Чек-лист «Аудит должностной инструкции: где искать правовые и кадровые риски. 50 пунктов, которые стоит проверить»

Главный вопрос при проверке должен звучать не так: «Есть ли у Работника ДИ?», а так: «Соответствует ли эта ДИ трудовой функции Работника, его фактической работе и другим кадровым документам, и сможет ли Работодатель доказать это при возникновении спора?»

Популярное по теме

Уволить нельзя оставить: каких сотрудников можно уволить, а каких нет и почему

19249

1

Посмотреть чек-лист

ПРОВЕРЯЕМ:

1. Связь с другими документами

·Должность в ДИ соответствует наименованию должности в трудовом договоре.

·Наименование должности соответствует штатному расписанию.

·Проверено соответствие Положению о подразделении.

·Проверено соответствие правилам внутреннего трудового распорядка.

·Проверено соответствие локальным нормативным актам, регулирующим соответствующую работу.

·Определённая в инструкции трудовая функция соответствует трудовой функции, закреплённой в трудовом договоре.

·В инструкции нет обязанностей, которые фактически относятся к другой трудовой функции.

·Инструкция не используется для одностороннего изменения согласованной трудовой функции.

·Проверено соответствие профессиональному стандарту или квалификационным справочникам.

·Нет противоречий между несколькими документами Работодателя .

2. Содержание трудовой функции

·Обязанности Работника сформулированы конкретно и понятно.

·Из текста инструкции можно определить, какие действия непосредственно входят в работу Работника.

·Обязанности соответствуют реальной работе, которую Работник выполняет на практике.

·В инструкции нет взаимоисключающих или дублирующих друг друга обязанностей.

·Отсутствуют обязанности, которые фактически являются функциями другой должности.

·Нет чрезмерно широких формулировок, позволяющих произвольно расширять круг обязанностей.

3. Формулировка дополнительных поручений

·Проверена формулировка «выполняет иные поручения руководителя».

·Понятно, какие именно дополнительные поручения могут быть даны Работнику.

·Такая формулировка не позволяет поручать работу, не относящуюся к трудовой функции.

·При необходимости установлены пределы дополнительных поручений: их связь с должностью, квалификацией и трудовой функцией Работника.

4. Права Работника

·Права соответствуют установленным обязанностям.

·Работнику предоставлены полномочия, необходимые для выполнения возложенных обязанностей.

·Определено право получать необходимые документы, информацию и доступ к ресурсам.

·При наличии управленческих функций закреплено право давать обязательные для подчинённых поручения.

·Права не противоречат трудовому договору и локальным нормативным актам.

5. Ответственность

·Ответственность связана с конкретными обязанностями Работника.

·Не используются чрезмерно общие формулировки вроде «несёт ответственность за всё».

·Не устанавливается ответственность за результаты, которые объективно не зависят от Работника.

·Не создаётся впечатление, что ДИ самостоятельно устанавливает новые виды юридической ответственности.

·Формулировки об ответственности согласованы с системой дисциплинарной ответственности и другими документами Работодателя.

6. Квалификационные требования

·Указаны необходимые образование, квалификация, знания и навыки - если они действительно требуются для должности.

·Требования соответствуют трудовой функции.

·Проверено применение профессионального стандарта, если его применение обязательно.

·Квалификационные требования не противоречат условиям трудового договора.

·Указанные требования соответствуют фактическим требованиям к Работнику.

·Отдельно проверены должности, для которых законодательство устанавливает требования к образованию, квалификации, стажу или наименованию должности.

7. Подчинённость и взаимодействие

·Определён непосредственный руководитель Работника.

·Понятно, кому Работник подчиняется.

·При необходимости определены взаимодействующие подразделения и должностные лица.

·Распределение полномочий между Руководителем и Работником не противоречит другим документам.

·Для руководящих должностей определены основные управленческие полномочия.

8. Процедура утверждения и ознакомления

·Определено лицо, уполномоченное утверждать инструкцию.

·В инструкции есть необходимые реквизиты утверждения.

·Определена дата введения инструкции в действие (или есть ссылка на приказ).

·Зафиксировано ознакомление Работника с документом в установленном Работодателем порядке.

·Работник ознакомлен с документом до начала выполнения соответствующей работы, когда это требуется законодательством.

·При изменении инструкции проверено, требуется ли изменение трудового договора и соблюдение соответствующей процедуры.

9. Изменение ДИ

·Определено, что именно изменилось: конкретизация обязанностей или содержание трудовой функции.

·Проверено, не появились ли новые обязанности, относящиеся к иной трудовой функции.

·Если изменения затрагивают согласованные условия трудового договора, проверена необходимость оформления изменения трудового договора.

·Учтены требования статей 72 и 74 ТК РФ - в зависимости от характера изменений.

·Работник ознакомлен с новой редакцией инструкции надлежащим образом.

10. Практическая проверка

·Содержание инструкции сопоставлено с тем, чем Работник фактически занимается.

·Выявлены обязанности, которые Работник выполняет, но в инструкции они отсутствуют.

·Выявлены обязанности, которые закреплены в инструкции, но фактически Работник их не выполняет.

·Проверено, не выполняет ли Работник работу другой должности.

·Проверено, не используется ли инструкция для формального обоснования уже сложившейся практики.

·Отдельно проверены должности, по которым уже возникали конфликты, дисциплинарные взыскания, жалобы или трудовые споры.

Итог аудита:

По результатам проверки каждую выявленную проблему целесообразно разделить как минимум на четыре группы:

1. Формальный недостаток (например, отсутствуют реквизиты, неактуальна редакция, есть технические противоречия).

2. Риск трудового спора (формулировка допускает неоднозначное толкование или затрудняет доказательство того, что конкретная обязанность входила в трудовую функцию).

3. Несоответствие трудовой функции (ДИ содержит обязанности, которые могут свидетельствовать о фактическом изменении трудовой функции Работника).

4. Необходимость переработки документа (ДИ в целом не отражает фактическое содержание работы и требует разработки новой редакции).