Сложности во взаимодействии с HR-службой клиента

Большое спасибо всем за полезные рекомендации и живое участие. Ситуация разрешилась положительно.

У меня были такие ситуации, одна из последних, только там был не hr а ком.директор, которая сначала мило со мной общалась, потом проснулась не с той ноги и включила тупого диктатора. Я просто психанула и сказала, что с таким отношением просто отказываюсь работать, я востребованный специалист - до свидание. Объяснила ситуацию помощнику директора (она была союзником), через несколько дней мне директор сам перезвонил и попросил продолжить работу с дополнительными вакансиями.
Нет единого способа решения подобного вопроса, я ориентируюсь на свою интуицию, где ослабить а где поднажать. Но знаю точно одно, не надо идти против своих принципов, что бы не оставалось гаденького чувства внутри.

Уважаемый Анатолий, ваше мнение имеет место быть. Мои взгляды на взаимодействие с клиентом расходятся с Вашими. Удачи Вам в работе))

Галина, Вы сами создали конфликт. Причем на пустом месте. Попросили Вас рекомендации сначала, а договор и условия после, так бы и сделали. Но Вы почему-то решили, раз уж у Вас есть прямой доступ к директору, тот Вам теперь сам черт не брат(как по мне это верх бестактности козырять "доступом к телу") Неужели для Вас не очевидно, что в компании может существовать внутренняя процедура согласования(которая для директора может и не указ, т.к. он директор), а вот HR не может "забить" на правила с такой же легкостью?
Зачем внутреннему HR подставлять самого себя ради непойми кого, лезущего поперек всех правил?Вас осадили и правильно сделали.

А раз Вы причина конфликта, то следует предоставить рекомендации о которых Вас попросили, попутно признав правоту внутреннего HR в этом вопросе. Это лучше сделать в письменном виде. Без доверительных отношений с HR у Вас все равно ничего путного не выйдет. Иногда чтобы победить, сначала нужно немного проиграть.

Достаточно глубоких ответов уже получено, бегло читая это заметно. Попробую добавить новое, если этого не было, ведь и сам напирался на таких HRов, особенно это ярко видно, когда заходил даже не со стороны CEO, а со стороны фаундеров, и это могло интерпретироваться ими как особенная угроза (...) Так вот, не вдаваясь в догадки, новизна моего ответа вот в чем может быть:

Такая ситуация может повторятся периодично и часто, а вот что реально в вашей зоне контроля, так это отнестись к ней как к процессу, имеющему статистическую повторяемость и заниженную конверсию в сделку. Таким образом перераспределить свой ресурс на более целевые заказы и иметь с них больший % в сделку. Короче, Ваш вопрос, Галина, может вовсе не в сфере профессиональных и предметных отношений с HR или другим ЛПРом, а сколько вопрос про некий процессинг, к которому нужна иная внутренняя процедура (личное отношение в т.ч.). Тогда ресурсов для других клиентов, остается больше. Удачи!

Ситуация не самая приятная, но я предпочитаю сначала рассмотреть позитивный сценарий - простую нехватку времени и предпраздничную загрузку HR как по рабочим, так и по личным вопросам.
Если после праздников подтвердится негативный сценарий, нужно обсудить с генеральным директором схему взаимодействия минуя HR.
У меня в опыте такие схемы срабатывали, но, к сожалению, не всегда и только при условии конструктивного взаимодействия напрямую с генеральным директором.

Как правильно поступить.

Очень важно получить ответ на вопрос КАК, не что именно делать, а КАК, каким образом. Как воплотить в жизнь ответы на вопросы, которые поставил автор поста. Да, например, понять, наладить, улучшить, обдумать, выстроить. Но это всё ЧТО СДЕЛАТЬ, а вот КАК, сложно описывать в двух словах. В самом запросе звучит обобщенный вариант – ПРАВИЛЬНО. Значит существует какое-то или какие-то правила? Наверное, правильность здесь не должно равняться одному единственному пути разруливания ситуации. Таких путей, на мой взгляд, должно быть несколько.

В ситуации...

А корректно ли мы воспринимаем ситуацию, не искажает ли наше восприятие реальную картину, что неизбежно повлечет за собой и неправильную интерпретацию. Попробуйте, как минимум, изложить туже самую ситуацию другими словами. Или используйте прием «Побывать в чужой шкуре» или «Глазами другого человека» («Поставь себя на его место»). Причём, использование такого приема очень полезно. Можно пересказывать и заодно замечать детали и нюансы с точек зрения «Буратино», «Карабаса Барабаса», «Незнайки» и др. сказочных персонажей. Это помимо традиционно попытки поставить себя на его место и увидеть мир его глазами или с его позиции. Помните культовый кинофильм Лиозновой «Семнадцать мгновений весны», где Штирлиц пытается подумать (размышляет) за другого.

когда между заказчиком (генеральным директором и собственником компании) и исполнителем (вами) стоит внутренний HR…

Только ли эти три персонажа полностью участвуют заинтересованных лиц. Уверены ли Вы в том, что не затрагиваются интересы ещё чьи-то. Так, например, могут остаться за кадром традиционные исполнители, которых обычно раньше рекомендовал внутренний HR. И тогда расклад и понимание будет другое, верно?

стоит внутренний HR и всячески противодействует…

Противодействует. А какие действия он предпринимает? Причем, полезно выделить как видимые нам, так и те, которые остаются за кадром. Вы описали, что он звонит и не дозванивается до Вас. Он просит/требует (разница есть) Вас дать контакты и др.
Для того, чтобы назвать перечень действий именно противодействием нужно быть уверенным в мотивах. Одно дело «ЗАПРАШИВАЕТ» и совсем другое – «Запрашивает с целью…».

Всячески. А какой здесь перечень этих противодействий?

началу сотрудничества…

То есть Вы полагаете, что стоит НАЧАТЬ, и всё само собой закрутится и завертится. Нужно только преодолеть инерцию покоя, добиться старта действий. Так ли это? Точная ли оценка значимости преград и ожидание новых преград и препятствий на пути?

по непонятным причинам…

Причины есть, но Вы их не понимаете. Видимо, это и есть ядерное сочетание, которое дает точку опоры в распутывании узла. Нужно разбираться с причинами/мотивами действий или созданной ситуации.

Есть перспективный заказ на длительное сотрудничество…

Есть ли Заказ, или есть только проект Договора? Это две разные стадии взаимодействия с клиентом. Как отражена перспектива в тексте Договора? Ведь там может быть обозначена цифра 60 вакансий в определенный период и предоплата/авансирование работ или просто потребность в каких-то специалистах, и более того, не выделена и не зафиксирована эксклюзивность Заказа.

В тексте указаны СЖАТЫЕ сроки, но тут же ДЛИТЕЛЬНОЕ СОТРУДНИЧЕСТВО. Это противоречие, которое пока не разрешить, не увидев формулировки в Договоре.
Вообще, есть ЗАКАЗ как потребность или ЗАКАЗ = ДОГОВОР ? Это разные вещи, хоть и похожие по ощущениям предвосхищения большого куша Исполнителем.

генеральный директор прямо заинтересован…

Это Вы так интерпретировали его личный разговор с Вами или Вам передали слова генерального директора? В чем его прямая заинтересованность? Может быть, самим фактом появления стороннего Исполнителя генеральный директор захотел расшевелить своего HRа, а не реализовать столь масштабный поиск силами со стороны, которые ещё и стоят дополнительных для организации денег.

Прямо заинтересован – это могло бы быть так. Если бы Исполнитель включил в группу рекрутеров/хантеров рекомендованных лиц от генерального директора, которым вовсе не обязательно было бы ходить на работы и вообще иметь касательство к этому проекту. А так, эта прямая заинтересованность может оказаться Вашим домыслием.

и рекомендации от коллеги, который сейчас работает с этой компанией по другому направлению…

Вот он дополнительный источник, взгляд со стороны, возможность уточнить, а как он работает, какие у него были сложности, как мешал кадровик, как его удалось обезвредить, как расплачивается Заказчик.

Можно продолжать разбираться с описанной ситуацией и её положительным разрешением в пользу Исполнителя.
Пусть наши коллеги попробуют продолжить разбор ситуации. Это будет весьма любопытный и полезный кейс.

Спасибо.

С уважением, Айрат Мустафин
Эксперт по оценке топ-менеджеров и ключевых специалистов, бизнес-тренер, коуч.

Галина, добрый день! Поздравляю вас с наступившим новым годом!
Интересная ситуация, но не категоричная. Объясню, почему.
Насколько я понимаю, коммуникация с компанией у вас произошла в конце года - а это достаточно жаркая пора для внутренних hr. Вполне возможно, что hr работает в единственном лице и ему (ей) не хватает времени и рук на коммуникацию.
С другой стороны, может быть более "глубокая" проблема - нарушение внутренней коммуникации (проблемы в общении, между директором и hr.) Варианты могут быть разные - директор - "ставленник" по рекомендациям или на-оборот, hr устроен по знакомству. В любом случае Вам, как внешнему специалисту нужно уметь коммуницировать с обеими сторонами.
Большое преимущество, что Вы уже имеете контакт с директором - свяжитесь с ним, объясните ситуацию, что готовы работать, но до сих пор не оговорены условия сотрудничества и не оформлены документы. И в ненавязчивой форме поясните, что есть и другие компании, которым нужна помощь, а вы определяете свою занятость на январь-февраль. Можно попросить организовать совместное совещание по zoom, и на нем обсудить условия и полномочия каждой из сторон.
У меня были подобные ситуации, когда внутренние менеджеры по подбору считали меня "конкурентом". Я же поясняла, что у нас общая цель - закрыть вакансии.
А еще в практике были случаи, когда внутренние менеджеры по персоналу были заинтересованы в сотрудничестве со мной - так как не имели должного авторитета на внутреннего заказчика и мои кандидаты рассматривались в приоритете.
Поговорите и я уверена, все получится! Удачи!

Уважаемые коллеги, спасибо за дельные советы. Попробую воплотить в жизнь))
Всех с наступающим Рождеством!!!

Эх, Спасибо государству за десять дней мытарства?!!!)))
Неужто уже устали отдыхать???
Хотя на самом деле, ситуация типичная для 60% случаев контрактов такого формата.
Как отметили коллеги, я бы исходил из 3-х возможных ситуаций:
1. HR - ревность: хочет доказать, что она/он лучше. Тут только через совместные договорённости. Можете - приглашайте в ресторан и просите совета, как лучше поступать - делайте союзником. Не можете пригласить (удалённо) - так же просите совета и говорите, что без HR Вам просто не справится.
2. HR-лень: зачем мне напрягаться, если мне за это ничего не светит? Используйте принцип "Огрызка" Стива Джоба. Он нашёл ответ в Библии, что человек не способен противостоять соблазнам. На этом построен брэнд Эпл. Предложите HRу стать Вашим партнёрам и пообещайте вывести после проекта HRа на более высокий уровень в данной компании или в другой.
3. HR-зависть: типа, кто такая вообще, Галина? и почему она за то, за что мне платят копейки, получает "якобы" бешенное бабло... Вот тут уже нужно выходить на трио-бандуристов с привлечением Заказчика. Проводить круглый стол и делать проектную группу. В "тайном разговоре" с HR - расскажите, что поделитесь секретами успеха. А потом направьте на HR-Time учиться)))
Всех с Новым Годом!!!
Успехов!

Анна, добрый день. Попробую ответить, так как Вы напрямую обратились ко мне. Когда человек стоит в углу, то он видит только угол, для того чтобы рассмотреть больший спектр возможностей нужно повернуться на 180 градусов, тогда не так страшно и не кажется наказанием. Вот почему, вероятно, детей ставят в угол лицом в сам угол, чтобы нагнетать и пугать, усугублять, чтобы ребенок испытал безысходность и панику. Разворачиваемся.
Понять другого, это значит, наполовину его переиграть. Да, Вы снаружи, а он внутри. Но у Вас есть прямой контакт с лицом, принимающим решение. Это очень хорошо.
Но не видно закулисье, это очень плохо.
Коллеги хорошо обозначили возможности зуум-конференции на троих. Запрос на взаимодействие с другим исполнителем (мол, зачем первое лицо департамента управления кадрами задействовать в рутинной работе, ведь 60 позиций, это очень много и отнимет много времени у кадровика). Пусть дадут зама, менеджера по какой-то работе, замкнут на зама по социальным вопросам или социальной политике. Расширят круг.
Договоритесь о процедурах более простых, которые позволят выводить на смотрины кандидатов. Например, Вы готовите пул кандидатов и в назначенное время проводите совместное совещание- собеседование с участием и кадровика и ещё членов комиссии, которые высказываются и имеют свое мнение о кандидатах. Ваша задача подготовить чек-листы, запротоколировать мнения, выдать по итогам такого совещания Отчёт первому лицу, а лучше сагитировать его присутствовать на таком мероприятии. Пусть это событие будет раз в неделю или по мере накопления пула кандидатов. Лучше первое, так как в противном случае сложно будет согласовать дату и время.
Это резко сэкономит время и замкнет вопрос на комиссию, а не на кадровика. А с толпой бороться сложнее.

Идея подружиться с кадровиком совместима с тем, что мотив коррупции будет решен в диалоге. При этом кадровик идет на контакт. Если он скрывается и под любым предлогом уходит от очного общения, то у него есть свои прикормленные исполнители, а Вы просто просочились сквозь плотные редуты уже отработанного отката.
Если будем ориентироваться на позитивный настрой кадровика и он согласился на встречу, то Ваше обаяние и умение использовать Эзопов язык будет Вам помогать. Например, Вы говорите о своих проектах, где Вы включили в проект рекомендованного кадровиком советника, эксперта, который Вам очень помог сократить сроки исполнения заказа. Да, Вы ему заплатили за работу, но оно того стоило. И Вы благодарны кадровику, что у него был такой эксперт. Сейчас Вы с ним продолжаете дружить. В рамках этой проекции- истории о прошлом опыте Вы наблюдаете за реакцией и видите стоит или не стоит развивать тему. Обычно, настроенные на красивый откат/отпил сотрудник клюёт на такую наживку, особенно, если сумма или процентовка обозначена более вкусная, чем в его варианте.
Самое главное, чтобы Вы сохранили его лицо, дайте законную альтернативу и красиво опишите, что будет делать рекомендованный. Ему не надо приходить и утомительно консультировать. Бывает ценно сама возможность спросить и уточнить, за это и платится эксперту. Это правильно на Ваш взгляд.
Можно ли сковырнуть кадровика-затейника коррупционера? Да, но только поняв какие претензии накопились у директора к нему. Более того, можно обозначить перспективу привлечения опытного эксперта, который может разрулить ситуацию (ведь собственник или топдиректор не хочет ещё проблему обезглавливания кадрового департамента. А может быть в беседе с первым лицом прояснится, что дочь, сын, заканчивают вуз, а место работы еще не определено. Снимите тревоги и обозначьте, что это классно, чтобы эту зону ответственности курировал свой человек. Опыт – это то, что со временем придёт. Важно поддерживать его, иметь возможность грамотной консультации, коучинговой программы и т.д.

Можно пойти по пути организационных детоксикаторов ситуации- процедуры, администрирование проекта, запись договоров, протоколирование каждого контакта и т.д.
Или выйти на тропу межличностного взаимодействия: найти подходы как к директору, так и к кадровику.
Еще один момент – первая наглядная, яркая победа- результат. Бодаться и доказывать без первого результата сложно, а вот когда Вам есть что предъявить и продемонстрировать, то слова обретают плоть ДЕЛ. Дело – важнее просто слов.

С уважением, Айрат Мустафин
Коуч, эксперт по оценке персонала, бизнес-тренер.

Галина, простите. неправильно указала имя, вначале. Читала другие комментарии и не переключилась. И на старуху бывает проруха-))

Анастасия, спасибо за кейс - вопрос. А не кажется ли Вам, что такая "забота" со стороны директора по персоналу это страх конкуренции? Мы же не знаем, что у нее на бумажке написано. Может она такие образом пытается обозначить свою значимость для компании, и не только компании, Может она пытается дать Вам понять - кто в доме хозяин? Может есть смысл провести трехсторонние переговоры: вы, генеральный и директор по персоналу, в ходе которых разграничить все ответственности и полномочия. Потому, что звонить бывшим клиентам, это скорее всего не ее задача, а СБ,

В компаниях со сложной структурой бюрократии есть свои плюсы и минусы.
Плюсы:
1) Как правило, это "белые" компании, а значит платят налоги+белые зарплаты
2) Можно просчитать алгоритм взаимодействия, поскольку все более-менее крутится в правовом поле
Минусы:
1) Сложные коммуникации, сразу несколько человек участвует в процессе принятия решений
2) Бюрократия требует больше времени на саму себя и больше требуется всяческих документов: отчетов, документы- оригиналы, доп. соглашения и т.д. и т.п.

В данном варианте- самый тяжелый случай, внутренний HR, это все проблемы, вместе взятые, плюс проф. ревность, несомненно.
Если никак нельзя избежать/убрать этого HR, то остается одно- подружиться. Можно сказать напрямую : "Отдайте эти проблемы мне и забудьте о них, я все сделаю за Вас!".
Как-то так?

Здравствуйте. Да, непростая у Вас ситуация. Что я хочу порекомендовать:
1. поддерживать общение с гендиректором, тем более еще не один праздник впереди: Рождество, Старый новый год. Заодно просто рассказывайте, на какой стадии находитесь. Ни в коем случае не ругайте HR, просто: что уже сделали и чего ждете от HR. Его же директор на работу брал. Будете недовольство им проявлять, тем самым дадите понять директору, что он не разбирается в людях. Вы же не знаете их отношений. А так Вы просто держите его в курсе. Если ему что-то захочется понять, спросит Вас.
2. Налаживайте общение с HR. Он влияет на решения директора и преподносит информацию в лучшем или худшем виде. Он на страже интересов компании и своих собственных позиций. Что-то ему не понравилось в ваших с ними коммуникациях, или то, что Вы напрямую с директором чаще общаетесь, или у него свой подрядчик приготовлен. Нужно анализировать. Задавайте вопросы, внимательно читайте ответы и вы поймете, что не так. Захотите мнение специалиста, который много лет продавал услуги компаниям, вел переговоры с ЛПР, приходите ко мне на консультацию.

Очень знакомая ситуация, мне, к сожалению, ни разу не удалось решить ее в свою пользу. Если кадровик не идет на контакт - это приговор, ведь жаловаться вечно через голову не будешь руководству, в конце концов им это надоедает. Их поведение обычно основано на здравом принципе - либо мирись с тем, как есть, либо менять. То есть, что либо нужно увольнять кадровика или дать возможность ему рулить. Как в таком случае поступили бы вы, Айрат? В описанной ситуации я не вижу вариантов.

Какая чудная картина маслом, которую нарисовала нам Галина. Кончено, обязательно нужно учитывать внутренние течения и подводные камни, которые существуют в компании. Это крайне увлекательное занятие, если бы оно было только самим занятием, а не способом прокормить семью и подчиненных. Давайте попробуем предположить варианты и форватер в описанной ситуации.
HR – директор – это тот, кто обычно инициирует и дает свое согласие или несогласие на привлечение компаний на аутсорсинге на вверенном ей участке – кадровой работе. Если мотив просто экономический, то всё встает на свои места. 60 позиций закрыть – это вкусно и прибыльно. Представляете, какой откат может получить кадровик? Да хоть по 3 тысячи (самый скромный аппетит) с каждой вакансии слупить с Исполнителя. А тут мимо нее проносят пирог в 180 потенциальных тысяч. Конечно, нужно скомпрометировать избранного неделящегося Исполнителя.
Другой мотив – обоснование того, что не зря хлеб ест кадровик. Компанию на аутсорсинг привлекли для того, чтобы сначала уесть кадровика, а потом и выгнать за некомпетентность или всю дорогу тыркать этим эпизодом, что даже подбор пришлось возложить на стороннюю компанию. Конечно, будет вставлять палки в колеса и пытаться сделать своими силами. Ей так кажется, что она справится.
Кстати, недовольство ее работой обозначено в описании. Ведь после обращения напрямую к директору – тут же перезвонила внешнему Исполнителю, верно?
Бывает простая ревность, что помимо нее приняли решение. Напрямую договорились, поставили перед фактом, слегка принизили значимость. Разумеется, надо отомстить, подгадить и все в том же духе. Тоже тянет на мотив в действиях.

Глупость. Да, да. Такое тоже бывает. Глупый человек сложно предсказуем. Как иногда шутят эксперты и хантеры – она предсказуема в своей непредсказуемости.
Наверное, в обсуждении коллеги напишут и ещё другие возможные мотивы директора по персоналу. Может быть затронут и мотивы директора, который решил задачу как в свое время решил задачу Александр Великий Македонский, разрубив Гордиев узел. Не стал распутывать и тянуть кота за хвост – сам назначил Исполнителя и поставил ему задачу напрямую.
Но что полезно было бы, на мой взгляд, сделать или учесть. Открытая конфронтация возможна только в одном случае, если Вам удастся гарантированно сместить/уволить директора по персоналу как опасную помеху при освоении этого Договора/Заказа/Контракта/проекта.
В любом другом случае, формально нужно маскировать оппозицию и пытаться внешне соблюдать политесы. Вежливость – это инструмент обезоруживающий. Предельная вежливость дает возможность на долгое время чувствовать себя в безопасности, но не до бесконечности. Оппонент тоже понимает, что нужны альтернативные ходы для Вашей дискредитации.
Не включайтесь в игру плохой кадровик и хороший Исполнитель. Лучше осуществлять параллельную переписку по электронной почте с копией директору, думать прежде, чем реагировать. Игра, которую Вам навязывает кадровик понятная, а в понятной игре задающий игру понимает, где и за счет чего он выиграет. Не поддерживайте игру, так как Вам нужно переиграть. Тогда нужна ПОХОЖАЯ, но другая игра. Чтобы не придраться, но собака лает, а караван идет.
Помните китайскую стратагему: «Заманить на крышу и убрать лестницу». Надо успеть вовлечь компанию в процесс до того, как кадровик интригой сумеет добиться альтернативного решения: 1. Поменять Исполнителя, так как этот ничего не делает, не успевает, поставляет ПЛОХИХ кандидатов и т.д. А нам нужно успеть, нужно заполнять вакансии.
2. Более вероятный ход. Давайте не будем зацикливаться на одном Исполнителе, а подключим и других Исполнителей тоже. У Вас ведь не эксклюзивный договор. И даже, если эксклюзивный, то доказать, что приняли на работу других сложно. Поэтому скорость – это Ваша палочка-выручалочка.
Есть и 3,4 и 5 вариант действий со стороны директора по персоналу, которого Вы проигнорировали или на интересы которого Вы вольно или не вольно наступили.
Желаю Вам удачно разрулить ситуацию в Вашу пользу.
С уважением, Айрат Мустафин