Опыт применения Google Forms для анкетирования новых сотрудников

Google Forms - онлайн-сервис для создания форм обратной связи, тестирования и опросов, можно успешно применять в работе HR подразделений. Я твердо убеждена в том, чтобы адаптационный период был эффективным как для организации, так для работников, необходимо использовать современные инструменты, позволяющие сделать процессы легкими, информативными и удобными для всех участников.

Описание ситуации

В компании Заказчика возникла потребность внести изменения в опрос новых сотрудников, когда были открыты два структурных подразделения, находящихся в разных точках Москвы. Оценка мотивации молодых специалистов, в процессе адаптации в компании, проводилась следующим образом: 

- менеджер по персоналу распечатывала шаблон анкеты, затем приглашала нового сотрудника, который заполнял анкету в ее присутствии, далее результаты анкетирования вносились в таблицу Excel и обрабатывались. Весь процесс занимал большое количество времени и был неудобен всем участникам.

В результате обсуждения, было выработано решение оптимизировать процесс анкетирования новых сотрудников и перевести его в дистанционный формат. Основным инструментом работы стал Google Forms. 

Как был оптимизирован процесс анкетирования новых сотрудников

1. Создан аккаунт в Google. Название аккаунта сформулировано следующим образом - hr.companyname (наименование компании)@gmail.com
2. Разработана и настроена анкета для опроса новых сотрудников
3. Записано видео-обращение Директора по персоналу
4. Подобраны дизайн и стиль оформления анкеты
5. Настроена отправка оповещений по электронной почте
6. Настроена Google таблица для обработки полученных данных и сбора статистики

Новая анкета должны была быть не только информативной, а также привлекать внимание новых сотрудников и побуждать их ответить на вопросы в установленное время. 

Для этого использовались следующие функции Google Forms: 

1. Ссылка на анкету для размещения в теле электронного письма.

Сформировать короткую ссылку можно следующим образом. В верхнем правом углу формы, зайти во вкладку «Отправить». Выбрать значок гиперссылки и отметить чек-бокс «короткий URL». 

Эту ссылку вы включаете в текст письма при отправке приглашения пройти опрос. 

 2. Темы для оформления. Мы хотели сделать форму опроса более привлекательной и обязательно в корпоративом стиле. Для этого выбрали готовый стиль в Google Forms и загрузили собственное изображение. Вы можете поступить также: настроить корпоративные цвета, а также разместить любое изображение и логотип компании.

3. Размещение видео-обращения к новым сотрудникам. Google Forms поддерживает возможность встройки видео или изображений. Такие возможности позволяют «оживить» вашу анкету для сотрудников и сделать ее более привлекательной и интересной. Мы решили, что текстовое сообщение не вызывает положительного отклика у новых сотрудников, чаще всего они не обращают внимание на инструкцию, размещенную в начале анкеты. Поэтому записали короткий ролик от лица Директора по персоналу, разместили на канале youtube и включили этот ролик в начале анкеты.  

4. Настройка разных типов вопросов. Все вопросы по умолчанию были обязательными. Для этого существует удобная функция «обязательный вопрос». Достаточно просто перевести ползунок в право и такой режим будет активирован для каждого пункта. 
Типы вопросов, которые использовались в анкете: 

• выбор даты заполнения анкеты
• выбор из нескольких вариантов
• выбор одного ответа из списка представленных
• шкала оценки от 1 до 10 балов
• текст (абзац) где можно дать развернутый ответ в свободной форме.

Примеры оформления вопросов при анкетировании с помощью Google Forms :

- выбор вариантов ответов

- шкала оценки 

- развернутый ответ в свободной форме

 5. Настроена отправка уведомлений по факту заполнения анкеты сотруднику HR службы за счет дополнения "Email notifications for Forms". Эта простая функция сэкономит вашим сотрудникам время, а также во время проинформирует их об ответах респондентов. 

5.1. Для установки расширения, в правом верхнем углу формы кликните на три точки. Вы увидите выпадающий список. Выберите пункт  «Дополнения». Откроется окно установки расширений. В строке поиска напечатайте фразу «Email notifications for Forms» и установите расширение.

5.2. Далее, в правом углу формы появится значок «пазл». Вам осталось настроить уведомления следующим образом: 

- выберите команду Create Email Notification 
- откроется окно для настройки правил (Configure Form Rule) 

5.3. После выбора Create Email Notification откроется окно настройки правил (Configure Form Rule) 

• назовите правило (Form rule name), например "Уведомление о заполнении анкеты"
• укажите адрес электронной почты, на которую будут отправлены уведомления (Email address to notify). Напечатайте адрес корпоративной почты сотрудника или почтовый ящик подразделения
• поставьте галочку в чек-боксе "уведомить отправителя формы" (Notify form submitter?)
• выберите из выпадающего списка уведомления с адреса электронной почты отправителя (submitter email address)
• нажмите кнопку продолжить (continue)

5.4. Оформите текст письма для сотрудника (Email Template). Вы можете выбрать формат html оформления и разместить в нем свой html-код или выбрать Visual – окно текстового редактора похожего на MS Word. 

Обязательно настройте поля: Sender"s Full Name и Email Subject. В нашем проекте эти поля названы «Анкета для нового сотрудника» и «Вы получили новый ответ».

В теле письма сформулируйте текст. Например, «Уважаемый коллега! Форма анкеты была заполнена новым сотрудником. Посмотрите его ответы». 
В тело письма включите переменные {{Response Date}}, а также {{Form Name}}, тогда вы будете знать дату заполнения формы и ее название.

Рекомендую также отметить в PDF Attachment чек-бокс Yes, attach a PDF copy, в этом случае, вы будете получать вложение с ответами нового сотрудника. 

Несколько важных рекомендаций по настройке Google Forms. 

• Кликните левой кнопкой мыши на иконку шестеренки "Настройки" и задайте в параметрах формы "Собирать адреса электронной почты".  Его активация автоматически добавляет обязательное поле «Электронный адрес» в начале формы.
• В настройках  выберите пункт «Отправлять форму не более одного раза"
• Закладка «Презентация». Укажите "показывать ход выполнения"
• Предоставьте возможность респондентам "Изменять ответы после отправки формы". Часто возникают случаи, когда новые сотрудники хотят внести изменения в свои ответы
• В тексте подтверждения об отправке формы, напишите фразу благодарности. 
• Действия с формой. Кликните левой кнопкой мыши на иконку после кнопки отправки, чтобы раскрыть меню действий с формой: вы можете создать образец заполнения формы, настроить совместный доступ для редактирования формы.
• Для всех типов вопросов доступны функции копирования, ее удобно использовать, если вы создаете однотипные вопросы. 
• Активируйте функцию "Принимать ответы" во вкладке "Ответы"

В результате после всех настроек мы получили удобный способ анкетирования сотрудников при помощи Google Forms :

• профессионально оформленную анкету для оценки мотивации новых сотрудников после первого месяца работы;
• формат онлайн-тестирования, удобный для всех специалистов компании;
• возможность анализировать результаты, опираясь на общую сводку по ответам, статистику по конкретным ответам и ответам отдельного респондента;
• e-mail уведомления, информирующие HR службу о заполнении анкеты.