Особенности работы удаленных команд

Управление удаленной командой имеет ряд базовых принципов, связанных с управлением любой командой, и при этом накладывает новые требования на способы взаимодействия, коммуникации, принятия решений, выполнения работы, организации рабочего пространства и рабочего времени. В этой статье собрали как вызовы, так и решения по работе с удаленной командой в трех аспектах: 

• психологическом
• физиологическом
• технологическом.

Приглашаю вас разбираться по очереди с особенностями управления.

И начнем с психологического аспекта.

В чем сложность управления удаленными сотрудниками с точки зрения психологического аспекта?

1. Разное понимание элементарных вещей между сотрудником и руководителем. Согласитесь, каждый человек понимает слова «быстро» и «хорошо» по-своему;
2. У вас отсутствует визуальный контроль выполнения задания сотрудником, нет возможности в момент выполнения скорректировать действия сотрудника;
3. Вам сложнее понять эмоциональное состояние и изменения в мотивации сотрудников;
4. Труднее осуществлять адаптацию, наставничество и поддержку профессионального развития удаленных работников. Сотрудники ограничены в наблюдении за ролевой моделью поведения;
5. Вне офиса от сотрудника требуется высокая самоорганизация.

Особенности постановки задач

Для того, чтобы создать единое информационное поле и одинаковое понимание сроков, важности и деталей задачи предоставьте доступ к общему видению ситуации.

Это полезно, потому что позволяет сотруднику почувствовать свою значимость и лучше понять задачу. Так вырастет мотивация и эффективность труда. Рассказывайте сотрудникам все, что знаете о клиенте и задаче, сразу предоставляйте нужные документы и отчеты.

• Требования к вашим коммуникативным навыкам как лидера удаленной команды намного выше, чем к офисному менеджеру. Удаленные сотрудники часто бывают оторваны от основных информационных потоков внутри компании. Ваша задача — доносить до сотрудников информацию о глобальных целях и изменениях в проектах, чтобы они понимали свою роль и значимость своей работы, а главное, были в курсе всех важных изменений, в частности, касающихся сроков выполнения задач и новых инструментов.
• Особенно важно прояснять понимание в элементарных вещах, договариваться о четких сроках, контрольных точках, образе результата выполненной задачи. Например, вместо «задание надо сделать через 2 дня» скажите «24 апреля это нужно сделать».

Будьте на связи

Будьте готовы к большему количеству устных и письменных коммуникаций в режиме сверки ожиданий, как должна выполняться работа. Удаленный сотрудник нуждается в уточнениях и от разных специалистов, и от вас, руководителя.

Держите фокус на регулярность проверок, настройку и корректировку целей с сотрудником. Регулярные виртуальные встречи с удаленными сотрудниками гарантируют, что обе стороны одинаково понимают задание, у сотрудника есть доступ ко всем необходимым ресурсам. Такое общение помогает установить доверие между руководителем и сотрудниками.

Выделяйте раз в месяц 1 час для общения с 1 удаленным сотрудником. Постройте индивидуальную беседу таким образом, чтобы обсудить текущие задачи, планы сотрудника на будущее, предложите свою помощь. Так вы сможете отслеживать изменения в мотивации, влиять на результативность удаленного сотрудника.

Уходите от избыточного контроля

На «удаленке» возникает соблазн контролировать каждый шаг, потому что вы не можете наблюдать, как работают сотрудники. Однако, идея, что вы должны физически находиться напротив кого-то, чтобы судить о его работе, – в корне неверна. Вам следует судить о работе по результату, который виден с любого места. Учитесь доверять и позволяйте людям выполнять их обязанности. В управлении удаленными сотрудниками совещания, отчеты итоговые, промежуточные и ежедневные отнимают у сотрудника часто больше времени, чем работа над задачей. Эта нагрузка должна быть разумной. Продумайте, сколько отчетов сотрудники должны сдавать, постарайтесь, чтобы это составление не становилось их основной задачей (возможно, хватит просто письма или сообщения в чате).

Правила дистанционного сотрудничества

Создайте правила коммуникации, например, один из пунктов которых может быть «на все письма нужно отвечать в течение 24 часов, кроме выходных». Выберите единую платформу для общения, создайте два чата — для рабочих вопросов и для флуда. Про технологичные решения мы поговорим дальше в уроке.

Будьте готовы сами строго придерживаться этих правил: если вы не ответили на письмо сотрудника, может сложиться впечатление, что его работа не важна. Многие руководители отвечают на письма, даже если пока нечего сказать: «я увидел письмо и отвечу при первой возможности».

Отправляйте новым сотрудникам письмо-приветствие

Помогайте новым сотрудникам влиться в команду с самого первого дня. Например, можно отправить всей команде письмо-приветствие с фотографией нового сотрудника, способами связи, страничками в соцсетях, кратким описанием его зоны ответственности, увлечений и т.п. Это поможет ему быстрее найти единомышленников.

Новым сотрудникам можно отправить «письмо новичка» с

• кратким описанием всех основных ресурсов и инструментов, которые могут понадобиться. Приложите инструкцию по использованию (будет здорово, если инструкция будет как в виде текста, так и в видео-формате);
• правилами коммуникации;
• ссылкой на внутренний сайт, где указаны все сотрудники и их зоны ответственности;
• ссылкой на учебный портал с курсами и уроками.

Чтобы проверить, насколько хорошо сотрудники адаптировались к своей новой среде, нужно запрашивать у них обратную связь. К примеру, «Авито» ежеквартально проводит такие опросы: полученные данные позволяют сделать условия работы более комфортными.

Хорошо, если ваши сотрудники знают с самого начала, к кому обратиться по любому вопросу, прежде чем отвлечь вас от дел:

• Как и когда отвечать на электронные письма?
• Являются ли обязательными еженедельные телефонные звонки?
• Критичное время отклика для коллег из других подразделений?

Сотрудники, которые работают из дома, могут иногда чувствовать себя изолированными. Существуют способы создавать для своих сотрудников виртуальную среду общения друг с другом. Например, раз в неделю сотрудники создают видеоконференцию и обсуждают разные темы. Единственное правило – нельзя обсуждать работу. Это делается с целью, чтобы люди могли узнать друг друга, установить эмоциональный контакт с коллегами, не чувствовать себя в изоляции.

Поздравляйте сотрудников с важными датами и хвалите

Так коллеги могут узнать об успехах друг друга. Благодаря этому удаленные сотрудники будут видеть, что их личный небольшой участок ответственности — часть большого проекта, другими словами, что они важная часть большого механизма.

Мы с вами разобрали основные вызовы и способы их решения в психологических особенностях управления удаленной командой. 

Проверьте себя, что уже сейчас делаете с удаленными сотрудниками, а что следует добавить:

• Сотрудники знают о клиенте и задаче, у них есть доступ к нужные документам и отчетам;
• У вас и сотрудников единое понимание образа результата выполненной задачи, сроках выполнения, промежуточных точках контроля;
• Количество промежуточных отчетов, видео-встреч у сотрудника в разумных пределах, занимает меньше времени по сравнению с временем выполнения задачи;
• Вы внесли в график 1 часовую встречу с каждым удаленным сотрудником в этом месяце;
• У вас есть правила дистанционного сотрудничества в команде, которые приняли и разделяют все ее участники;
• У вас есть письмо-приветствие для новых сотрудников;
• Ваши сотрудники созваниваются по видеосвязи для общения по нерабочим вопросам;
• Вы  регулярно поздравляете сотрудников с важными датами, успехами и хвалите.

Мы переходим к физиологическим особенностям управления удаленной командой.

В чем сложность управления удаленными сотрудниками с точки зрения физиологического аспекта?

• Сотрудники могут работать из разных часовых поясов;
• У сотрудников может быть высокая конкуренция за ваше внимание;
• Организация рабочего места в зоне ответственности сотрудника.

Мы с вами говорили в начале про правила дистанционного сотрудничества в команде. В список правил можно также включить и правила гибкости рабочего графика:

• Существуют ли единые рабочие часы или можно создавать собственные графики работы?
• Если удаленные работники живут в разных часовых поясах, нужно ли быть на связи вне основного времени?

Также обратите внимание на организационные правила:

• Как будут возмещаться расходы, связанные с выполнением задач — Кто оплачивает расходы на мобильную связь? Предоставляется ли ноутбук для работы? Как насчет канцелярских принадлежностей?
• Поездки — Должны ли удаленные сотрудники посещать корпоративный офис? Как часто?
• Какую отчетность следует представлять вам и когда — Ежедневный краткий отчет – работа, выполненная за день, план на завтра и список всех проблем, с которыми сталкивается новый сотрудник.

Внимание для каждого удаленного сотрудника

Для того, чтобы равномерно распределить ваше внимание между всеми членами команды, мы с вами ранее говорили про регулярные ежемесячные встречи, которые проходят индивидуально с каждым сотрудником. Кроме этого, важно удаленным сотрудникам иметь возможность связаться с вами по своим задачам и проблемам.

При этом лучше, чтобы все важные этапы общих проектов обсуждались в общем групповом чате. Это создает у сотрудников понимание общих задач и ответственность за их выполнение. Однако, учитывайте, что сотрудники могут работать в разных часовых поясах и время обсуждения должно быть удобным для всех.

Рабочее место

Работа в офисе зачастую оказывается более результативной, потому что мозг чётко сформировал разделение: «это помещение, эти стол и стул – для работы, когда здесь находишься, нужно концентрироваться и делать дела». Многие из тех, кто впервые начал работать удаленно, были в плену стереотипов о том, что дома можно работать чуть ли не из кровати — зачем организовывать себе аналог офиса в квартире? Однако опытные удаленные сотрудники знают, как сильно правильная организация рабочего места влияет на продуктивность.

Если ваш сотрудник – начинающий работать удаленно помогите ему с организацией рабочего пространства: от лучших практик как договориться с домашними, что находясь дома он находится на работе до лайфхаков по выбору мебели, техники, освещения. 

Мы с вами разобрали основные способы решения в физиологических особенностях управления удаленной командой. 

Проверьте себя, что уже сейчас делаете с удаленными сотрудниками, а что следует добавить:

• Ваши сотрудники понимают и разделяют правила по гибкости рабочего графика;
• Вы организуете обсуждение важных этапов работы в общем проекте в групповом чате;
• Удаленные сотрудники умеют организовать эффективное рабочее место.

Мы с вами разобрали вызовы и решения психологических и физиологических особенностей управления удаленными командами.

Сейчас поговорим про технологические аспекты.

В чем сложность управления удаленными сотрудниками с точки зрения технологического аспекта?

• Частые встречи и собрания по видеосвязи;
• Переизбыток онлайн-взаимодействия;
• Увеличение онлайн-инструментов в работе.

Давайте рассмотрим примеры инструментов-помощников для организации удаленного сотрудничества:

• Используйте стабильно работающие платформы для видеосвязи. Некоторые CRM-системы позволяют проводить групповые совещания. В таком случае вам и вашей команде не нужно переключаться из одного рабочего окна на компьютере в другое, что позволит существенно сэкономить время и нервы.
• Для быстрой коммуникации внутри удаленной команды, совместной работы в режиме реального времени помогают мессенджеры (Telegram, What`s app), а еще лучше – корпоративные мессенджеры, например Пачка. Для быстрой и качественной коммуникации выбирайте общение голосом. Голос имеет способность передавать больше оттенков, смысл, чем текст, и с его помощью проще мотивировать или передавать наиболее важные сообщения. Кроме того, голосовое общение повышает у сотрудников чувство сопричастности;
• Системы управления удаленными командами (например, Trello, Jira, Asana, Wrike, Easy RedMine, Microsoft Teams, WebEx Teams, Notion) – это отличное решение для ненавязчивого, но полного контроля удаленных сотрудников и времени работы на проекте, задаче. Также позволяют делегировать часть контрольных функций на сотрудников. Использование программ для совместной работы над проектом, в которых каждый может увидеть его этапы и долю своей работы и ответственности за него.
• Инструменты для совместного использования файлов (Яндекс или Google Диск, Dropbox) позволяют членам удаленной команды совместно работать над документом. Даже если ваши сотрудники разбросаны по всему миру, эффективно выполнить совместный проект не составляет труда. А вы в любой момент можете зайти и проверить, что уже сделано, и в случае необходимости внести корректировки.

Давайте проверим, что уже сейчас у вас есть в технологических аспектах по управлению удаленными сотрудниками, а что следует добавить:

• Вы используете мессенджер, который удобен всем членам команды и закрывает основные потребности по взаимодействию внутри команды;
• Вы используете системы по совместному управлению командами, которые позволяет увидеть все этапы, ответственных, сроки над задачей, проектом;
• Платформы для видеосвязи удобные для использования, позволяют работать в «режиме одного окна».