Как правильно отказывать кандидатам в приеме на работу и оформить необходимый пакет документов

Не секрет, что на практике не часто, но встречаются иски кандидатов к компаниям о признании неправомерным отказа в приеме на работу. Суды, как правило, встают на сторону кандидата в случае, если им представлены доказательства неправильно оформленного письменного отказа о приеме на работу в компанию. 
 
 

HR специалистам и юристам компаний известна поправка к статье 64 Трудового кодекса РФ, о том, что необходимо давать письменный ответ о причинах отказа в трудоустройстве на письменный запрос кандидата в течении семи дней. Кандидаты, получив ответ на свой письменный запрос, могут подать иск в суд на не правомерный отказ, если в полученном письме нет четких критериев отказа, что нарушает их трудовые права. Получается, что обязанность работодателя не только прилежно отправить письменный ответ в течении необходимого срока, но и грамотно выстроить структуру письма, что бы у кандидата не осталось никаких сомнений в правомерности и правильности отказа со стороны компании работодателя.

Что значит «письменный ответ с четкими формулировками отказа»?
Предлагаю разобрать основные пункты, которые необходимо сделать, чтобы минимизировать риски.

1. Создать пакет документов по должности. 

Сформировать необходимый пакет документов по должности и отобразить во всех необходимых локальных актах. 
В штатном расписании должна быть отражена данная должность, в дополнение к ней составлена должностная инструкция, выпущены соответствующие приказы по предприятию.

2. Подготовить документы по охране труда.

Для производственных должностей актуально подготовить документы по охране труда и так же закрепить приказами по предприятию. Необходимо пройти процедуру Специальной оценки условий труда и прописать инсрукции по охране труда на данные позиции.

3. Формализация процесса подбора и отбора кандидатов.

Самый нужный шаг работ, так как именно эта часть в конечном итоге будет фигурировать в ваших отношениях с кандидатом. 

А) разработайте и утвердите приказом Положение о наборе и оценке персонала. Документ должен включать в себя весь процесс, приложения, регламенты, локальные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение о персональных данных и т.д.), образцы документов.

Б) определите методологию оценки. Форма внутренней анкеты, согласие на обработку персональных данных, виды интервью и тестирования, количество этапов прохождения интервью в компании на определенные должности, систему оценки компетенций. Процесс подбора и отбора кандидатов должен проводиться несколькими сотрудниками, которые имеют соответствующее образование или прошли дополнительное обучение и являются сертифицированными специалистами. 

В) в Положение о наборе и оценке персонала обязательно должно входить описание компетенций, т.е. описания знаний, умений, навыков, моделей поведения и личностных характеристик, при помощи которых достигаются желаемые результаты,  необходимые для той или иной должности. Для того что бы не прописывать компетенции на каждую позицию, можно разделить должности по группам: топ-менеджмент, линейные руководители, специалисты, и для каждой группы определить список компетенций. Например: лидерство, командная работа, коммуникативные навыки, ориентация на результат, планирование и т.д. 

Г) стандартизируйте процесс. Разработайте необходимые формы бланков.  Введите листы оценок (компетенции и индикаторы, ФИО кандидата, ФИО сотрудников компании, участвующих в подборе/отборе кандидатов на соответсвующие должности). Таким образом создается прозрачная система оценки кандидатов, которая в случае необходимости будет использована в возражениях против иска в неправомерном отказе. Так же стоит подготовить типовые и индивидуальные формы отказа кандидатам. Необходимо привлекать к подготовке данных форм юристов компании. Так как в дальнейшем именно эти отказы могут быть использованы в суде.

Важно понимать, что грамотный отказ кандидату, это не только защита компании от ненужных судебных процессов и траты денежных средств, это еще и вежливое и грамотное объяснение кандидатам, которые заинтересованы в прозрачности и объективности отбора, по какой причине компания работодатель отказывает им.
Наверняка Вы часто сталкивались с обратной связью от кандидатов, что компаннии работодатели не дают им информацию о причине отказа. Если встать на сторону кандидата, то ведь правда, человек ждет обратную связь, он на собеседовании нервничает, не видит себя со стороны, ему трудно объективно оценивать свои ответы и поведение. Возможно, ваш профессиональный ответ и рекомендации помогут кандидатам скорректировать свое поведение на собеседовании и в дальнейшем устроиться на работу в другую кмпанию. Не стоит забывать, что компания работодатель должна заботиться о своем имидже на рынке труда.