Тонны макулатуры, забитые архивы, кадровик работает принтером... А компания все равно проигрывает суды и получает штрафы. Почему?
Потому что 40% документов, которые по привычке штампует малый и микробизнес, вообще не требуются по закону. Они не защищают работодателя, а лишь увеличивают трудозатраты и размывают юридически значимый контур. В спорной ситуации судья не посмотрит на толщину папки. Ему нужны конкретные документы, подтверждающие вашу позицию. А пока вы собирали никому не нужные приказы и заявления, реальная доказательная база оказалась дырявой.
Этот чек-лист — жесткий инструмент для ревизии вашего КДП, составленный по актуальным требованиям законодательства на основе судебной практики. Мы разделили распорядительную базу на три категории: то, что обязательно по закону; то, что требуется лишь при определённых условиях; и то, что не требуется вовсе.
Что внутри документа:
• Блок 1. Кадровые приказы: какие формы стали необязательными, а что обязано быть под рукой на случай проверки ГИТ или суда. • Блок 2. Заявления сотрудников: в каких ситуациях заявление — это ваша броня, а в каких — маркер кадрового нарушения. • Блок 3. Кадровые папки: почему классическое «личное дело» — это нормативная ловушка, которая автоматически подставляет компанию под ГОСТы, архивные требования и проверки Роскомнадзора. • Интерактивная графа для самостоятельного аудита и оценки практического смысла каждого документа конкретно в вашем бизнесе. Скачивайте чек-лист, отсекайте лишний «бумажный шум» и оставляйте только те документы, которые реально защищают ваш бизнес и экономят время кадровой службы!
Чек-лист «Кадровая гильотина»
Аудит кадровых приказов и заявлений
Распорядительная документация
Документ
Обязательность
Ссылка на НПА
Практический смысл для вашей компании
Пояснения / Комментарии
Приказ о прекращении трудового договора (Т-8)
Обязателен
ст. 84.1 ТК РФ
Фиксирует дату и законное основание увольнения. Без него процедура считается незавершённой.
Приказ о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор)
ст. 193 ТК РФ
Единственный законный способ привлечь работника к ответственности. Основа для защиты компании в суде.
Приказ об организации воинского учёта и назначении ответственного
ФЗ № 53-ФЗ, Приказ Минобороны № 700 от 22.11.2021 (в ред. 2025 г.) — форма № 10
Издаётся ежегодно, согласуется с военкоматом. Защищает компанию от штрафов за неведение воинского учёта.
Приказ о привлечении к сверхурочной работе / работе в выходной день
ст. 99, ст. 113 ТК РФ
Законное основание для табеля и бухгалтерии, чтобы начислить повышенную оплату. Требуется также письменное согласие работника до начала работ.
Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)
Условно обязателен
ст. 123 ТК РФ
Обязателен, если нет отдельного уведомления о начале отпуска за 2 недели. Если уведомление ведётся — Т-6 не нужен, бухгалтерии достаточно записки-расчёта (Т-60).
Приказ о приёме на работу (Т-1)
Не требуется
ФЗ № 377 от 22.11.2021, ст. 68 ТК РФ
С 2021 года приём оформляется трудовым договором. Приказ Т-1 не требуется, но допустим по желанию работодателя.
Приказ об утверждении ЛНА (ПВТР, должностных инструкций и др.)
ст. 190 ТК РФ
Закон требует утвердить ЛНА, но для этого достаточно грифа утверждения директора на титульном листе. Отдельный приказ не нужен.
Приказ о переводе на другую работу (Т-5)
ст. 72 ТК РФ
Перевод оформляется дополнительным соглашением. Приказ Т-5 закон не предусматривает как обязательный документ.
Основания для кадровых действий
Заявление об увольнении по собственному желанию
ст. 80 ТК РФ
Главный документ-основание. Доказывает в суде, что инициатива исходила от работника. Допустимо в электронной форме через Госуслуги или ЭДО (ст. 312.3 ТК РФ).
Заявление на отпуск без сохранения заработной платы
ст. 128 ТК РФ
Подтверждает уважительность причины отсутствия. Исключает риск квалификации отсутствия как прогула.
Заявление о переносе отпуска (вне утверждённого графика)
ст. 124 ТК РФ
Если есть перенос — заявление нужно всегда. Подтверждает, что сотрудник сам просил изменить даты.
Заявление о согласии на отзыв из отпуска
ст. 125 ТК РФ
Закон запрещает прерывать отпуск без письменного согласия. Если есть отзыв — согласие нужно всегда.
Заявление на приём на работу
ст. 56, ст. 65 ТК РФ, ст. 12 ФЗ № 273-ФЗ
Обязательно при наличии дополнительных сведений: прежняя госслужба (антикоррупционное уведомление), особый график работы, просьба об отпуске авансом до 6 месяцев (ст. 122). В остальных случаях заменяется трудовым договором.
Заявление на очередной отпуск строго по графику
График отпусков обязателен для сторон. Наличие заявления — признак, что работодатель не соблюдает утверждённый график, то есть нарушает ст. 123 ТК РФ.
Документ / Процесс
Личные дела сотрудников (папки с копиями паспортов, СНИЛС, дипломов)
ст. 65 ТК РФ, ФЗ № 79-ФЗ (только госслужба)
Само понятие «личное дело» запускает нормативную ловушку: как только компания называет папку «личное дело», включаются ГОСТ Р 7.0.97-2025 (требования к оформлению), внутренняя опись, нумерация листов, лист-заверитель, ГОСТ 17914-72 на обложку, сроки хранения 75 лет. ТК РФ обязывает вести личные дела только госслужащих (ФЗ № 79-ФЗ). Нет «личного дела» — нет описи, нумерации, ГОСТов. Храните кадровые документы по номенклатуре дел в обычных папках.
Личная карточка формы Т-2
Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021, письмо Минтруда № 14-6/В-1487 от 24.12.2021
Обязанность ведения отменена с 01.09.2021. Работодатель не несёт ответственности за отсутствие Т-2. Воинский учёт ведётся по форме № 10 (Приказ Минобороны № 700). Многие продолжают вести Т-2 по привычке — это лишняя работа и дополнительный риск ошибок.
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение