Особенности управления IT проектами в условиях влияния фактора неопределенности

Выбранная тема этой статьи по мнению автора не вызывает сомнений и определяется, в первую очередь причинами научно-практического характера, необходимостью повышения качества психологической подготовки руководителей проектов, работающих в сфере информационных технологий. Проблема психологической готовности к деятельности по управлению проектами в  области информационных технологий исследовалась по мнению автора не достаточно. Необходимость изучения психологических условий деятельности по управлению проектами в целях обеспечения эффективности продиктовало тему настоящей статьи.

Выбранная тема этой статьи по мнению автора не вызывает сомнений и определяется, в первую очередь причинами научно-практического характера, необходимостью повышения качества психологической подготовки руководителей проектов, работающих в сфере информационных технологий. Развитие современного общества, науки и техники во многом обусловлено стремительным развитием информационных технологий (IT). Последнее десятилетие характеризуется развитием IT и проникновения их во все сферы жизни человека и общества. Эффективность деятельности и психологические условия, способствующие ей, играют важную роль в экономике конкретного предприятия и государства. Психологическая готовность к осуществлению деятельности – важнейшая задача, стоящая в настоящее время перед психологией труда. Существенный рост объема производства в сфере информационных технологий вызывает необходимость привлечения и подготовки кадров.  

Со второй половины ХХ в. проблема психологического анализа различных профессий занимает ведущее место в прикладных направлениях психологии. В текущее время проблема эффективности управленческой деятельности носит практический характер. Проблему эффективности деятельности в различных профессиональных областях разрабатывали: А.И. Китов, В.И. Варваров, В.Д. Шадриков, Т.В. Карнилов, Г.В Гандер,    А.Я. Анцупов, С.А. Огнев, А.Н. Глушко, Ю.Н. Гурьянов,    С.Л. Кандыбович, Н.Д. Лысаков, Ю.А. Чернавин, А.И. Шипилов,           И.В. Сыромятников, С.С. Ануфриенко, А.Н. Костров, В.В. Назаренко,    А.А. Камышанов,  К.В. Ночовный, А.К. Маркова, А.А. Деркач,              О.А. Мацкевич, Г.В. Гнездилов, Б.Я. Шведин, Т.С. Кабаченко, В.К. Кошкина  и др. 

Проблема психологической готовности к деятельности по управлению проектами в  области информационных технологий исследовалась по мнению автора не достаточно. Необходимость изучения психологических условий деятельности по управлению проектами в целях обеспечения эффективности продиктовало тему настоящей статьи.

В психологии труда в 1990-2010 гг. выполнен ряд исследований, посвященных обоснованию психологических условий (аспектов) эффективности руководителей в различных видах деятельности (воинской Гнездилов Г.В. [3,4], Камышанов А.А. [7], Федотов А.Ю. [9], пограничной Огнев С.А. [8], госслужащих Крук В.М. [5], полиграфической Кошкина В.К. [6] и т.д.). Однако отечественных исследований такого рода применительно к деятельности руководителей проектов в сфере информационных технологий практически нет. Между тем, она специфически отличается от ряда других с одной стороны виртуальностью создаваемого продукта с другой материальным результатам разработки, как творческим характером его исполнения так и необходимостью придерживаться регламентов технологических процессов,  вариативностью и необходимостью строго следовать требованиям технического задания, высоким спросом на качественные результаты и большим количеством предложений готовых продуктов, затратами на их разработку и необходимостью экономии, доходность и уровнем качеств, а так же набором психологических факторов влияющих на эффективность деятельности, которая может быть выявлена в ходе профессиографии проводимой с использованием метода экспертной оценки.   

Наибольший интерес для исследования представляет средний уровень управления IT компании, осуществляющей разработку программного обеспечения. Данный уровень управления служит практической реализации проекта, цели и задачи которого формулирует верхний уровень управления IT компанией, ресурсами, находящимися в непосредственном ведении нижнего уровня управления IT компанией. К среднему уровню управления в IT компании относятся руководители проектов

Управление проектами (англ. project management) — в соответствии с определением PMBoK — область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели при балансировании между объемом работ, ресурсами (такими, как деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками в рамках некоторых проектов. 

Одним из важных показателей вклада руководителя проекта в обеспечение стабильной производительности будет такая управленческая деятельность, в результате которой с наименьшими затратами добиваются больших результатов.

Результатом проекта с точки зрения эффективности может стать:

1. Выполнение проекта с экономией бюджета - свидетельствует о недостатках планирования проекта, связанных с избыточной оценкой трудоемкости, несвоевременной корректировкой плана проекта, вызванной  изменением решаемых в ходе проекта задач или применением руководителем проекта приемов управления, минимизирующих затраты.
2. Выполнение проекта в рамках запланированного бюджета -  свидетельствует о качественном планировании и высокой эффективности управления проектом, однако может быть связано с желанием руководителя проекта идти на риски в целях минимизации бюджета.
3. Выполнение проекта с превышением запланированного бюджета - свидетельствует о недостатках планирования связанных с недооценкой трудоемкости, несвоевременной корректировкой плана проекта и  вызванных изменением решаемых в ходе проекта задач, неправильным выбором приемов управления проектом, приводящим к излишним затратам.

         Содержание деятельности руководителя по управлению проектом включает в себя определенные реакции (адекватные либо не адекватные) на воздействие негативных психологических факторов. Исследование этой деятельности может осуществляться с помощью метода последовательной динамической оценки (МПДО), реализуемого на основе системно ситуативного анализа деятельности (ССАД).  

         Объем и структура деятельности руководителя проекта определяется жизненным циклом проекта (Рис. 1). 

Специфика психологических аспектов деятельности руководителя проекта, обусловлена тем, что он участвует в проекте на протяжении всего жизненного цикла проекта во всех его фазах и на всех его этапа. 

Профессиографическое исследование позволяет ранжировать психологические факторы по степени влияния их на эффективность деятельности по управлению проектами. Оно позволяет выявить факторы, влияющие на эффективность деятельности руководителя проекта по разработке программного обеспечения и структурировать их следующим образом:

• объективные материальные, 
• объективные психологические, 
• субъективные (индивидуально-личностные), 
• социально-психологические.

Одним из ключевых факторов влияющих на деятельность руководителя в процессе управления проектом является, относящийся к объективным материальным факторам - фактор неопределенности.

Для деятельности руководителя проекта по разработке программного обеспечения характерны различные виды неопределенности (как дискретная так и полная), возникающей в различных фазах реализации проекта. Исследование не выявило проявления полной неопределенности в процессе управления проектом.  Для различных фаз исполнения проекта оказалось характерным влияние частичной и дискретной неопределенности. Преобладающим оказалось влияние частичной неопределенности.

Неопределенность носит в различных фазах проекта различное содержание.

Рис 1 Фазы проекта.

ФАЗА «Инициализация»

Для данной фазы реализации проекта по разработке программного обеспечения наиболее характерна частичная неопределенность, связанная с отсутствием полного и глубокого понимания руководителем проекта потребностей и ожиданий заказчика. Неопределенность вызывает неполная информация об ожидаемых заказчиком потребительских свойствах программного продукта, используемых технологиях средств разработки, позволяющих обеспечить необходимое качество разработанного программного обеспечения.

Неопределенность возникает в отсутствии понимания сроков реализации проекта, готовности IT инфраструктуры заказчика к его внедрению, объема и источников финансирования работ. Неопределенность при принятии решений руководителем проекта возникает в случае поверхностного знания им предметной области, в которой ведет свою деятельность заказчик. Заказчик не полностью понимает цели и задачи, решаемые им с помощью разрабатываемого программного обеспечения, и эта неопределенность в понимании заказчика отражалась на процессе принятия решений руководителем по управлению проектом.

Дискретная неопределенность выражается в том, что в данной фазе реализации проекта в переговорах со стороны заказчика могут участвовать различные люди с разным уровнем должностных полномочий. Требования заказчика в этой фазе корректируются совместными усилиями руководителя проекта и представителями заказчика в целях преодоления противоречий.

ФАЗА  «Планирование»

В данной фазе реализации проекта влияние фактора неопределенности возникает, главным образом, в связи с оценкой квалификации ресурсов (человеческих и производственных). Такая оценка необходима для понимания способности членов проектной команды и специалистов подрядчика выполнить проектные задачи в отведенное проектным планом время с заданным качеством. При планировании неопределенность вызывает необходимость оценки последствий срыва плана реализации проекта. Существенное влияние фактора неопределенности  выявлено при определении руководителем проекта уровня детализации планирования.

ФАЗА  «Выполнение и контроль»

Проект по разработке программного обеспечения характерен тем, что в фазе его исполнения и контроля  проект проходит ряд этапов таких, как разработка технического задания, проведение информационного обследования (изучение предметной области заказчика и его деловых, производственных процессов), создание технического проекта, документирование, тестирование функциональных возможностей разработанного ПО и пр. Данные этапы разработки выполняются специалистами различных подразделений компании, выделяющих производственные ресурсы руководителю проекта в рамках проектного плана. 

Кроме того, фактическая реализация кода программы «распараллеливается» между членами проектной команды и субподрядчиками, работающими над различными задачами в проекте. Нарушение сроков исполнения работ каждой из команд может привести к срыву сроков сборки и тестирования очередной версии программного обеспечения.

ФАЗА « Завершение»

Неопределенность в фазе завершения проекта заключается в соответствии с прогнозируемым уровнем удовлетворенности заказчика результатами проекта и возможными реальными его эмоциональными реакциями.

Как правило, удовлетворенность заказчика результатом реализации проекта не бывает полной. В ходе реализации проекта ожидания заказчика и его требования претерпевают серьезные изменения, что вызывает  пожелание доработать его. Задача руководителя проекта  в том, что бы обосновать заказчику соответствие реализованного проекта требованиям, изложенным в техническом задании. Пожелания заказчика в данной фазе проекта особенно важно анализировать на предмет их соответствия требованиям тех. задания. 

Минимизировать негативное влияние фактора неопределенности позволяет программа психологической подготовки руководителей проектов по разработке программного обеспечения. Общая психологическая подготовка включает в себя моделирование психогенных факторов в том числе неопределенности, воздействующих на руководителя проекта при выполнении им конкретных ситуаций профессиональной и управленческой деятельности. Она должна преследовать следующие цель формирования у руководителя проекта установок на необходимость психологической готовности к воздействию фактора неопределенности на эффективность деятельности по  управлению ом в условиях неопределенности.

Снижению влияния неопределенности на принятие управленческих решений в фазе инициализации проекта в программе психологической требуется порядка 5 академических часов.

         В процессе профессиональной и психологической подготовки руководителей проектов у них в условиях моделирования ситуаций деятельности формировались: навыки ведения переговоров, позволяющие в короткий промежуток времени наиболее полно изучить предметную область заказчика; умения дать заказчику общее представление о порядке разработки программного обеспечения; готовность совместно с заказчиком сформулировать функциональные требования к разрабатываемому программному обеспечению; умение определить наиболее соответствующие замыслу и возможностям заказчика технологии; готовность к ведению работы над проектом в условиях смены представителя заказчика; приемы и методы формализации отношений с заказчиком в официальной переписке, при оформлении требований заказчика в протоколах технических и организационных совещаний; приемы и методы, позволяющие наиболее полно  и в короткий срок оценить готовность инфраструктуры заказчика к внедрению программного обеспечения и уровень квалификации  сотрудников заказчика.

Снижению влияния неопределенности на принятие управленческих решений в фазе планирования проекта в программе психологической подготовки требуется около 5 академических часов, которые позволяют в условиях моделирования ситуаций деятельности обеспечить: формирование у руководителей проектов приемов и методов оценки квалификации членов проектной команды  и специалистов подрядчика; умений прогнозировать допустимые отклонения от проектного плана; умений предложить заказчику и убедить его в необходимом и достаточном уровне детализации проектного плана; выработку приемов, позволяющих в ходе переговорного процесса достичь с заказчиком единого понимания содержания промежуточных результатов.

Снизить влияние неопределенности на принятие управленческих решений в фазе выполнения проекта позволят 5 академических часов программы психологической подготовки руководителей проектов, которые обеспечивали их психологическую устойчивость к влиянию фактора неопределенности в фазе выполнения и контроля  путем формирования:  приемов и методов быстрой и точной оценки фактического содержания промежуточных результатов работы проектной команды; умений оперативно в ходе работ оценить соответствие выделенных структурными подразделениями IT компании и подрядчиком специалистов потребностям проекта; умений и навыков координации работы членов проектной команды; приемов и методов корректировки плана проекта в целях обеспечения неизменности  основных параметров проекта (стоимость, сроки исполнения, качество).

Снижению влияния неопределенности на принятие управленческих решений в фазе завершения в программе психологической подготовки необходимо отвести 1 академический час, посвятив его отработке приемов снижения влияния фактора неопределенности, позволяющих ему очень точно демонстрировать заказчику выполнение каждого его требования, закрепленного техническим заданием, а так же протоколами технических и организационных совещаний. У руководителей проектов формировались умения в короткие сроки оценить соответствие требований заказчика по доработке программного обеспечения техническому заданию, психологическую готовность к давлению со стороны заказчика. 

Подходы к исследованию эффективности деятельности в различных условиях  психологии труда проработаны не достаточно глубоко. В частности углубленного изучения требует проблема эффективности деятельности по управлению проектами по разработке программного обеспечения и влияния на эту деятельность всего спектра психогенных факторов. Необходимо осуществлять периодический контроль и коррекцию влияния на руководителей проектов воздействия фактора неопределенности, в целях своевременного корректирующего воздействия и создания банка ситуаций управленческой деятельности для подготовки руководителей проектов, адаптации вновь назначенных на должность руководителей проектов и реадаптации в случае болезни или длительного отсутствия.

Литература:

1. Анцупов А.Я., Кандыбович С.Л., Крук В.М., Тимченко Г.Н.,  Харитонов А.Н. Проблемы психологического исследования. Указатель 1050 докторских диссертаций. 1935-2007 гг. М.: Студия «Этника», 2007. 232 с.
2. Ануфриенко С. С. Психологические условия совершенствования деятельности начальника дежурного расчета управления космическими аппаратами : Дис.  канд. психол. наук: 19.00.03 : Москва, 2001 194 c. РГБ ОД, 61:02-19/394-3
3. Гнездилов Г.В. Психологические условия эффективности деятельности командира зенитного ракетного полка. - Автореф. дисс. канд. психол. наук. – М.:ВПА, 1989.
4. Гнездилов Г.В., Курдюмов А.Б., Чернавин Ю.А. Актуальные проблемы психологии труда и профессиональной деятельности психолога. Монография. - Издательство современного гуманитарного университета.-2013.
5. Крук В.М. Психологическое обеспечение личностной надежности специалиста силовых структур. Автореф. дисс. на  докт. психол. наук.- М. - 2012.
6. Кошкина В.К. Гендерные особенности  управленческой деятельности руководителей, занятых в области полиграфии - Автореф. дисс. канд. психол. наук. – М.:  2011. – 31 с.
7. Камышанов А. А. Психологические условия эффективности деятельности командира подразделения частей оперативного назначения внутренних войск МВД России в экстремальных ситуациях : Дис. ... канд. психол. наук: 19.00.03 : Москва, 2001 227 c. РГБ ОД, 61:02-19/198-3
8. Огнев С. А.: Дис. канд. психол. наук : 19.00.14 Огнев, Сергей Анатольевич Психологические аспекты повышения эффективности деятельности командиров осмотровых групп пограничных кораблей: Дис. канд. психол. наук : 19.00.14 Москва, 1999 246 с. РГБ ОД, 61:99-19/315-9 
9. Федотов А.Ю. Эмоциональная сфера личности специалиста опасного профиля: структура, содержание, роль в профессиональной деятельности. [Текст] // Инновации в образовании. – 2012. № 11А –С 28-42