Корпоративная электронная библиотека, как инструмент развития персонала

«Хорошие книги всегда умножают воображение, а есть такие, что усиливают еще и зрение, делая его инструментом воображения» Александр Иличевский (писатель, лауреат премии «Большая книга»)

Не секрет, что в современной бизнес-среде неуклонно растет потребность в формировании качественных знаний и устойчивых навыков сотрудников, растет ежедневный объем информации и сокращается временной интервал на освоение алгоритмов работы и новых видов деятельности.  

На данный момент времени один человек за месяц получает и обрабатывает столько же информации, сколько человек XVII века - за всю жизнь. К такому феномену адаптировался головной мозг, сократив объем концентрации внимания на одном объекте с 12 до 8 секунд.

В результате, многие компании пересматривают свои подходы к обучению персонала, например, чаще используют видео-контент и инфографику, внедряют принципы педагогического дизайна при создании учебных материалов и применяют методы микро-обучения.

Одним из инструментов, который будет побуждать сотрудников к профессиональному развитию и стимулировать познавательную активность персонала, является корпоративная библиотека.

Корпоративная библиотека — это эффективный и при этом недорогой бизнес-инструмент, который наряду с тренингами, программами наставничества и коуч-сессиями вносит заметный вклад в развитие сотрудников на всех позициях: от руководителя до линейного персонала.

С помощью корпоративной библиотеки компания может сэкономить время и средства на поиск нужной информации для сотрудников, а также может совершенствовать внутренние коммуникации и корпоративную культуру. 

Приведу пример применения такого инструмента...

Три года назад перед отделом персонала компании-Заказчика была поставлена задача: повысить профессиональный уровень специалистов управленческого звена. Также требовалось повысить знания сотрудников в области менеджмента и развить в них стремление к самообучению.

Корпоративная библиотека стала основным инструментом, который помог достичь нужного результата. В первую очередь, службой развития персонала был проведен опрос всех категорий сотрудников.

Анкета была подготовлена с помощью Google forms и включала в себя следующие вопросы:

• Ваша должность, подразделение?
• Любите ли вы читать?
• Читаете ли вы профессиональную литературу (по вашей специальности)?
• Какую книгу вы прочитали недавно?
• Какие издательства вы предпочитаете?
• Где вы приобретаете книги?
• Какие авторы вам нравятся (перечислите три автора)?
• Какие темы для вас наиболее интересны и актуальны (перечислите пять тем)?
• Для чего вы читаете бизнес-литературу?
• Считаете ли вы, что компании нужна корпоративная библиотека?
• Какой формат книги вы предпочитаете: печатный или электронный?
• Было ли вам удобно, если бы вы могли прослушивать или читать книги на компьютере, планшете, смартфоне?
• Если в компании будет корпоративная библиотека, считаете ли вы, что это преимущество компании? 

Результаты опроса были проанализированы и на их основе сформированы основные блоки, которые должна содержать корпоративная библиотека.  

1. Управление персоналом
2. Командообразование
3. Менеджмент
4. Технологии продаж
5. Лидерство
6. Ораторское Искусство
7. Маркетинг

Также мы получили данные о том, что 99% участников опроса любят читать, 83% участников опроса ответили, что постоянно читают профессиональную литературу и покупают книги современных бизнес изданий и авторов, 75% ответили, что предпочитают электронный формат и возможность чтения книг на смартфоне. 

Наиболее популярными ответами на вопрос: «Для чего вы читаете бизнес-литературу» были: 

• Найти варианты решения для поставленной задачи
• Найти свежие идеи для реализации в своей профессиональной деятельности
• Изучить историю успеха и методы, которые повлияли на достижения результата
• Получить дополнительный стимул и вдохновение для работы 

Реализация проекта 

Было сформировано техническое задание и, на его основании, выбран сервис электронной корпоративной библиотеки. Ключевые требования для выбора технической платформы: 

• Возможность выбора литературы для чтения по группе тематик
• Учет статистики посещений сотрудников
• Учет активности сотрудников
• Наличие приложения для компьютера и смартфона
• Возможность брендирования
• Возможность формировать подборки книг для развития управленческих компетенций

Был выбран администратор библиотеки, которому также предоставлялся доступ к аналитической информации по активности сотрудников и статистике наиболее востребованных книг. 

За две недели до открытия доступа к книгам, сотрудники получили информационное письмо о создании корпоративной библиотеки и новых возможностях, открывающихся перед ними.  

Информация о том, что в компании появилась корпоративная библиотека, была вывешена на внутреннем сайте компании.  

Информация обо всех новинках библиотеки, а также самых популярных книгах вывешивалась на информационных досках и на внутреннем корпоративном сайте. 

Служба развития персонала раз в месяц выкладывала описание и краткие эссе новых книг, которые появились в корпоративной библиотеке.  

Электронные формы корпоративной библиотеки позволяли отлеживать информацию о том, какие книги читают сотрудники, и на основе этих данных составлялся рейтинг самых читаемых книг. 

Первые данные, которые были проанализированы через три месяца после старта проекта показали, что услугами корпоративной библиотеки воспользовались 79 % сотрудников. 

• 25 % прочли одну книгу
• 38 % прочли две книги
• 10 % прочли три книги
•  9% прочли четыре книги 

Для мотивации сотрудников к чтению, были выбраны следующие инструменты:

Отзывы и рецензии на прочитанные книги от опытных сотрудников или руководителей

1. Конкурсы: самый читающий сотрудник, самое читающее подразделение, найди цитату
2. ТОП-5 и ТОП-10 книг месяца
3. Позиционирование корпоративной библиотеки, как составляющей части социального пакета
4. По итогам самых популярных книг по менеджменту, были реализованы тренинги для управленческого состава и реализован принцип «книга+тренинг»
5. В программы ИПР для управленческого состава были включены тематики по бизнес-литературе, необходимые к прочтению 

По итогам года – проект был признан успешным, как в рамках реализации задачи повышения профессионального развития сотрудников, так и в плане укрепления корпоративной культуры компании. Корпоративная библиотека оправдала себя и с экономической точки зрения: затраты составили 12,500 рублей в месяц, в перерасчете на одного сотрудника 25 рублей в месяц.

Как выбрать формат для корпоративной библиотеки?

Содержательность библиотеки, и ее форма определяются особенностями компании, в том числе наличием (или отсутствием) финансовых, кадровых и временных ресурсов.           Можно выделить три основных формата корпоративной библиотеки:

• Полка с книжками
• Внутрикорпоративный электронный ресурс
• Доступ к он-лайн библиотекам 

Как избежать нарушения авторских прав на использование электронных книг? 

В соответствии со статьями 1225 и 1259 ГК РФ литературное произведение является объектом авторских прав и охраняется законом. Статья 1270 ГК РФ предоставляет право использовать произведение только самому автору или лицу, которому были переданы такие права посредством лицензионного договора. 

Для того чтобы правомерно использовать авторские литературные произведения, организация должна заключить лицензионный договор с обладателем авторских прав. 

Существуют интернет-сервисы, специализирующиеся на агрегации легального литературного контента от многих издательств. Данные сервисные ресурсы предлагают подписные схемы, удобные для создания корпоративных библиотек.

Заказчику предлагается неограниченный доступ к электронной библиотеке на конкретный промежуток времени за фиксированную стоимость. Цена подписки рассчитывается исходя из количества сотрудников компании, которые будут использовать корпоративную библиотеку.  Самыми популярными сервисами для внедрения корпоративной библиотеки являются:

• "Альпина паблишер"
• "Манн, Иванов и Фербер"
• "MyBook"  

Таким образом, компания один раз «покупает» библиотеку и легально использует её в течение всего срока подписки.

Какого поставщика выбрать?

У каждого электронного ресурса есть свои преимущества и недостатки, также они отличаются ценовой политикой. 

 Какие факторы нужно учесть при создании корпоративной библиотеки: 

• Сотрудников нужно вовлечь принять участие в создании корпоративной библиотеки, задав им вопросы 
•  Корпоративную библиотеку нужно позиционировать, как элемент социального пакета, который позволяет повышать уровень профессионализма
• Корпоративная библиотека необходима, если в компании есть сформированная система карьерного роста, так как для оценки персонала можно включить компетенцию «саморазвитие», и оценивать ее, в том числе по уровню изученной литературы 

Этапы внедрения корпоративной библиотеки.

Управление библиотекой – это бизнес-процесс, который требует управления. 

Этап 1. Определяем цель создания бизнес - библиотеки в вашей компании. Например, библиотека может быть хранилищем корпоративных знаний и наработок, которые делаются сотрудниками компании в ходе решения каких-либо бизнес - задач или процессов.

Этап 2. Назначаем менеджера проекта: у корпоративной библиотеки должен быть владелец, как правило, HR-менеджер, отвечающий за обучение и развитие персонала. Он будет ответственным за взаимодействия с поставщиком, который предоставляет вам услуги электронной корпоративной библиотеки.  

Этап 3. Заручаемся поддержкой топ-менеджеров и руководителей ключевых подразделений, заинтересованных в обучении своих сотрудников. Так как в первую очередь рекомендации по изучению той или иной литературы, для повышения уровня компетенций, дают непосредственно руководители своим подчиненным. 

Этап 4. Формируем команду проекта и распределяем функции. Данный этап является одним из важных, так как успех проекта будет зависеть напрямую от подобранной команды. В состав команды обычно включают:

• Специалиста, отвечающего в компании за внутренний PR
• Менеджера по обучению и развитию персонала
• IT -специалиста,
• 2-3 внутренних экспертов (неформальных лидеров), «носителей знаний» в компании

Этап 5. Выбираем техническую платформу.   Самый простой способ – выложить информацию в файлообменник и структурировать папки с материалами в зависимости от назначения. Это может быть первым и достаточно быстрым решением. Обратите внимание на конфиденциальность некоторых документов (возможно, потребуется установить различный уровень доступа к внутрикорпоративным материалам) и авторские права на периодические издания (помним о стат. 1225 и 1259 ГК РФ).

Если перед библиотекой стоит более глобальная задача, то имеет смысл купить специализированную платформу, которая будет решать сразу несколько задач:

1. Вести статистику посещений
2. Учитывать время чтения пользователей
3. Составлять рейтинги наиболее востребованных тематических групп
4. Тестировать пользователей после прочтения материала

Специализированная платформа поможет наиболее предметно и целесообразно организовать работу с библиотекой и превратит ее в рабочий инструмент развития персонала.

 Этап 5. Назначаем администратора библиотеки.  Необходимо заготовить шаблоны, по которым администратор будет вести учет.  Если вы выбрали специализированную платформу то, как правило, всю статистику можно будет получить, сформировав отчет в онлайн- библиотеки. 

Этап 6. Организуем пиар корпоративной библиотеки. Вам нужно организовать процесс информирования сотрудников о появлении новинок, например по электронной почте, или размещая информации о новинках на внутреннем сайте компании. 

Для поддержания интереса к корпоративной библиотеке, можно проводить рейтинг самых читаемых книг, выбирать книгу месяца, полугодия или квартала. Отмечать на корпоративном портале тех читателей, которые являются самыми активными пользователями библиотеки. Публиковать их отзывы о прочитанной книге, рекомендации о книгах, которые размещены в электронной библиотеке, и которые позволили им развить свои личностные качества.