Возможности фасилитации для поиска решений в ситуации неопределенности

Мы живем во времена, когда все процессы ускоряются, наша жизнь все больше подвергается изменениям. Часто мы хотим спланировать развитие компании, но поскольку изменения происходят быстро, то они могут произойти быстрее, чем мы подготовимся к ним. Важным преимуществом становится умение принимать решения в ситуации неопределенности. Это статья, для тех, кому постоянно требуются идеи и стратегии, поиск решений в ситуации неопределенности. Когда многое заивисит от внешних обстоятельств и сложно прогнозируемых поворотов.

Поиск и принятие решений в ситуации неопределенности.

«Самое постоянное, что сопровождает нас в мире-это непостоянство».  Оно двигается за нами и каждый раз, когда мы хотим расслабиться и пожинать плоды своих действий, оно показывает нам свое лицо. Об изменениях много написано и сказано и есть методы, как работать с изменениями. Один из методов - проработать все влияния и риски  путем фасилитации.

Для поиска и принятия решений в ситуации неопределенности часто нужно делать небольшие сессии, для того, чтобы понять стратегию и тактику дальнейших действий.

Зачастую в принятии таких решений в ситуации неопределенности нужно учитывать множественные факторы, оказывающие влияние на ситуацию. Для этого необходимо все факторы обозначить и выделить из них наиболее влияющие на ход дальнейших событий.

Для такого рода поиска и приятия решений в ситуации неопределенности модерация подходит идеально.  

Когда вам необходимо решение, а информации нет или недостаточно, важно:

1. Определить несколько вероятных стратегий.
2. Прояснить факторы, на которые вы не можете повлиять:

Например:

• Экономическая ситуация
• Политическая ситуация
• Введение новых законов
• Появление новых игроков на рынке 

     3. Прояснить факторы, на которые вы можете оказывать влияние:

Например:

• Преобразование методов продаж
• Введение инновационного продукта
• Введение нового сервиса
• Улучшение качества товара или услуги
• Обучение персонала
• Мотивация сотрудников 

     4. Далее вырабатывается несколько вариантов стратегии и мы прорабатываем все возможные риски в каждой из них.

• Попытаться представить что даст нам каждая из стратегий.
• Просчитать вложения, каждой из них и сотнести с рисками.
• Преимущества каждой стратегии
• Недостатки каждой из стратегий.

      5.  Понять, кто из сотрудников будет поддерживать наши изменения и настроен оптимистично.

• Понять, кто из сотрудников будет нейтральным.
• Понять, кто из сотрудников будет оказывать сопротивление.
• Сделать ставки на поддерживающих сотрудников.
• Создать команду изменений. 

Весь этот путь оптимально пройти, используя фасилитацию. Ниже приведен пример технического подхода, в ней используемого. 

Описание метода фасилитации по шагам: 

1. Сбор ожиданий. Все участники встречаются и пишут свои ожидания от сессии на специальных цветных картах. Каждый цвет также что-то означает, но мы не будем углублятся здесь в цвета. 
2. Постановка проблемы: Сначала  мы задаем ключевой вопрос: например " как далеко мы продвинулись к цели или "внедрить новую стратегию будет......
3. Сбор идей: Далее мы проводим сбор идей, которые участники пишут на карточках, затем ранжируем карты и получаем группы идей похожих и разных. Это также часть метода фасилитации, так как много похожих идей и нам необходимо обьеденить их в группы. Это делает фасилитатор при помощи группы.
4. Ранжирование: Затем мы проводим голосование за наиболее инетерсные идеи.
5. Проработка тем:  Прорабатываем разными способами лучшие идеи.
6. Составление актуального плана действий: Здесь также как и в проработке тем, большая группа делится на групки по 3-4 человека и работает над составлением плана.

Эффективные методы для проработки тем:

Их много и я хочу сейчас остановится на одной, которую мы использовали для проработки кросс-функциональной коммуникации между отделами.

Вы рисуете квадрат и группа отвечает на 4 вопроса: 

• В чем проблема?
• Что может быть причиной?
• Что может быть сделано?
• Что может помешать? 

Есть еще как минимум 4-5 способов проработки тем, но я не буду их подробно здесь описывать. Например вы думаете над тем вместе с вашей малой группой:

• Что стоит/следует продолжить...
• Что стоит/следует прекратить...
• Что стоит/следует начать......

Такие структуры, позволяют глубоко проработать тему и вскрыть возможно, невидимые вами ранее пункты, которые тормозили процесс.

Что получаем на выходе?

Таким образом каждый раз, проводя такую сессию вы получаете стратегию ваших действий по принципу:

• План А
• План В
• План С

У вас есть план нескольких вариантов хода событий: который вы сможете реализовывать в случае если что то пошло не так в варианте А, берете вариант В, или вариант С, если что то пошло не так с вариантом В.

Также на сессии мы глубоко обсуждаем отношение к самому факту неопределенности и непостоянства условий. Трансформируем свое сознание от страха неуверенности к пониманию, что это всегда трамплин для изменений.

Прорабатываем понимание и страх ошибок, как возможность для развития.

В конце тренинга мы даем модель Щульца Фон Туна, для того, что группа могла сама подумать над своей реакцией на изменения и неопределенность.

Для справки:

Модель Шульц фот Туна о том что такое внутренняя команда, какие роли мы выбираем в команде и какие из них будут ресурсными, а какие нет. Какие, возможно нужно отправить в отпуск, так как они больше не работают, а какие взять, чтобы быть более маневренным в ситуации.

Это модель хороша, чтобы найти внутренний ресурс для разных ситуаций и выбрать именно те роли, которые будут для нас ресурсными в ситуации неопределенности. Шульц фон Тун-немецкий психолог, который опубликовал довольно сложный на первый взгляд, но глубокий труд: "Анатомия общения".

Важной частью этого книги является модель, поясняющая, как мы передаем информацию и как можно ее передавать коллегам, чтобы она была понята именно так, как мы ожидаем. Ведь донесение информации очень важная часть коммуникации и необходимо в работе команды в ситуациях неопреленности. 

Внутреннее отношение человек может проработать только сам и возможные модели, их демонстрация очень помогают в этом разобраться.  В любом случае эти возможности и преимущества фасилитации как нельзя лучше решают задачу принятия решения в ситуации неопределенности.