Удаленная работа: советы по созданию эффективной команды на расстоянии

2020 год заставил многие компании пересмотреть свои подходы к организации труда. Удаленная работа перестала быть временной мерой карантина, преобразовалась в важную частью бизнес-экосистемы. И хотя работа на расстоянии предлагает немало преимуществ, таких как гибкость и сокращение затрат, она создает и трудности для формирования продуктивной команды. В этой статье мы рассмотрим методики управления командами в условиях гибридной или удаленной работы и предложим советы по созданию эффективной команды.

Для начала рассмотрим, в чем плюсы и минусы удаленной команды. 

+ Набор сотрудников из любой точки мира
+ Уменьшение затрат на офис, обустройство рабочих мест
+ Увеличение удовлетворенности сотрудников работой
- Сложности в оценке продуктивности сотрудников и их времени, уделяемому работе
- Трудности в проведении онбординга
- Поддержание командного духа

Чтобы уменьшить влияние данных проблем удаленной работы на бизнес, необходимо грамотно построить работу команды.

Далее мы будем обсуждать внедрение командного взаимодействия именно посредством CRM-систем, т.к. это является самым эффективным образом и способом для построения удаленной работы.

1. Составьте регламенты работ и коммуникаций

• Как сотрудники будут общаться, в какой платформе и как часто.
  Например, эффективным инструментом являются ежедневные, командные планерки каждое утро, чтобы сотрудники обсуждали задачи на день
• Определение каналов связи.
  Например, все общение, документы и т.п. договариваетесь проводить не в мессенджерах, а в CRM-системе
• Определите команды.
  Для каждого отдела и/или команды можно сформировать отдельные чаты и проекты в CRM-системе, чтобы поиск информации и назначение задач было проще
• Загрузите все регламенты работ с CRM-систему.
  Так новые сотрудники смогут знакомиться с компанией и правилами работ внутри самой системы

2. Если у вас уже есть компания с офисом, но вы хотите перевести сотрудников на удаленную работу:

• Определите, какие отделы можно перевести на удаленную работу.
  Всех тех, у кого нет необходимости быть привязанным к офису и офисной оргтехнике, как, например, в случае с сотрудниками делопроизводства
• Обсудите с переводимыми сотрудниками новый формат работы.
  Соберите обратную связь - возможно, вашим работникам больше нравится работать в офисе. Можно обсудить гибридный формат, при котором сотрудники иногда будут посещать офис
• Настройте CRM-систему: добавьте отделы, чаты, регламенты.
  Подгрузите ключевые цели компании, если таковые имеются. Создайте профили всем сотрудникам
• Проведите "пилотное" внедрение сотрудников в новую систему.
  Собирайте обратную связь, анализируйте, что можно изменить или улучшить в новом формате работы
• Если новая система работы устоялась, не забывайте продолжать собирать обратную связь и следить за качеством работы.
  Возможно, удаленная работа лишь усугубит ситуацию и снизит производительность компании. В таком случае, стоит вводить изменения и описать правила, регламенты более четко

Главное - не устанавливать слишком четких рамок, не менять неожиданно формат работы на офисный, если уже внедрили онлайн. Это может повлечь за собой сильное сопротивление работников, отчего в компании появится очень много проблем и недовольства.

Как контролировать время работы сотрудников?

- В CRM-системах доступен учет времени. Например, если у сотрудника указано рабочее время с 9 утра, значит, сотрудник должен в указанное время "начать рабочий день". И, соответственно, закончить его не раньше, чем это указано в его обязанностях. Также, с помощью данной функции сотрудники могут ставить себе перерыв, например, когда им необходимо пообедать или просто немного отдохнуть в процессе работы

Как отслеживать продуктивность сотрудников в рабочее время?

- Заведите таск-трекер. Он поможет оценить, сколько в течение рабочего дня сотрудник выполняет задач. Но тут важно не следить только за количеством. Например, в SCRUM, каждой задаче можно присвоить "балл", показывающий сложность ее выполнения. И если сотрудник сделал одну задачу за день, посмотрите - вдруг у нее стояла "большая сложность выполнения"?

Как контролировать проведение встреч и планерок?

- Заведите календарь для всех созвонов, мероприятий и т.п. Также, с помощью корпоративного календаря в самой системе можно вести учет больничных, отпусков и прогулов. Важно объяснить сотрудникам необходимость следить за календарем, чтобы встречи не "наслаивались" друг на друга, и никакие из встреч не пропускались

Как принимать новых сотрудников на удаленную работу, например, если они живут за границей?

- В этом HR-специалисту точно поможет кадровый документооборот. Так сотрудник сможет вести учет всех кадров через единую систему, подключенную к CRM, принимать новых сотрудников и увольнять ушедших

Как на удаленной работе поддерживать командный дух?

- Создайте неформальные чаты. В них сотрудники смогут общаться обо всем, что не связано с работой. При желании, чаты можно разделить на темы, например, про спорт, хобби, животных
- Проводите онлайн-активности. Это могут быть встречи с психологами, онлайн-игры (мафия, бункер и т.п.), да и любое совместное времяпрепровождение, подразумевающее общение с коллегами

Следование этим рекомендациям поможет вам создать удаленную команду мечты. Если возникнут трудности - обратитесь к исполнителям на HRtime, которые помогут выстроить новый формат работы.