Должностная инструкция: где заканчиваются обязанности Работника и начинаются риски Работодателя

Как трудовой договор и должностная инструкция определяют содержание работы, когда изменение обязанностей становится изменением трудовой функции и почему формальные формулировки могут не защитить Работодателя в суде?

Должностная инструкция (далее — ДИ) — один из тех кадровых документов, значение которого часто становится очевидным только тогда, когда между Работником и Работодателем возникает спор.

Пока все идет нормально, никто не выясняет, где заканчиваются обязанности одного Работника и начинаются обязанности другого.

Но достаточно Работнику отказаться от поручения со словами: «Это не входит в мои обязанности», — как возникает необходимость определить, что именно Стороны понимали под его трудовой функцией и какие обязанности были на него возложены.

В такой ситуации приходится сопоставлять трудовой договор, ДИ, локальные нормативные акты, приказы Работодателя и фактическое содержание работы.

Именно поэтому вопрос о ДИ — это не вопрос количества страниц в кадровой папке, это вопрос определенности трудовой функции, обязанностей и границ работы.

Обязательна ли ДИ?

Начнем с главного: Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) не устанавливает общей обязанности каждого Работодателя иметь отдельную ДИ на каждого Работника.

Обязательным условием трудового договора является трудовая функция Работника. Она определяется в статье 57 ТК РФ как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой работы.

Следовательно, отсутствие отдельного документа под названием «Должностная инструкция» само по себе не означает нарушения трудового законодательства.

Но из этого вовсе не следует, что ДИ не имеет юридического значения.

Работодатель вправе принимать локальные нормативные акты в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством. Это предусмотрено статьей 8 ТК РФ.

Если ДИ принята Работодателем как локальный нормативный акт, она становится частью системы документов, регулирующих трудовые отношения.

Кроме того, при приеме на работу Работодатель обязан до подписания трудового договора ознакомить Работника под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (статья 68 ТК РФ).

Что именно определяет должностная инструкция?

Здесь важно не смешивать два понятия: трудовая функция И конкретные должностные обязанности.

Трудовая функция является обязательным условием трудового договора.

ДИ, в свою очередь, может раскрывать и конкретизировать содержание работы по соответствующей должности.

Именно такую конструкцию прямо рассматривал Верховный Суд РФ в решении от 30 октября 2024 года № АКПИ24-579.

Верховный Суд указал, что трудовая функция является обязательным условием трудового договора по статье 57 ТК РФ, тогда как конкретные должностные обязанности могут указываться в должностной инструкции, на которую имеется ссылка в трудовом договоре.

Это важное практическое значение ДИ: она позволяет перевести общее описание трудовой функции в более конкретное содержание работы.

Почему одной фразы в трудовом договоре часто недостаточно?

Представим трудовой договор: «Работник принимается на должность начальника отдела».

Формально трудовая функция определена.

Но что именно должен делать начальник отдела?

·организовывать работу подразделения;

·распределять задания;

·контролировать сроки;

·участвовать в подборе Работников;

·готовить отчеты;

·взаимодействовать с другими подразделениями;

·контролировать соблюдение определенных требований?

А если два отдела имеют одинаковое название должности руководителя, но совершенно разное содержание работы? Тогда возникает необходимость более подробно определить обязанности.

Именно для этого и используется ДИ.

Должностная инструкция помогает определить границы обязанностей

Статья 21 ТК РФ устанавливает обязанность Работника добросовестно исполнять трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, а статья 22 предоставляет Работодателю право требовать от Работников исполнения трудовых обязанностей.

При этом статья 60 ТК РФ устанавливает важное ограничение: запрещается требовать от Работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, кроме случаев, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

Поэтому в трудовых отношениях существуют одновременно два правила: Работник должен выполнять свою работу И Работодатель не вправе произвольно требовать от него любую другую работу.

ДИ помогает определить содержание той работы, которую стороны согласовали.

Но отсутствие конкретной фразы в ДИ еще не означает, что Работник вправе отказаться от работы

Это также важный момент. Невозможно составить инструкцию настолько подробно, чтобы в ней были перечислены абсолютно все действия Работника на каждый рабочий день.

Судебная практика подтверждает, что отсутствие в трудовом договоре или ДИ детального описания каждого конкретного действия само по себе не означает, что Работник освобожден от его выполнения.

При оценке обязанности имеет значение, соответствует ли порученная работа по своему характеру и содержанию трудовой функции Работника и не выходит ли она за ее пределы. Такой подход отражен в судебной практике 2025 года.

Поэтому хорошая ДИ это не энциклопедия всех возможных действий Работника.

Ее задача - определить содержание работы таким образом, чтобы было понятно:

какую работу выполняет человек, за какой участок отвечает и в каких пределах действует.

Когда изменение ДИ становится изменением трудовой функции?

Это один из наиболее сложных вопросов на практике.

Работодатель может столкнуться с необходимостью изменить обязанности:

·из-за реорганизации

·изменения технологии

·перераспределения функций

·появления нового оборудования

·изменения структуры подразделения

·изменения бизнес-процессов

Но здесь нельзя действовать по принципу: «Просто выпустим новую должностную инструкцию». Необходимо сначала определить, что именно меняется.

Статья 72 ТК РФ устанавливает общее правило: изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон, кроме предусмотренных законом случаев. Соглашение заключается в письменной форме.

При этом статья 74 ТК РФ предусматривает возможность изменения определенных сторонами условий трудового договора по инициативе Работодателя при изменении организационных или технологических условий труда, но прямо исключает изменение трудовой функции Работника.

Поэтому перед изменением ДИ необходимо ответить на вопрос: мы конкретизируем прежнюю работу или фактически меняем ее?

Судебная практика показывает, что это не формальный вопрос

Показательный пример — определение Первого кассационного суда общей юрисдикции по делу № 88-3081/2025: Работник оспаривал обязанности, появившиеся в новой редакции ДИ.

Суды исследовали содержание прежней и новой редакций и пришли к выводу, что трудовая функция Работника не изменилась: новая инструкция лишь уточняла и конкретизировала должностные обязанности инженера с учетом выполняемой им работы. То есть само по себе появление новых формулировок в ДИ еще не означает изменения трудовой функции.

Но существует и противоположная практика. В определении Четвертого КСОЮ от 29 января 2025 года по делу № 88-2977/2025 суд оценивал ситуацию, в которой на Работника была возложена ответственность за выполнение цехами сменно-суточных заданий.

Суд пришел к выводу, что речь шла не просто о конкретизации прежних обязанностей, а об изменении трудовой функции.

Таким образом, решающим является не название изменений и не сам факт утверждения новой редакции ДИ, а содержание новых обязанностей и их соотношение с прежней трудовой функцией.

Поэтому «добавим это в ДИ» — не универсальное решение

Предположим, специалист отвечал за подготовку документов.

Работодатель решил дополнительно возложить на него:

·самостоятельное ведение переговоров;

·заключение договоров;

·руководство другими работниками;

·контроль производственного процесса.

Вопрос заключается не в том, можно ли эти четыре пункта технически вписать в ДИ.

Конечно, вписать можно.

Юридический вопрос другой: не изменилось ли вследствие этого содержание согласованной трудовой функции?

Если изменилось простого утверждения новой редакции ДИ может быть недостаточно.

ДИ и дисциплинарная ответственность

Значение правильно сформулированных обязанностей особенно заметно при дисциплинарных спорах.

Статья 192 ТК РФ определяет дисциплинарный проступок как неисполнение или ненадлежащее исполнение Работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

Следовательно, при споре о дисциплинарном взыскании имеет значение не только сам факт того, что Работник что-то не сделал.

Необходимо установить:

·какая обязанность существовала

·была ли она возложена на Работника

·входила ли она в его трудовую функцию

·знал ли Работник о соответствующих требованиях

·имелась ли вина

·соблюден ли порядок привлечения к ответственности.

Поэтому чем точнее определены обязанности в системе кадровых документов, тем проще установить содержание трудовой функции и оценить конкретное нарушение.

При этом сама ДИ, конечно, не заменяет процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности, установленную ТК РФ.

ДИ не может расширять трудовую функцию без ограничений

Иногда проблему пытаются решить универсальной формулировкой: «Работник обязан выполнять иные поручения руководителя». Но такая фраза не отменяет статью 60 ТК РФ.

Работодатель вправе требовать исполнения трудовых обязанностей, но не вправе одной общей формулировкой превратить любую потенциально поручаемую работу в обязанность конкретного Работника.

Именно поэтому формулировки ДИ должны быть достаточно конкретными, чтобы определить содержание работы, но не должны искусственно подменять собой изменение трудового договора.

ДИ должна соответствовать другим кадровым документам

Еще одна распространенная проблема — рассматривать ДИ отдельно.

Например:

·в трудовом договоре одна должность;

·в штатном расписании другая;

·в положении о подразделении одни полномочия;

·в должностной инструкции другие;

·а фактически Работник выполняет третью работу.

В такой ситуации невозможно решить проблему только путем редактирования одного документа.

Необходимо сопоставлять систему документов.

При разработке или аудите ДИ имеет смысл проверить ее соответствие:

·трудовому договору;

·штатному расписанию;

·положению о структурном подразделении;

·ПВТР;

·иным ЛНА;

·применимым квалификационным требованиям;

·профессиональному стандарту, если его применение обязательно либо Работодатель использует его в своей системе требований.

Особенно важны квалификационные требования

Статья 57 ТК РФ предусматривает специальное правило: если выполнение работ по определенным должностям связано с предоставлением компенсаций и льгот либо наличием ограничений, наименование таких должностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать квалификационным справочникам или соответствующим положениям профессиональных стандартов.

Поэтому для некоторых должностей нельзя ограничиваться вопросом: «Что написать в обязанностях?»

Необходимо сначала определить: какое наименование должности должно использоваться и какие квалификационные требования применимы.

ДИ важна и для Работника

ДИ — не только инструмент Работодателя. Для Работника она позволяет понимать содержание работы, которую от него ожидают. Это особенно важно, когда речь идет о сложных должностях, где функционал состоит из большого количества взаимосвязанных процессов.

Четко определенные обязанности позволяют снизить неопределенность:

·что входит в работу;

·какие задачи относятся к должности;

·какие полномочия необходимы;

·с какими подразделениями осуществляется взаимодействие;

·за какой участок отвечает Работник.

При этом Работник имеет право на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором. Это прямо закреплено в статье 21 ТК РФ.

Поэтому ДИ должна работать не только в интересах Работодателя, но и обеспечивать определенность для обеих сторон трудовых отношений.

Когда ДИ стоит пересмотреть?

Не только тогда, когда начинается трудовой спор. 

Поводом для аудита может быть изменение:

·организационной структуры;

·функций подразделений;

·технологий;

·оборудования;

·порядка взаимодействия;

·распределения ответственности;

·требований к квалификации;

·бизнес-процессов.

Также стоит обратить внимание на инструкции, которые:

·разрабатывались много лет назад;

·были скопированы из типовых источников;

·содержат большое количество универсальных формулировок;

·не соответствуют фактической работе;

·дублируют функции других должностей;

·содержат обязанности, для выполнения которых у Работника нет соответствующих полномочий.

Особенно показателен вопрос: Если завтра Работник спросит? «Почему я обязан это делать?», сможете ли вы показать документ и конкретное положение, на основании которого возникает эта обязанность?

Если ответ не очевиден, систему документов стоит проверить.

Как должна разрабатываться ДИ?

Не с поиска шаблона. Сначала необходимо определить фактическое содержание работы.

Например:

·какую трудовую функцию выполняет Работник;

·какие трудовые действия составляют эту работу;

·какие задачи являются постоянными;

·какие полномочия необходимы для их выполнения;

·за какие результаты отвечает Работник;

·с какими должностями и подразделениями взаимодействует;

·какие требования к квалификации применяются.

После этого содержание ДИ сопоставляется с трудовым договором и другими документами Работодателя.

Только такая последовательность позволяет избежать ситуации, когда красивый шаблон оказывается совершенно не соответствующим реальной организации труда.

Что в итоге дает грамотно составленная ДИ?

Не «защиту от любых споров». Такой документ не способен автоматически сделать законным незаконное поручение или заменить соглашение об изменении трудового договора.

Его задача гораздо конкретнее: ДИ помогает зафиксировать содержание работы и сделать границы трудовой функции более определенными.

Для Работодателя это возможность сформулировать, какие обязанности относятся к конкретной должности.

Для руководителя — понять, какие задачи находятся в зоне ответственности Работника.

Для Работника — понимать содержание своей работы и предъявляемые к нему требования.

Для HR — иметь согласованный с другими кадровыми документами инструмент описания должности.

А при трудовом споре — иметь документ, который вместе с трудовым договором и другими доказательствами позволяет установить, какая работа была обусловлена сторонами трудовых отношений.

А при трудовом споре - иметь документ, который вместе с трудовым договором и другими доказательствами позволяет установить, какая работа была обусловлена сторонами трудовых отношений.

Именно поэтому вопрос при разработке должностной инструкции должен звучать не:

«Что обычно пишут в ДИ этой должности?»

а:

«Какова реальная трудовая функция этой должности именно в этой организации и какими документами она должна быть определена?»

А это уже совсем другой подход к ДИ.