника или его представителя
2.2. Проверьте, указали ли вы все цели обработки ПНД работников, не забыли ли, например: поздравления с днем рождения, с рождением детей, со свадьбой и пр. личными событиями изготовление пропусков изготовление визиток создание корпоративной почты с ФИО работника передача данных работника в банк для зарплатного проекта передача информации компаниям или лицам на аутсорсинге предоставления путевок в пионерские лагеря и т.п. и пр.
2.3. Рекомендации на бывших работников даются только при условии, когда данный работник предоставил запрашивающему право собирать рекомендации.
2.4. Имеется Журнал получения согласий работников на обработку дополнительных персональных данных и/или передачу ПНД третьим лицам

Поделиться статьей

Интересует аудит или разработка документов?

Опишите вашу задачу и я сделаю вам расчет бесплатно

Автор материала - Вильданова Анна

Помогаю с кадровым учетом