Тайм-менеджмент или как управлять своим временем

Сегодня мы с вами поговорим о времени, а более точное тайм-менеджменте. Думаю каждому из нас его бывает мало и всегда возникает в голове вопросы по типу " как же все успеть?" " Как правильно распределить время?" , и т.д

Что для вас является время? Прежде это ценный ресурс, но так же это одно из основных понятий философии и физики, мера длительности существования всех объектов, характеристика последовательной смены их состояний в процессах и самих процессов.
 

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

А тайм-менеджмент управление временем или иными словами искусство его распределения.

Как говорил известный нам эксперт по тайм-менеджменту Алан Лакейн " Использование времени — это результат сотен тысяч больших и малых выборов, которые вы делаете в течение каждого года,
месяца, дня, каждой недели и минуты, решая, что вы должны сделать и каким образом."

И я с ним соглашусь, ведь мы сами решаем, как и куда распределить своё время. Советую вашему прочтению его книгу " Искусство успевать ".
Это хорошее пособие по тайм-менеджменту , и для расширения своих знаний в этой теме, я с удовольствием прочитала данную книгу.
Мне понравилось то, как подан материал - легко, просто и четко. Бывает сложно следовать уже готовым системам, поэтому для того,
чтобы все успевать я выработала свою, которая именно для меня работает так как надо. Но все мнения имеют право на жизнь - и эта книга не исключение. Поэтому дерзайте)

И так как я являюсь бизнес тренером у меня для вас есть несколько техник для распределения своего времени и целый курс посвященный этому, но о нём позже.
Техники и для чего они вообще нужны. Готовые техники бывают полезными, ведь не нужно сидеть и самому выдумать идеальный план действий в той или иной сфере, пользуйтесь

И первая техника о которой я говорила в предыдущей статье " Pomodoro"
Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются.
Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу. Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут.

После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

Плюсы техники Помодоро:
- вы не перегружаете себя и реже устаете;
- вы концентрируетесь на одной задаче и, следовательно, быстрее
решаете ее;
- вы лучше следите за своим здоровьем;
- вы сохраняете высокую продуктивность на протяжении всего рабочего
дня.

Техника 2

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‐тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:
Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.

Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.Как видите, применять метод GTD используя, например Goalton.com невероятно просто!

А с учетом того, что система имеет ряд справочников, например адресную книгу ваших контактов и встроенный календарь, управлять делами становится совсем легко и удобно.

Техника 3

ZTD
Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий.
Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.
Собирайте всю информацию в Inbox.
- Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
- Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
- Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
- Создавайте простые короткие списки дел.
- Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
- Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
- Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
- Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
- Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.
И за определенное количество времени вы добьетесь успеха

Техника 4

Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно.
Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

Техника 5

Метод Тима Феррисса
Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах.
Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени.
Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.
По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться.
Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела.
А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.
Настало время научиться управлять собой и своей жизнью. Не стоит откладывать важные цели, дела на " понедельник" или " завтра" действуйте прямо здесь и сейчас!
Так же нашла для вас эффективную формулу по управлению временем от Олега Лялика. Так же советую к прочтению его книгу " тренер по тайм - менеджменту"
Формула управления временем. Как гласит народная мудрость, то что измеряемо, то подконтрольно.

Сама формула выглядит так:
F= U*(Dv*4+D-P)/T
Dv – это количество важных дел, которые вы выполнили сегодня. Это дела,
которые имеют большое значение для вашего будущего. Например, это
может быть прочтение полезной книги или запись на курсы английского
языка.
D – это количество обычных дел, которые вам приходится выполнять в
силу своих служебных обязанностей. Сдача отчетов, митинги, готовка ужина,
уборка квартиры.
P – состоит из нескольких показателей. Это количество дел, которое вы не
выполнили до конца. Плюс количество бесполезных дел, которые вы
выполнили за сегодня.

Что такое бесполезные дела?

Это хождение из угла в угол. Чтение новостей. Получасовые телефонные
разговоры с подружками и друзьями ни о чем. Имитация бурной
деятельности.
Другими словами, это все то, что нагло ворует наше бесценное время.
Т – количество часов прошедших с момента, когда вы проснулись, и до
момента, когда вы легли спать.
U – степень вашей удовлетворенности сегодняшним днем. Выставляется
по 10 бальной шкале. 0 – это был самый ужасный день в моей жизни. 10 –
это был самый лучший день в моей жизни.
Это очень важный показатель. Если за сегодня мы выполнили гору задач,
но при этом настолько устали, что степень вашей удовлетворенности днем
равна 0, то и все наши показатели будут равны 0. Следовательно, следующий
раз стоит сделать меньше, но зато чувствовать себя будете гораздо лучше.

Разберем формулу на примере.

Допустим, сегодня вы выполнили 4 важных дела, 8 обычных задач, 12 раз
недоделали начатое или занимались пустыми делами. Ваш день начался в
8.30 и закончился в 23.00, то есть вы не спали 14 с половиной часов. Ваша
степень удовлетворенности сегодняшним днем равна 6.
Значит ваш результат F=6*(4*4+8-12)/14,5=4,96.

Берете обычный листик и заносите результат в него. Делайте вычисления
ежедневно. Это поможет вам видеть ваш прогресс и мотивировать себя на
результат. Только выполняя данные измерения ежедневно, вы уже будете
продвигаться вперед.

Но если вы хотите ускорить работу над собой, то вам стоит заняться
чисткой ближнего круга...

Данный параметр введен в формулу неспроста. Вы должны для себя раз и
навсегда уяснить, что работа, которая не доставляет удовольствие – это
плохая работа. Настало время научиться получать кайф от того, что мы
делаем. Без этого эффективно управлять временем невозможно.