Приемы управления - ловушки делегирования!

Когда мы пытаемся управлять командой, нередко натыкаемся на сопротивление подчиненных. В этом случае можно выбрать один из вариантов действий: 

1. Заставить выполнить задачу и «силой» сломить сопротивление.
2. Замаскировать управляющее воздействие таким образом, чтобы оно не вызвало сопротивления и возражения.

На мой взгляд, искусство управления заключается именно во втором варианте, поэтому с сегодняшнего дня открываю рубрику «Практика руководителя – приемы управления»!  

Хочу поделиться с вами своими знаниями и опытом, о котором смело, можно сказать «тернистый путь ошибок трудных». 

В этой статье предлагаю обсудить  ловушки делегирования, думаю, что с этим сталкиваются многие руководители. Одна из очень сложных ловушек, когда сотрудник сам по собственной инициативе расширяет свой диапазон полномочий и зону ответственности. Почему сложная? 

А потому что внешне ситуация выглядит как проявление инициативы способного и активного подчиненного. Но подобные действия чреваты для руководителя тем, что сотрудник может основные свои функции незаметно «заменить» на другие, которые поглощают время сотрудника, проще говоря «время как вода уходит в никуда». Бывает, что сотрудник решает вопросы, не имея при этом необходимых компетенций, либо делает работу за другого специалиста,  а вы и не подозреваете об этом. А еще встречается такого вида ловушка: «Мне не хватает времени ни на что….. я не успеваю…..»  В итоге подчиненный отказывается выполнять задачу, ссылаясь на нехватку времени. Эти две ловушки могут очень сильно повлиять на результат работы вашей команды и, к сожалению, не в лучшую сторону. Как быть в этой ситуации? 

Расскажу вам об одном эффективном приеме, который поможет правильно разобраться в ситуации и выйти из ловушки легко и непринужденно, хотя нет, не совсем легко, так как умственные усилия все же приложить придетсяJ:  

 1. Помогите  сотруднику проранжировать дела/ перечень задач по важности/срочности. Для этого можно использовать, например, матрицу Эйзенхауэра. 

2. В процессе ранжирования выявите фактические ловушки и поглотители времени. 

3. Сконцентрируйте  внимание сотрудника на приоритетных задачах. 

Рассмотрим на примере из практики: 

В последнее время качество работы одного из моих сотрудников заметно снизилось. В прошлый раз при постановке задачи выяснилось, что мои подчиненный, являясь старшим менеджером в отделе, выполняет функции  своего помощника. Вторая попытка постановки задачи также не увенчалась успехом: 

Руководитель: «Ирина, сегодня к 17.00 мне необходим отчет по продажам в сравнении с прошлым  годам за период с июня по август по твоим клиентам. 

Подчиненный: «Марина, к сожалению, не могу выполнить задачу по причине того, что у меня очень большая нагрузка, мне еще нужно подготовить большое количество документов для клиентов». 

Разберем всю ситуацию по кирпичикам….. 

Учитывая, что я имею представления, чем занимается мои подчиненный в рабочее время и какие задачи должен выполнять, я понимаю, что проблема есть и ее нужно найти и обезвредить!! Используя вышеуказанную технологию,  как хороший следователь, выясняю следующее: Старший менеджер помимо реализации своих функций по несколько часов в день тратит время на оформление Акта бракованного товара, не смотря на то, что это действие должно исходить именно от клиентов, тем самым, старший менеджер наносит вред  себе и делу. Не эффективно использует свое время, расширяя свои обязанности самостоятельно. 

Конечно, можно  сказать, что им  движет высокий уровень ориентированности на клиента!  НО,  вместо того, чтобы объяснить клиенту механику работы и убедить клиента в том, что это его задача, согласно заключенному договору, менеджер  тратит время на менее продуктивные действия. Тем самым упускает из вида более значимые задачи в области продаж.  Как поется в песне «Меня засосала опасная трясина…», в нашем же случае «рутина». 

Прием, о котором я вам рассказала, прожит на собственном опыте и доказал свою эффективность, попробуйте и вы применить его на практике! Моя история с подчиненным закончилась хорошо, мы совместно расставили приоритеты, а также  пришли к пониманию того, что существуют другие способы, как «заработать очки» в отношениях с клиентом.  Желаю  и вам, чтобы все  перипетии с подчиненными заканчивались удачно, хэппи-энд возможенJ!