Бизнес-процесс подбора персонала

Этап

Описание этапа/Возможные проблемы при плохо организованном процессе

Результат этапа

Кто отвечает/принимает решение

Регламентирующий документ/Документооборот

Описание вакансии

Ключевой этап. При неправильном определении потребности, все последующие мероприятия теряют смысл

Ответы на вопросы:

Зачем ищем (какие задачи будет решать сотрудник)?

Кого ищем (какими ЗУН должен обладать кандидат)?

Однозначное понимание у всех участников процесса

Например, Hr-менеджер отвечает за организацию и оформление, руководители подразделения за содержательную часть

Должностная инструкция

Заявка на подбор

Открытие вакансии (актуализация)

В какой момент вакансия считается открытой? Достаточно ли устного распоряжения или нужно письменное подтверждение? Кто дает это распоряжение?

Запускается процесс поиска и отбора кандидатов на вакансию

Кто и в какой момент принимает решение об открытии вакансии?

1. Инициирует руководитель соответствующего подразделения, утверждает генеральный директор по каждой вакансии
2. Создается план подбора на период (год, полгода) и определяется бюджет, утверждается, далее руководитель подразделения действует по согласованному плану в рабочем режиме

План подбора (если по 2 варианту)

Передача вакансии в работу hr-менеджеру

hr-менеджеру подается заявка на подбор, утвержденная ЛПР

hr-менеджер имеет четкое представление о самой вакансии и желательных сроках ее закрытия

Руководитель подразделения

Электронное письмо, утверждение заявки в БД и пр.

Выбор стратегии поиска

Стратегия поиска может быть различной в зависимости от вакансии:

- размещение вакансии на работных сайтах и сбор откликов

- самостоятельный поиск и отбор резюме на сайтах

- размещение вакансии в кадровом агентстве

- поиск по рекомендациям

- поиск через соц.сети

И пр.

Правильный выбор стратегии поиска во многом определяет успех подбора. Например, на типовые вакансии достаточно разместить объявление, чтобы получить релевантный поток кандидатов. А при поиске редкого и/или уникального специалиста, часто необходимо привлекать агентства и/или использовать иные методы

Размещение вакансии в интернете

Подача заявки в кадровое агентство и т.д.

Hr-менеджер и руководитель подразделения (при необходимости)

Формирование бюджета на подбор

В зависимости от стратегии

Известен бюджет

Если утверждён план подбора и бюджет на год, то участники процесса действуют в соответствии с ним. Если нет – кто принимает решение по бюджету каждой конкретной вакансии? Руководитель подразделения? Генеральный директор?

Достаточно ли электронного письма?

Организация поиска

Размещение вакансии на сайтах

Отправка заявки в КА

Оповещение сотрудников о поиске (в случае поиска по рекомендациям) и т.п.

Организован входящий поток резюме

Hr-менеджер

База данных кандидатов/специализированная CRM

Первичный отбор резюме

Должно быть четкое понимание:

1. Какие обязательные моменты должны быть в резюме
2. Какие резюме однозначно не подходят
3. В каком случае нужно обсудить резюме с руководителем

Принятие решения о проведении телефонного интервью

Hr-менеджер. В некоторых случаях – с привлечением руководителя подразделения

База данных кандидатов/специализированная CRM

Телефонное интервью

скрипт телефонного интервью:

-на какие вопросы хотим получить ответы и какие? Т.е. кого отсеиваем

- какую информацию предоставляем о компании

- как отказываем кандидату по результатам ТИ

Первичный отбор кандидатов

Hr-менеджер

Скрипт телефонного интервью.

Организация собеседования

- сколько всего этапов собеседований (например, первичное – с Hr-менеджером, который оценивает корпоративные компетенции, отсеивая кандидатов, которые не впишутся по личностным характеристикам, повторное – с рук. подразделения, третье – с ГД. Или одно собеседование сразу со всеми заинтересованными лицами)

Назначена дата собеседования и способ (очное, по скайпу и тп.)

Согласовано со всеми участниками (получены подтверждения)

Hr-менеджер

Электронная почта, база и пр?

Проведение собеседования

Выбор формата собеседования и дополнительных инструментов оценки (тесты, кейсы). Все кандидаты должны собеседоваться одинаково для получения сопоставимых результатов.

Заключение по результатам собеседования (лист оценки, результаты тестов и кейсов)

Тесты

Кейсы

Лист оценки

Презентация компании кандидату

Выделяю этот пункт отдельно, т.к. он очень важен. Как компания описывается в публикуемых вакансиях? Что говорят сотрудники кандидатам о компании. И что транслируют невербально.

Компания «продана» кандидату, он мотивирован на работу именно в вашей компании

Все, кто контактирует с кандидатом

Может быть визуальная презентация

Оценка кандидата по результатам собеседования и дополнительных испытаний (напр. Тестов, кейсов)

Идеальных кандидатов не существует. Поэтому должно быть четкое понимание, согласованное со всеми ЛПР, какие требования к кандидату являются обязательными, а какие желательными.

Анализ результатов собеседования. Принятие решения по кандидату – отказ, дополнительное собеседование, предложение о работе

Кто принимает окончательное решение?

Заключение по кандидату

Обратная связь  кандидату

Кандидат на каждом этапе своего контакта с компанией должен понимать, что происходит – когда следующий этап, когда будет принято решение и т.п.  Недопустимо держать его в неведении. Это важно,  т.к. формирует имидж компании на рынке труда.

Очень важно, чтобы все коммуникации с кандидатом проходили через Hr-менеджера.

Кандидат оповещен о результатах, следующих этапах и сроках

Hr-менеджер

Шаблон письма о приглашении на собеседование

Шаблон отказа по результатам собеседования

Проверка рекомендаций

Мега-важный этап, который часто пропускают. Позволяет получить массу дополнительной информации.

Получена информация от 2-3 предыдущих работодателей кандидата

Hr-менеджер

Шаблон проверки рекомендаций (перечень вопросов)

Заключение по результатам проверки

Принятие решения о приеме на работу

Решение принято, доведено до  Hr-менеджера

Кто принимает окончательное решение?

Формулирование предложения о приеме на работу

Оффер должен быть стандартизирован и включать в себя:

-должность, оклад, соц.пакет (если есть)

Перечень задач (это может быть блок из должностной инструкции)

-ожидаемые результаты

Форма найма (штат, договор).

Условия прохождения испытательного срока

-наличие/отсутствие командировок

Информацию по иным значимым на данной позиции вопросам

-желаемая дата выхода на работу.

Текст предложения в письменном виде на бланке компании с подписью руководителя

Hr-менеджер аккумулирует всю информацию и утверждает у ЛПР

Бланк предложения кандидату

Предложение кандидату, получение ответа

При получении положительного ответа, кандидату должен быть отправлен перечень документов, которые необходимо принести с собой в первый день работы (или отправить их по почте заранее)

Если оформление по договору – отправить текст договора на согласование

Предложение отправлено по электронной почте, получена информация о сроке принятия решения кандидатом.

Hr-менеджер

Перечень документов, необходимых для оформления в штат

Шаблон трудового договора

Шаблон договора подряда

Подготовка рабочего места

Что требуется новому сотруднику для включения в работу с первого же дня?

-стол-стул-компьютер

-настройка электронной почты

-установка необходимых программ

- подключение к базе

И т.п.

Кто конкретно отвечает за каждый элемент подготовки?

Hr-менеджер организует этот процесс и контролирует

Чек-лист подготовки рабочего места со сроками и ответственными

Оформление сотрудника в штат

Оформлены все необходимые документы, изданы соответствующие приказы

Hr-менеджер/сотрудник отдела кадров/бухгалтер

Перечень документов, необходимых  для оформления

Штатное расписание

Трудовой договор

Локальные нормативные акты

Адаптация нового сотрудника

Мега-важный этап. Из-за плохой адаптации сотрудник может быстро покинуть компании или не включиться в работу должным образом

Утвержденная программа адаптации

Hr-менеджер как куратор и организатор процесса

Шаблон программы адаптации

Перечень обязательных мероприятий

Дополнительно и важно. Система коммуникации всех участников процесса подбора, отслеживания всех этапов, база данных резюме

У hr-менеджера должен быть инструмент CRM, позволяющий:

1. Аккумулировать резюме
2. Планировать текущие действия по кандидату
3. Отслеживать, на каком этапе находится каждый кандидат
4. Фиксировать обратную связь от ЛПР
5. Контролировать предоставление обратной связи кандидатам

И т.п.

Это может быть 1С или любой иной специализированный софт