Тайм-менеджмент для HR и руководителей

Время - самый ценный ресурс для менеджеров и руководителей. Как с ним работать, чтобы успевать все и не терять хватку? в данном материале я собрал базу по тайм-менеджменту для эффективной работы.Тайм-менеджмент - навык, которым, в идеале, должен обладать каждый, но особенно он важен для человека занятого, которому надо быть в четырех местах одновременно. Менеджерам необходимо все успевать, а для этого нужно не добавить 25 й час в сутках и 8 й день в неделе, а эффективно управлять располагаемым временем.

|. Принципы тайм-менеджмента

Первый принцип - понятные цели. Вы не сможете распределить свое время, не зная какие задачи вы должны выполнять. А как поставить себе задачи, не имея целей?

Начинаем именно с них. База целеполагания - система SMART

Эта система постулирует о том, что цели должны быть конкретные, измеримые, достижимые, релевантные и временно ограниченные. Если цель просто заработать денег - вы можете добиваться ее хоть 3 жизни, но так и не прийти к ней. А если цель звучит как “Через год стабильно иметь доход от 300 тысяч рублей ежемесячно, работая 8 часов в день” - это другой разговор. Тут появляется пространство для конкретики и разбиения целей на шаги, а шаги превращаются в задачи, которые надо исполнить для их выполнения.

Второй принцип - приоритизация. Для того, чтобы эффективно распределить свое время надо понимать свои приоритеты. Что имеет первоочередную значимость, а что второстепенно?

Для приоритезации отлично подойдет метод ABCD: классификация задач по важности и срочности

В этой технике вы отправляете в группу А самые важные и срочные дела: Горящие проекты, срочные встречи. Группа В - важные, но несрочные. Обычно это те самые дела, которые больше всего могут повлиять на вашу жизнь, но вы вечно их откладываете. Например, изучение английского. Группа С - неважные, но срочные, например помочь коллеге с какой-то срочной задачей. Вас это напрямую не касается, но отказать все-таки неприлично. И, наконец, группа D - неважные и несрочные. Это просмотр сериалов, видео и любой другой досуг, который вас никак не развивает.

После этого вы, используя матрицу Эйзенхауэра, распределяете по ячейкам все группы дел. Группа А - важные и срочные отправляются в группу дел, которые надо сделать в первую очередь. Группа В должна быть запланирована и под нее стоит отвести время. Дела из группы С в идеале должны быть делегированы кому-то. И группу D обычно рекомендуют удалить из своей жизни. Но все мы люди и всем нам нужны какие-то радости, поэтому я рекомендую оставить немного фильмов и сериалов в свободное время.

II. Практические лайфхаки

С целями и задачами разобрались, теперь к практике. Мы живем в 21 веке и у каждого в кармане есть доступ ко всем благам цивилизации. так что рекомендую выкинуть блокнот и использовать трекеры.

Хорошие приложения для управления задачами: Trello, Asana, Todoist. Можете изучить их интерфейс и функционал и понять что лучше для вас.

не стоит недооценивать календарь Google для планирования встреч и событий. Он отлично синхронизируется с Google docs и другими приложениями из этой системы.

Моя отдельная рекомендация: держите ВСЕ в одном месте. И личное и рабочее и просто заметки. Очень часто люди используют отдельные слоты для домашнего, личного и рабочего. Рано или поздно возникает путаница и оказывается, что обед с бизнес-партнерами накладывается на свидание с женой.

Тайм-блокинг - тоже мощный вспомогательный инструмент. Разделение дня на блоки для выполнения конкретных задач сильно упрощает психологическое восприятие затрачиваемого времени. Главное не забывать устанавливать время для перерывов и отдыха.

Из приемов тайм блокинга выделяется метод «помидора» - работа с интервалами 25 минут работы и 5 минут перерыва. Этот метод помогает повышать продуктивность потому что вы не успеваете сильно устать и перегрузиться, но и не растягиваете перерывы.

III. Стратегии для управления командами

Делегирование задач - то, о чем мы успели поговорить в первой части. Задачи типа С должны быть делегированы по максимуму для оптимизации вашего рабочего времени.

Как эффективно делегировать полномочия я подробнее рассказал в материале “Как делегировать задачи?”, здесь остановлюсь на главном: важно знать, что, кому и когда делегировать. Это прямая функция руководителя - грамотно распоряжаться человеческими ресурсами.

Что делать с регулярными встречами? Неважно, вы руководитель или HR - тут желательно тоже экономить время. Эффективнее проводить не самые важные встречи в онлайн-формате, чтобы не выдергивать лишний раз ни себя ни подчиненных. Первый этап собеседования тоже можно провести онлайн, чтобы вам с кандидатом было проще подстроиться.

IV. Устранение отвлекающих факторов

Отвлекающие факторы в тайм-менеджменте еще называются поглотителями времени - те самые мелкие вещи, не дающие сконцентрироваться на работе. Начните с управления своим рабочим пространством: организуйте его так, чтобы вас ничего не отвлекало. Выключите на телефоне уведомления со всех приложений типа доставок и маркетплейсов, а также все оповещения из чатов, кроме рабочих контактов. В идеале установите таймер на телефоне, чтобы с начала и до конца рабочего дня он был на беззвучном, а всю нужную информацию получайте на компьютер.

Полезно ограничить время в соцсетях, можно поставить себе ограничение на время проводимое там.

V. Заключение

Очень хочется, чтобы после этой статьи вы внедрили хотя-бы несколько из предложенных стратегий в свою повседневность, чтобы эффективнее использовать рабочее время. Но все-таки, хочется предостеречь: баланс между работой и личным временем очень важен, если вы не хотите выгореть, поэтому не стесняйтесь иногда баловать себя мелочами из категории D

Какими методиками тайм-менеджмента вы пользуетесь в своей жизни? Поделитесь в комментариях, что работает для вас.