Как правильно, корректно и законно аргументировать свой отказ кандидатам возрастных категорий?

По личному опыту скажу, что кандидаты 35-55 лет - самые стрессоустойчивые. Им можно почти в любой форме давать отказ. Если только они последние 20 лет не проработали на одном месте. Он повидали много, наслушались отказов и их хрупкое самомнение не будет растоптано еще от очередного. Это с молодыми да амбициозными - могут быть проблемы. Вплоть до того, что они включив камеру будут изображать "разговор с гаишником" и требовать письменного отказа.
Старайтесь Всем отказывать вежливо и без личных и профессиональных отсылок в аргументации. Причины - выбор другого кандидата руководством, причины которого вы не знаете и не имеете полномочий уточнить. На требование письменного отказа - встречное требование письменного запроса на официальную почту компании.

Здравствуйте, Ирина.
Есть несколько советов:
1. Старайтесь избегать ситуаций, когда заведомо не подходящий кандидат всё же попал на интервью. Если даже некто, подходящий по прочим критериям, не указал свой возраст, попросите его дополнить резюме точной датой окончания ВУЗа или другого учебного заведения и проведите нехитрое вычисление. Может, конечно, обмануть и тут, но можно для пущей важности прислать на заполнение анкету, где будет № диплома. По нему можно найти год окончания.
2. Если все же интервью состоялось, и Вы заранее понимаете, что придется отказать, сообщите, что очень много претендентов на вакансию, предупредите о выполнении теста на необходимые знания. Потяните время с формулировкой "мы смотрим кандидатов всегда долго, не меньше месяца". Возможно, кандидат перестанет интересоваться "зависшей" вакансией.
3. Если все же трудный разговор неизбежен, сообщите ему, что выбор пал на сотрудника компании, попросившего о переводе из другого отдела. А компания всегда отдает предпочтение внутренним кадрам. Тут "обида" вообще исключена и дотошный допрос "А чем все-таки финальный кандидат лучше меня" - тоже.
4. Чем доброжелательнее и ненапряженнее Вы будете держаться, тем меньше вероятность возникновения негатива у кандидата. Непременно скажите / напишите ему пару лестных слов, заверьте, что Вы обратитесь к его кандидатуре при возникновении других соответствующих вакансий и будете рады, если он проявит к ним интерес; пожелайте удачи в поиске достойной его должности.
Ну, и правда: он же не виноват, что у инициатора вакансии такие своеобразные предпочтения. 35-40 - оптимальный возраст кандидата для большинства вакансий - есть опыт, потенциал, желание развиваться, серьезность и ответственность, образование. Может быть, у ВАс получится показать таких кандидатов, что Ваш руководитель "не сможет отказаться"))))
Удачи!

Ирина, я отказываю с формулировкой "К сожалению, руководитель принял решение в пользу кандидата с более релевантным опытом". Это универсальная фраза, потому, что даже при очень большом опыте работы в данной сфере, в любой вакансии есть нюансы, по которым один кандидат подходит, а другой - нет.