Соблюдение закона о персональных данных

Пишу данный материал, потому что накипело.Согласно закону, персональные данные – это «информация, относящаяся к прямо или косвенно определяемому физическому лицу». В переводе с юридического на человеческий: все, что помогает взять вас "на мушку". Паспортные данные, адрес, номер телефона – все это должно быть защищено. Ирония в том, что никто не спит с документами под подушкой, и на просторах Интернета мы раздаем данные о себе, как кусочки огромного пазла, а потом за неправомерное использование этих кусочков вам в лучшем случае приходит штраф.

HR-"эксперты постоянно сталкиваются с необходимостью защищать свои персональные данные и данные клиентов. Закон N 152-ФЗ "О персональных данных" определяет правила игры, а их соблюдение – залог спокойной работы. 

Вот ключевые советы по соблюдению этого закона:

Минимизируйте сбор данных: Собирайте только те данные, которые необходимы для выполнения работы, если Заказчик "от полноты своей души" прислал вам выгрузку из 1-С максимально обезличьте полученную информацию и напомните Заказчику, что вы не являетесь 3-ей стороной в обработке данных его сотрудников. Это сократит риски и упростит управление информацией.

Информируйте клиентов: Перед сбором данных уведомляйте клиентов о целях их использования и об условиях обработки. Прозрачность повышает доверие и соответствует закону.

Берите и давайте согласие на обработку данных: Обязательно получайте письменное или электронное согласие клиентов на обработку их данных. Это может быть включено в договор или соглашение. И не забывайте давать согласие на обработку своих персональных данных и своевременно его отзывать по завершении работ по договору.

Шифруйте данные: Используйте шифрование для хранения и передачи данных. Это значительно усложняет несанкционированный доступ.

Используйте безопасные пароли: Создавайте сложные пароли и периодически их меняйте. Особенно важно для доступа к облачным сервисам и почте.

Обновляйте программное обеспечение: Регулярное обновление антивирусов и программного обеспечения помогает защитить данные от уязвимостей.

Будьте осторожны с общедоступными сетями: Избегайте передачи конфиденциальных данных без пароля на файле или архиве через незащищенные Wi-Fi сети.

Разграничивайте доступ к данным: Даже если у вас есть команда, ограничьте доступ к данным только тем, кому это действительно необходимо для выполнения работы.

Храните данные в облачных сервисах в ограниченном доступе и под паролем: Выбирайте проверенные облачные сервисы с хорошей репутацией для надежного хранения информации.

Регулярно удаляйте неиспользуемые данные из общего доступа: Проводите "чистку" данных, удаляя устаревшую и ненужную информацию, чтобы снизить объем обрабатываемых данных.

И наконец защищайте и ограничивайте использование ваших персональных данных при заключении договоров, если вы физическое лицо или самозанятый:

Внимательно читайте договор: Убедитесь, что вы понимаете, какие персональные данные запрашиваются и для каких целей они будут использованы.

Согласие на обработку данных: Убедитесь, что в договоре есть четкое указание на ваше согласие на обработку данных. В противном случае корректируйте формулировки или уточняйте условия.

Ограничьте объем данных: Предоставляйте только те данные, которые действительно необходимы для заключения договора, ничего лишнего.

Проверяйте контрагента: Убедитесь в надежности компании или лица, с которым заключаете договор, изучив их репутацию, отзывы и статус в официальных реестрах.

Обеспечьте защиту данных: Узнайте, какие меры по защите данных применяет ваш контрагент. Это может включать шифрование или использование защищенных серверов.

Задавайте вопросы: Если есть сомнения или непонимание, не стесняйтесь задавать вопросы о том, как будут использоваться и храниться ваши данные.

Согласуйте корректировки: Если какие-то пункты касательно персональных данных вызывают тревогу, обсудите возможность их изменения с контрагентом.

Храните копию договора: Обязательно сохраняйте копию подписанного договора для возможного дальнейшего обращения или проверки.

Используйте цифровые подписи: По возможности заключайте договоры с использованием цифровых подписей, что повышает их юридическую силу, защищает от подделки, но не забывайте про 3-е лицо - оператора по обработке данных.

В 2025 году в законодательстве РФ были внесены изменения, касающиеся усиления санкций за нарушение закона о персональных данных. Вот свежие данные о санкциях и штрафах, которые важно помнить:

Для организаций:

Ужесточение штрафов за утечку данных: Введены более высокие штрафы за утечку персональных данных. Для организаций они могут достигать нескольких миллионов рублей в зависимости от объема и характера утечки.

Штрафы за незаконный сбор и обработку данных: Эти штрафы также увеличены и могут составлять до 500,000 рублей для юридических лиц за нарушения, связанные с неправильным сбором или обработкой данных без согласия субъектов.

Отдельные штрафы за нарушение безопасности: Организации, не обеспечившие необходимые меры безопасности данных, могут быть оштрафованы на сумму до 300,000 рублей.

Ответственность должностных лиц: Должностные лица, ответственные за нарушения законодательства, могут нести личные штрафы, начиная от 10,000 до 50,000 рублей в зависимости от характера нарушения.

Административная ответственность за многократные нарушения: Повторные или массовые нарушения могут привести к более суровым мерам, включая приостановку деятельности компании до устранения нарушений.

Для самозанятых:

В случае нарушений Закона N 152-ФЗ "О персональных данных", самозанятые граждане могут столкнуться с рядом санкций, хотя их ответственность обычно менее строгая, чем у организаций. Тем не менее, последствия максимально серьезны:

Административные штрафы:

Штрафы для индивидуальных предпринимателей или самозанятых граждан обычно ниже, чем для юридических лиц, но они могут составлять до 20,000 рублей за одно нарушение.

За неисполнение обязательств по уведомлению субъектов данных имеются отдельные штрафы, которые могут достигать аналогичных сумм.

Индивидуальная ответственность:

Самозанятые в случае нарушений тоже могут нести личную ответственность за несоблюдение требований о защите данных, включая обработку и хранение. В случае утечки данных санкции могут быть повышены в зависимости от масштаба и последствий утечки.

Роскомнадзор может проводить проверки, и в случае выявления повторных нарушений применять более строгие санкции, а также требовать исправлений и улучшений в обработке данных.

Важно, чтобы самозанятые тщательно следили за обновлениями законодательства и соблюдали все необходимые меры по защите персональных данных, чтобы минимизировать риск применения санкций.