Как разработать положение о командировках работников?

Наталья, добрый день. В последнее время вопрос с командировками стал очень актуальным. Я бы заложила полноценную календарную неделю, а если компания работает вахтовым методом или у нее есть дистанционные работники, то больше, так как в этом случае необходимо соотносить с тем, что указано в положениях по указанным выше направлениям и скорее всего вносить дополнительно корректировки в те ЛНА. И дополнительно в положении закладываются лимиты затрат на командировочные расходы для разных категорий сотрудников и порядок выхода сотрудника на работу командировки в день отбытия и в день прибытия, и нужно затронуть по какому графику он будет работать в месте командировки и как оплачивается его время в пути, если вылет в командировку приходится на выходной день. Например, когда работник на основном графике едет на объект организации, работающей вахтовым методом, то нужно четко прописать по какому графику он работает и на каких условиях получает зп в период такой командировки. И как будет работать работник, который трудоустроен вахтовым методом, какой у него размер суточных и будет ли в этот период производиться начисление вахтовой надбавки. По дистанционным работникам ситуация не менее интересная - там необходимо прописывать порядок компенсации затрат на командировку, что БУ могли корректно принять его затраты к учету.

Коллеги, Добрый день!
От Целей: начиная с того что должен быть грамотный документ "Положение о командировках" и более серьезная Цель -это как максимально оптимизировать расходы и на какие расходы это все лучше отнести. То есть во втором варианте: это работа с бухгалтерией и финансовым директором. Второй запрос был от ген.директора крупной производственной компании с развитой региональной сетью.
Сколько времени закладывать? Разделила бы на 2 вопроса. Вашего личного, если суммировать все ваши часы то от 1,5 до 5 рабочих дней. Времени от начала проекта проекта - до его завершения, то лучше заложить 3-4 недели с учетом 2-х-3-х согласований и корректировок.
Самый сложный и длительный проект был при разработке, согласовании, корректировках, снова согласованиях Положения об оплате труда. Итогово за месяц Регламент утвердили, однако по моим часам трудозатраты были очень высокими.

Здравствуйте, Наталья!

Вы подняли действительно актуальный вопрос, касающийся командировок и разработки необходимых локальных нормативных актов. В условиях обсуждаемой вами ситуации наличие положения о командировках становится не просто желательным, а практически необходимым для прозрачности и правильно обоснования расходов.

Что касается разработки локальных нормативных актов, обычно этим процессом занимаются HR-отделы совместно с юридическим и финансовым подразделениями. Важно обеспечить участие всех заинтересованных сторон, чтобы учесть все моменты и избежать проблем в будущем. Обычно процесс проходит в несколько итераций — это помогает отшлифовать документ и учесть все замечания. На практике могу сказать, что это может занять от трех до пяти обсуждений, в зависимости от сложности документа и вовлеченности коллег.

При согласовании мы ориентируемся не только на Постановление Правительства от 2008 года, но и на Трудовой кодекс и налоговое законодательство, так как важно учитывать как правила внутри компании, так и обязательные регуляции на уровне государства. Это не только поможет избежать проблем с аудиторами и налоговиками, но и придаст дополнительную уверенность вашим сотрудникам в надежности и безопасности процесса.

Что касается времени написания драфта и его согласования, то обычно я бы закладывал от двух до четырех недель. Это позволяет не только подготовить качественный документ, но и провести тщательную проработку всех деталей с коллегами. Конечно, время может варьироваться в зависимости от готовности команды к обсуждениям и наличия необходимых данных.

Создание четкого и понятного положения не только упрощает процесс командировок, но и помогает избежать лишних затрат и недоразумений в будущем. Удачи вам в разработке этого важного документа! Надеюсь, он станет надежным инструментом в вашей работе.

Наталья, здравствуйте!
Как-то приходилось разрабатывать подобное положение. Основная задача была регламентировать финансовые и организационные вопросы командировок, а также сформулировать прозрачные правила для участников процесса. На создание и согласование положения ушло около месяца — сроки зависят от структуры компании и уровня бюрократизации. Положение прошло два чтения: первоначальный драфт дорабатывался после первого чтения и обратной связи от заинтересованных отделов. Основой документа стало Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Также были учтены внутренние регламенты и федеральные законы, регулирующие расходы на командировки и их налогообложение. Задача положения — охватить не только финансовую, но и операционную отчетность. Помимо отчетов о понесенных расходах (чеки, квитанции и прочие документы), предусматривался отчет о проделанной работе, где сотрудник описывает достигнутые цели, проведенные встречи и иные результаты поездки. Это необходимо для оценки продуктивности командировки и корректировки будущих планов. Положение также включает нормы и лимиты компенсации расходов (суточные, транспорт, проживание) с установлением пределов для различных типов командировок.

Светлана, здравствуйте. Спасибо за комментарий. Да, Постановления "О размерах возмещения расходов" тоже важный нормативный акт.
Локальные акты компании и бизнес - процессы, безусловно, смотрим стыковку.
Шаблоны бухгалтерские, обязательно, ведь компании иной раз сами разрабатывают и дорабатывают какие-то рекомендованные формы документов.

Наталья, приветствую.
Я еще опираюсь на:
- Постановление Правительства РФ «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками…»,
- ЛНА и БП компании,
- ТК РФ,
- шаблоны, в тч бухгалтерские, принятые в Компании.
Как правило происходит 2-4 итерации. На старте оговариваются все необходимые нюансы, далее чаще идут «добавки», но бывает, что и убирают что-то «с глаз» работников.
По времени на разработку шаблона я беру 2-4 дня (в зависимости от загрузки).
Процесс согласования оговаривается также на старте и длится до 5 рабочих дней. На всех этапах сотрудничества со мной работает команда ответственных лиц (как правило в чате ТГ).
Благодарю за тему.