Как подготовиться к незапланированному выступлению за пять минут

Хорошо, когда для подготовки к выступлению достаточно времени.
Можно подобрать фактуру, тезисы, аргументы, ответы на вопросы, определиться с логикой и структурой, и десять раз прорепетировать перед зеркалом.

Но иногда необходимость выступать сваливается, как снег на голову.

— После Ивана выступает Татьяна. Вкратце расскажите о новой системе мотивации, которую будем вводить с нового года.

— Кстати, у нас в гостях представитель партнеров. Сергей, о вашем новом продукте гудит рынок, интересно узнать подробности.

— Елена, там сотрудники бузят, требуют пересмотра графика отпусков. Сходите, успокойте.

— А теперь — поздравление от PR-департамента. Наталья, слушаем вас!

Как мы поступаем в таких случаях? Суетимся, напрягаемся, нервничаем, пытаемся импровизировать, и не всегда это получается талантливо. 

Что делать?
Научиться готовиться максимально быстро, за несколько минут, а в идеале — моментально.

ЗАДАЧА 1. ПРИЙТИ В СБАЛАНСИРОВАННОЕ «РЕСУРСНОЕ» СОСТОЯНИЕ

Перенапряжены – расслабиться.

Если, наоборот, не хватает энергии и решимости – сконцентрироваться.

Только находясь в правильном состоянии, мы можем принимать верные решения.

«Узбагойзя» — говорил лемур из мультфильма «Мадагаскар».

Как это сделать быстро?

Для начала важно вспомнить, что стресс и страх – биохимические реакции.

В неожиданной пугающей ситуации организм выбрасывает в кровь гормоны адреналин, норадреналин и кортизол, вызывающие дрожь, сердцебиение, покраснение или побледнение кожи, затруднение дыхания.

Чтобы избавиться от негативных эмоций, необходимо изменить гормональный фон, причем в ситуации незапланированного выступления — за считанные секунды.

Популярные способы саморегуляции «через голову» (визуализации, медитативные практики, аффирмации, рефрейминги) для этого слишком медленны и малоэффективны.

Другой распространенный способ («сто грамм и всё нормально») опасен потерей контроля. Психика уже находится в нестабильном состоянии, и превысить «правильную дозу» очень легко.

Самый короткий, быстрый и здоровый путь – использовать специальные гимнастики.

Упражнения «Клин» и «Пляска святого Витта» пригодятся, когда у спикера есть возможность уединиться хотя бы на минуту, а технику «Улитка» можно делать даже в переполненном зале.

Поэкспериментируйте, и выберите один способ, подходящий именно вам.

1. Гимнастика «Клин».

Источник идеи упражнения – книга «Групповая психотерапия», Кьёл Рудестам, СПб.: изд. Питер, 2005.

Противопоказания (если присутствуют эти проблемы, используем другие способы):

· Проблемы с давлением – гипертония или гипотония.

· Сердечные заболевания в фазе обострения.

· Остеохондроз грудного или шейного отдела позвоночника.

· Головная боль, приступы мигрени.

Шаг 1.

· Задерживаем дыхание на максимально долгий срок (пока можем терпеть).

· Параллельно – сильно напрягаем всё тело: руки, ноги, пресс, плечевой пояс.

· Одновременно делаем очень-очень плавные, замедленные («в ритме улитки») наклоны, повороты, приседания.

Шаг 2.

Когда удерживать дыхание станет невозможно, начинаем дышать и энергично сбрасываем напряжение всем телом, имитируя движения кошки или собаки, попавших под ливень. Представляем, что костей в теле нет, и десять-двадцать секунд «отряхиваемся».

Шаг 3. Повторяем шаги 1 и 2 несколько раз. По опыту, если мы действительно вкладываемся в упражнение, не экономя сил, достаточно двух-трех повторов, чтобы расслабиться и почувствовать себя намного спокойнее.

2. Гимнастика «Пляска святого Витта».

Это упражнение не имеет противопоказаний по здоровью, как гимнастика «Клин». Но, на всякий случай — при первых признаках дискомфорта стоит сразу прекратить активность и применить другие способы избавления от напряжения.

Повторяем вторую часть упражнения «Клин» в течение минуты.

«Стряхиваем» напряжение, акцентированно вибрируя всем телом. Начинаем с кистей рук, переходим к плечам, груди, ногам.

Когда через 40-60 секунд делаем последнее акцентированное движение и переходим в фазу покоя, то, как правило, ощущаем расслабление, спокойствие и концентрацию.

3. Упражнение «Улитка».

Сжимаем ладони в кулаки. Разжимаем. А теперь сжимаем, но с такой скоростью, чтобы пальцы прикоснулись к ладоням не раньше, чем через минуту-две. Медленно-медленно, по миллиметру в секунду.

Да, поначалу приходится себя очень сильно «замедлять», и не всегда это комфортно.

Но через какое-то время дыхание становится ритмичным и глубоким, и когда пальцы наконец достигнут ладони, как правило, мы чувствуем расслабление и спокойствие.

ЗАДАЧА 2. ЗАФИКСИРОВАТЬ ЦЕЛЬ

Зачем выступаю? Какую реакцию хочу вызвать? «Чтобы что?»

Основные цели выступлений можно свести к таким пунктам:

• Проинформировать (обучающая лекция, например).
• Воодушевить (тост на юбилее директора).
• Убедить (защитить проект перед руководством).
• Призвать к действию.
• Продать.

Когда цель обозначена (желательно — письменно), намного проще в уме сконструировать фразы главной точки выступления — финала.

• Проинформировать: «Коллеги, резюмирую. В процесс исследований мы пришли к таким выводам: 1….. 2….. 3….. Спасибо за внимание, готов к вашим вопросам».
• Воодушевить: «Петр Петрович, от имени коллектива желаю крепкого здоровья еще на триста лет!»
• Убедить: «Подытожу. Новая система мотивации должна снизить текучесть кадров на четверть, расходы на фонд оплаты труда – на 10-15%, количество брака – минимум на треть, при этом повысить производительность труда на 20%. Если принципиальных возражений нет, пошаговый план я готов представить через пять дней».
• Призвать к действию: «Коллеги, цели и задачи определены, ответственные назначены. Предварительные отчеты жду 15 ноября до 15 часов, действуйте».
• Продать: «Благодарю за внимание. Тестовый доступ к нашему сервису вы получаете, если зарегистрируетесь в ближайший час, и на стандартный платный доступ получаете 30% скидку при регистрации до 17 часов. Подаем заявки». 

ЗАДАЧА 3. ПРОДУМАТЬ СТРУКТУРУ (ДРАМАТУРГИЮ) ВЫСТУПЛЕНИЯ

Человечество придумало немало способов решить эту задачу:

• Классическая структура художественного или музыкального произведения «Вступление – Основная часть – Завершение».
• Схема увлекательного литературного произведения, прекрасно используемая в сторителлинге «Экспозиция – Завязка сюжета – Развитие сюжета – Кульминация (основной конфликт) – Развязка – Эпилог».
• Модель PARADE, применяемая в крупнейшей консалтинговой компании McKinsey: Problem (Проблема) — Anticipated Consequence (что будет, если не решать проблему) – Role (роли участников) – Action (предлагаемые действия) — Decision-Making Rationale (почему мы предлагаем предпринять именно такие действия) — End-Result (конечный результат).
• И другие.

Для экспресс-подготовки к выступлению автор выбрал модель SCORE, описанную Робертом Дилтсом в книге «Фокусы языка».

Она проста, усваивается с одного раза, и позволяет выглядеть весомо и убедительно, даже если репетиций не было.

Symptoms: симптомы проблем, текущее состояние системы.

Causes: причины проблем.

Outcomes: цели, результат, желаемое состояние.

Resources: ресурсы, требуемые для достижения желаемого состояния.

Effects: эффекты, последствия.

Выступление руководителя HR-департамента по этой схеме может выглядеть так:

Symptoms

Коллеги, в прошлом году текучесть кадров в нашей торговой сети повысилась до самой высокой отметки в отрасли – 40%. Наш рекрутинг работает с перегрузкой, но не успевает закрывать все потребности.
Если процесс продолжится, мы будем вынуждены снизить требования к соискателям. Как правило, это быстро сказывается на лояльности клиентов, и я считаю — дальше игнорировать проблему нельзя.

Causes

Мы проанализировали причины явления. На треть текучка связана с гигиеническими условиями труда и личными обстоятельствами сотрудников.
Но больше всего увольнений вызвано устаревшей структурой мотивации: самая низкая в отрасли базовая часть зарплаты и премия, зависящая только от объема продаж.
У большинства конкурентов внедрены современные схемы зарплат, отражающие ключевые факторы эффективности.

Outcomes

Если руководство пойдет навстречу, мы готовы в течение следующего года привести текучесть кадров к среднему по отрасли значению.

Resources

Для этого необходимо внедрить современную схему зарплат. Я имею в виду повышение базовой части и внедрение KPI. 
По предварительным расчетам инвестиции во внедрение системы составят от X до Y тысяч рублей, подготовка займет до двух месяцев.

Effects

По опыту известных нам проектов внедрения, аналогичная система мотивации позволяла снизить текучесть кадров до 15-20%, расходы на фонд оплаты труда – на 10-15%, при этом повысить производительность труда продавцов.
Более точные прогнозы для нашей компании будут озвучены в течение недели. Если коллеги поддержат, мы готовы начинать подготовку. 

ЗАДАЧА 4 (ЕСЛИ ОСТАЛОСЬ ВРЕМЯ). ПОДОБРАТЬ ПРИЕМЫ «ПРИВИВКИ ОТ ВОЗРАЖЕНИЙ», УСИЛЕНИЯ И УКРАШЕНИЯ РЕЧИ

Вспомните кейсы успешного внедрения подобных проектов в других компаниях, иносказания, байки, анекдоты в тему, цитаты авторитетных личностей.

В формате экспресс-подготовки достаточно одного украшения для вашего спича.

Понимаю — для большинства коллег проблема выглядит незначительной. Доходы растут, и это радует. Но отдыхающие на Титанике тоже не представляли, что корабль приближается к айсбергу. Мне бы не хотелось, чтобы таким айсбергом для нашей компании оказалась моя сфера — персонал. 

ЗАДАЧА 5. ЕСЛИ ОСТАЕТСЯ ХОТЯ БЫ ПАРА МИНУТ, РЕПЕТИРУЕМ ОДИН РАЗ

Важно – несмотря на цейтнот и нервы, лучше это сразу делать без шпаргалки, на память.

Кажется, что блокнот в руках придает «опоры», но на самом деле — сковывает, заставляя голос звучать напряженно и неестественно.

Намного важнее ясно представлять себе логику изложения (по модели SCORE, например), чем заучивать текст наизусть.

Если мы уже находимся в зале, то репетируем мысленно, не подглядывая в блокнот.

Во время выступления – освобождаем руки, убираем подсказки и шпаргалки.

Повторив экспресс-подготовку несколько раз, можем заметим, что выполняем эту работу в уме и намного быстрее, чем поначалу.

В первый-второй раз на подготовку уйдет десять минут, в третий – пять, а на четвертый-пятый – блокнот и дополнительные минуты вовсе не понадобятся.

И в помощь начинающим ораторам – афоризм Уинстона Черчилля.

Его спросили – в чем главный секрет успеха публичного выступления. Ответ:

«Будь искренен. Будь краток. Садись». 

©Алексей Урванцев, эксперт по деловой риторике в HR, продажах и переговорах.

Лауреат Деловой Премии «Капитаны российского бизнеса» 2019 в номинации «Лучший бизнес-тренер» (организатор - журнал «Управление персоналом»).

ТОП-20 лучших российских тренеров: по продажам (рейтинг SalesPortal.ru) и по ораторскому искусству (рейтинг HUBSpeakers.ru).

Ведущий программ «HR-ПЕСНЯ с Алексеем Урванцевым» и «Передача об умных продажах «Без скидок» на MediaMetrics.tv.