Как проводить интервью сотрудников для первичного сбора данных по грейдингу должностей

В грейдинге должностей одним из ключевых этапов работы является проведение интервью и опросов. То, как это будет проводиться, влияет в дальнейшем на все последующие этапы. В данной статье хотелось бы обсудить, как правильно проводить интервью для первичного сбора данных, чтобы они были валидны, и сам процесс был удобен как для того, кто его проводит, так и для того, для кого он проводится.

Какие основные цели стоят перед интервью при сборе данных?

Процесс создания профилей и описания функционала должностей является одним из первых этапов грейдирования, и его основной задачей является сбор первичной информации о функционале должности. Этот процесс включает в себя несколько разделов:

1. Информация о названии должности;
2. О лице, которое её занимает;
3. Информация про основные зоны ответственности и задачи;
И другие разделы, о которых я более подробно расскажу, и о нюансах их заполнения.

Как правильно подготовиться к интервью?

Чаще всего заполнение профилей происходит после организации личных встреч с руководителем или держателем должности – с тем человеком, который в компании знает про конкретную должность больше всех. Наша задача на этом этапе проекта – собрать с него всю необходимую информацию, которая нам пригодится в дальнейшем, когда мы будем оценивать должность. И для того, чтобы подготовиться к такому интервью, необходимо проделать несколько простых подготовительных моментов.

Во-первых, необходимо понять, с кем мы встречаемся: что это за позиция, какие там могут быть зоны ответственности и задачи. То есть, сформировать примерное представление о том, что это за позиция.

Во-вторых, необходимо подготовить сам драфт профиля. Это может быть пустая форма, в которую заносится вся информация, рассказанная респондентом. Необходимо перед интервью подготовить форму: заголовок, название должности, данные респондента и прочее.

В-третьих, с появлением искусственного интеллекта будет полезно создать и драфт функционала.

Допустим, можно написать следующий скрипт для нейросети: мне необходимо на встрече описать такую-то должность. Подготовь драфт функционала, который данная должность может выполнять в такой-то компании и в такой-то отрасли. Написание такого драфта позволит существенно сократить время интервью, поскольку вы вместе с респондентом будете заполнять профиль не с нуля, и ему не придется придумывать факты на ходу.

Как правильно составить структуру интервью, чтобы получить необходимую информацию о должностях?

Структура интервью включает в себя три основных раздела:

1. Вступительная часть

В первом разделе необходимо представиться, рассказать, какой проект вы реализуете и для чего нужна данная информация. Рассказать, что в процессе общения вы заполните определенную форму, и попросить отвечать на вопросы честно, открыто и в случае необходимости приводить примеры. Вступительная часть обычно занимает 3-5 минут.

2. Основная часть

В среднем проведение интервью занимает от 30-40 минут до часа. В основной части необходимо пройтись по профилю оценки должности, в котором содержится основная информация о должности.

В первом разделе профиля содержится общая информация о должности: название, департамент, управление, город, ФИО и так далее.

Второй раздел – ответственность и задачи. Это области ответственности, сферы деятельности, за которые отвечает должность. Внутри каждой сферы необходимо указать несколько задач, которые должность решает для достижения основных метрик эффективности вот в заданной области ответственности.

Третий раздел – цель должности. Это краткая формулировка, для чего должность существует в компании.

Четвертый – показатели деятельности должности, как количественные, так и качественные. Это те параметры, по которым можно понять эффективность работы сотрудника на данной позиции.

Пятым разделом является полномочия в принятии решений. Это вопросы, касающиеся размера бюджета, которым управляет должность, наличия команды и функционального подчинения, участия в каких-либо советах, комитетах, компаниях и уровне коммуникации.

Последний, шестой раздел – необходимые знания, умения и опыт, которые требуются для того, чтобы занимать данную позицию. Здесь указаны вопросы про образование, специализацию, профильные курсы, необходимый общий стаж, знания специализированных программ и т.д.

3. Завершающая часть

В конце интервью обязательно нужно выделить 2-3 минуты для того, чтобы поблагодарить респондента за его вовлеченность и время, которое он выделил. После кратко обозначить следующие вехи проекта, чтобы человек понимал, что будет дальше происходить с собранной информацией.

Как обеспечить комфортную атмосферу для сотрудников во время проведения интервью?

Чаще всего мы проводим интервью онлайн. Сотрудник, скорее всего, будет в комфортной для себя атмосфере физически, но интервьюеру очень важно настроить эмоциональный контакт с респондентом. С какими-то респондентами это очень хорошо и быстро получается, а с какими-то – медленно и трудно.

Требуется определенная подготовка, чтобы респондент был более открытым. Для этого вступительную часть интервью можно начать со small talk (легкой беседы). Узнать, как дела, как погода, спросить про кота или задать любые другие вопросы на отдаленные темы, чтобы установить эмоциональную связь с человеком. Все мы люди, и нам приятнее общаться с людьми не только на профессиональные темы.

Также стоит упомянуть, что подобные встречи происходят не спонтанно, и про них предварительно уведомляют: размещают информацию на порталах, организуют рассылки. В таких анонсах уже есть информация, кто будет встречаться, для чего и зачем. Благодаря этому сотрудники приходят более подготовленными, в том числе и эмоционально.

Что делать, если сотрудник на интервью не может четко сформулировать свои обязанности и задачи?

Это достаточно распространенное явление. Примерно половина респондентов не могут сформулировать четко свои обязанности и задачи. В этом и заключается наша задача, как консультантов и интервьюеров, чтобы структурировать информацию, которой владеет респондент. Для этого и создается профиль, который нужно заполнять, строится определенная структура.

Нет ничего страшного, если в ходе интервью вы что-то забудете, – информацию можно добавить в профиль и после интервью. Главное, чтобы человек расслабился, понимал, что это не экзамен. К тому же, наш основной инструмент в ходе данной работы – уточняющие вопросы, которые помогут сотруднику передать нам необходимую информацию.

Как гарантировать объективность и нейтральность во время интервью?

Предвзятость – редкий случай, но ее возникновение не исключено. В зависимости от компании необъективности где-то больше, где-то меньше – зависит от корпоративной культуры.

Чаще всего сотрудники не стремятся завышать свой функционал, но если мы опрашиваем руководителя относительно должностей в подчинении, то можем встретить видение раздутого функционала. Обычно в процессе интервью это становится ясно, когда по мнению руководителя обычная линейная позиция отвечает чуть ли не за всю прибыль компании. В этом случае не стоит ни в коем случае спорить с респондентом. Он выделил свое время на данный процесс, и к его словам надо отнестись с уважением. В этом случае можно попросить привести конкретные примеры. Обычно в этот момент человек осознает, что был неправ, и говорит более достоверную информацию.

Как реагировать на ответные реакции сотрудников во время интервью?

Бывает такое, что мы приходим к какому-то руководителю, а он просто закрывается и заявляет, что не будет с нами сотрудничать и раскрывать информацию по должностям. Единственное решение в таком случае – корректно напомнить про цели проекта, кто его курирует от компании, апеллируется на высоких руководителей внутри компании, которые приняли решение для того, чтобы этот проект проводить. Чаще всего после такого руководители или респонденты соглашаются с нами и начинают все-таки что-то рассказывать, а потом бывает так, что они так начинают рассказывать, что их потом просто не остановить.

Бывают и обратные ситуации, когда эмоциональность респондента выражается в большом количестве слов. В этом случае можно прерывать монолог, потому что время интервью ограничено. Важно в самом начале сказать, что на интервью выделено 40 минут и не более. И если респондент начинает очень подробно говорить малозначимые детали, уходить в дебри, его можно и нужно вежливо прерывать и направлять дальше.

Как оценить качество собранных данных и обеспечить надежность информации для последующего проведения этапов грейдинга должностей?

Существует несколько этапов валидации.

Первый — передать профили вышестоящему руководителю, чтобы он посмотрел, насколько все адекватно и соответствует действительности, и согласовал это.

Второй — сопоставить профили с похожими должностями в других компаниях. За опыт нескольких десятков проектов появляется определенная насмотренность, с которой понимаешь, какая должность чем должна заниматься, и в принципе эту валидацию проводишь уже в процессе.

Процесс сбора профиля является одним из самых трудоемких. По результатам проведения нескольких тысяч интервью могу сказать, что здесь самое важное – быть открытым, не перебивать собеседника, давать спокойно все рассказать. И наша задача в том, чтобы информацию зафиксировать и описать все так, как респондент говорит.

Правильность и корректность заполнения данных на этом этапе позволят наиболее точно оценить должность безошибочно. В случае каких-то спорных моментов на этапе калибровок, когда функции одной должности будут сравниваться, допустим, с другими должностями, именно грамотно заполненный профиль должности будет выступать неким мерилом того, что действительно должность делает, а чего на самом деле не делает.