Визуальное фасилитирование для повышения эффективности совещаний

Народная мудрость утверждает, что лучше один раз увидеть, чем много раз услышать. Нет повода ей не доверять, особенно, когда дело касается совещаний. Кто из нас хотя бы раз не становился участником скучного и затянувшегося собрания, когда хочется думать не о повестке дня, а о мягком диване, уютном пледе и недочитанной книге? На совещаниях без структуры, цели и плана так случается часто.
Спасти положение, разгрузить обстановку, придать собранию форму и смысл помогают визуальные «якоря», которые дают участникам возможность не только слышать, но и видеть информацию и, таким образом, улучшают понимание и вовлеченность.

Поговорим о визуальной фасилитации, как методе повышения эффективности совещаний.

Почему совещания проваливаются

Совещание — не корпоративная встреча, на которую коллектив пришел поболтать. У любого собрания должна быть четкая цель, план, тайминг. Но многие компании почему-то игнорируют этап подготовки и проводят совещание «из-под ножа» по принципу «главное начать, а там по ходу встречи разберемся».

К сожалению, разобраться почти никогда не получается и ситуация выходит из-под контроля. Правда, сценарии «анархии» разные:

1. Все молчат, спикер не может вовлечь аудиторию в обсуждение. Это как в цирке, когда клоун не смешной, но очень старается и выглядит нелепо, что еще больше отталкивает зрителей.
2. Все говорят, никто никого не слушает. Обстановка накаленная, впору нести огнетушитель.
3. Вместо заявленного часа совещание длится 2+, люди нервничают, ерзают, смотрят на часы, вздыхают.
4. Обсуждение заходит в тупик. Разговор перескакивает с одной темы на другую. Участники говорят обо всем и не о чем и так ни к чему и не приходят. Зачем только собирались?

Не хотите тратить время на непродуктивную болтовню (а иначе неподготовленные совещания трудно назвать), не игнорируйте этап подготовки и обязательно пользуйтесь приемами визуальной фасилитации.

Визуальное фасилитирование: в чем смысл

Визуальное фасилитирование — методика, которая предполагает использование наглядных иллюстрированных элементов для упрощения обмена идеями и улучшения понимания обсуждаемых тем. Визуал бывает разным: от графиков и рисунков до схем и тезисов.

Почему он лучше воспринимается:

• Мозг быстрее считывает визуальную информацию. Проверьте на себе: возьмите текст с картинкой, уверена, первое, на что вы обратите внимание, будет иллюстрация.
• Визуал вызывает ассоциации и, таким образом, способствует лучшему запоминанию материала.
• Изображения и картинки вызывают интерес и, соответственно, повышают вовлеченность участников в процесс.
• Визуальная информация обрабатывается быстрее. Судите сами: средняя скорость чтения составляет 3–4 слова в секунду (200–300 слов в минуту). А, согласно данным американских нейробиологов, мозг способен обрабатывать простое изображение за ничтожные 13 миллисекунд. Это значит, что теоретически человек способен воспринимать видеоряд с частотой 77 кадров в секунду. Отмечу, что предлагать визуал с такой скоростью на совещании, конечно, не стоит, но информация наводит на размышления.

Примеры техник

Техник, на самом деле, много. Расскажу о тех, которые мне импонируют:

1. Можно заранее подготовить материал: инфографики с ключевыми темами встречи, презентации, схемы и т.д.
2. Скрайбинг. Ведущий или спикер может иллюстрировать свою речь в режиме реального времени, т.е. не просто рассказывать, а подкреплять слова записями на флипчарте. Или на лету фиксировать идеи, тезисы, предложения участников, которые поступают из зала.
3. Подключить участников встречи можно и по-другому — раздать им листочки или планшеты и попросить высказать свое мнение по теме встречи, предложить идею/решение или пройти короткий опрос.
4. Фишбоун. Техника помогает визуализировать проблемную ситуацию. Проблему рисуют в виде скелета рыбы, где голова — суть вопроса, ребра — причины и факты, хвост — ответы и выводы.

Для визуальной фасилитации также используются онлайн-инструменты, например виртуальная доска, на которую можно выносить презентации, комментарии, ссылки и т.д. Пример подобного сервиса — Mural, Flip, Exalidraw.

Где это работает

На каких мероприятиях методика визуального фасилитирования особенно уместна? Я считаю, что на любых, но у этого приема могут быть разные задачи в зависимости от формата встречи. Например:

1. В рамках групповой работы этот прием помогает повысить степень понимания задач и выделить ключевые моменты.
2. Во время обучения и курсов визуальное фасилитирование используется для объяснения нового материала и резюмирования пройденных тем.
3. В ходе проектной деятельности можно использовать шаблоны со стикерами для контроля сроков.
4. При массовом найме в HR-области — структурировать информацию о компании, условиях, обязанностях и т.д.

Резюмируем

Владение приемами визуальной фасилитации поможет в работе всем, кто проводит совещания, сессии, онлайн-обучение, переговоры и собеседования. Инструмент востребован HR-специалистами, руководителями, консультантами, коучами. Каждый может обучиться и начать его использовать. Но именно после обучения, потому что невозможно взять и начать фасилитировать с лету. Нужен навык и практика. Приобрести их — значит, сделать любые свои выступления продуктивными и запоминающимися. А это уже немало.