Нужна работа?

Поручи поиск карьерному консультанту!

Независимый HR-консультант. Digital-технологии, HR-brand, HR-аналитика..

Инструкция по составлению follow-up письма после собеседования

В деловом общении follow-up - это письмо, которое составляется по итогам встречи. В нём подводятся итоги обсуждения и фиксируются договоренности. Если мы говорим про поиск работы, то под follow-up письмами обычно подразумеваем e-mail’ы, которые кандидат отправляет потенциальному работодателю после этапа личного собеседования. При помощи follow-up можно решать разные задачи. Например:

  • Подтвердить свой интерес и выделиться на фоне других кандидатов
  • Исправить впечатление о себе после собеседования
  • Получить дополнительную информацию о вакансии
  • Корректно отказаться от вакансии, сохранив хорошие отношения с компанией на будущее
  • Запросить обратную связь, получить рекомендации и советы от рекрутера

Для каких должностей нужно составлять follow-up письма?

Не только для высококвалифицированных специалистов, руководителей и топ-менеджеров. На самом деле follow-up может быть полезен для кандидатов на любую позицию, особенно если на неё высокая конкуренция. Есть вероятность, что потенциальный работодатель не прочитает ваше сообщение, но вы как минимум потренируетесь в деловой переписке и в рефлексировании вашего опыта прохождения интервью. Поэтому я настоятельно рекомендую составлять follow-up после ЛЮБОГО личного собеседования на ЛЮБУЮ позицию, в том числе когда интервью вам не понравилось и вы приняли решение отказаться от дальнейшего конкурса на вакансию, а также если вы получили отказ сразу после беседы.

Как писать классные follow-upы:

1.До или во время собеседования получите контакты HRа. Подойдут: корпоративный e-mail, профиль в соцсетях, номер телефона. Если нет контактов конкретного человека, можно написать письмо на общий e-mail отдела персонала (на работных страницах многих компаний указан email формата rabota@, hr@, personnel@, career@ и т.д.). Если специализированного e-mailа нет, то на сайте любой компании в разделе "контакты" можно найти какой-то совсем общий электронный адрес, в крайних случаях можно писать и на него, обязательно указав тему сообщения, чтобы его переслали в отдел подбора, например: "Обратная связь о собеседовании на вакансию BI-аналитика для менеджера по персоналу Екатерины".

2.Сразу после собеседования (день в день) выделите несколько минут и сделайте для себя заметки тезисно, в свободном формате. Попробуйте ответить себе на вопросы: какие мои общие впечатления? как я себя чувствовал(а)? что мне понравилось? что мне не понравилось? какие вопросы были неожиданными? какие вопросы были неприятными? что я забыл(а) спросить? что я забыла(а) сказать? что интересного я узнал(а) о компании и вакансии? на какие вопросы можно было ответить лучше/иначе? что мне осталось не понятным? что меня смущает? подхожу ли я для этой работы и почему? подходит ли эта работа мне и почему?

3.Отложите записи и вернитесь к ним на следующий день. Опираясь на свои тезисы, составьте письмо по схеме:

  • Тема. Не называйте ваше сообщение "Благодарность за встречу". Хорошие варианты: "Резюме встречи по вакансии...", "Summary беседы о вакансии...", "Обратная связь о собеседовании на вакансию..." и т.д. Если пишете в WhatsApp или Telegram рекрутеру, то тему можно не указывать 🙂
  • Приветствие. Постарайтесь избежать формулировок "доброго времени суток" и обращения к адресату в формате "уважаемый/многоуважаемый". Пример отличного нейтрального начала: "Здравствуйте, Мария!" Обращение на "ты" допустимо, если вы об этом договорились на собеседовании.
  • Напоминание, кто вы, на какую вакансию и когда проходили собеседование: "Это Евгений Иванов, мы с вами вчера встречались по поводу вакансии руководителя группы мерчендайзеров". Этот пункт можно пропустить, если перед собеседованием вы получили приглашение по электронной почте и пишете follow-up ответным письмом. В таком случае даже тему письма можно не менять, рекрутер получит сообщение с темой "RE: приглашаем вас на интервью..." Это вполне допустимо и хорошо воспринимается.
  • Благодарность. Кратко, в одно предложение. "Спасибо за то, что выделили для меня время". "Спасибо за интересную беседу". "Спасибо за возможность обсудить мой опыт и вашу вакансию подробнее". Лучше не использовать высокопарные обороты "Благодарю вас", "Выражаю благодарность".
  • Ваше положительное впечатление от собеседования. Хотя бы одно. Даже если вам отказали или если вы сами отказываетесь от вакансии. Опирайтесь на записи, которые вы сделали по горячим следам.
  • Содержательная часть:
Если собеседование прошло хорошо, но вы хотите выделиться на фоне других кандидатов С учетом полученной на собеседовании информации (специфика, объемы работы, цели, задачи на испытательный срок) акцентируйте что именно вас мотивирует и чем именно вы можете быть полезны, если вас примут на эту должность! Каким образом вы будете достигать результатов! Ваша ключевая задача - наглядно показать потенциальному работодателю, что вы справитесь с работой! Не надо перечислять ваши навыки списком, не надо писать "я убедился(ась), что идеально подхожу" Тщательно проработайте свои записи, вычлените конкретику, оформите в несколько предложений.
Если собеседование прошло неоднозначно, вы забыли какой-то важный факт/пример, растерялись и не ответили на важный вопрос Подчеркните вашу мотивацию, а также укажите нужную информацию в письме в формате "Я бы хотел(а) дополнительно обозначить несколько моментов в своём опыте, которые не отметил(а) на собеседовании: ..., ..., ...." Также, если вы почувствовали, что работодатель сомневается, то можно запросить тестовое задание: "Я понимаю, что мой опыт может показаться недостаточным для этой позиции. Если у вас есть тестовое задание, то я готов(а) его выполнить и на практике доказать, что смогу достигать результатов".
Если после собеседования у вас остались вопросы, которые вы забыли задать или вы сомневаетесь, что вы вообще хотите получить эту работу Напишите, какая именно информация вам нужна ("Мне важно самой убедиться, что я подхожу на эту вакансию, поэтому хочу прояснить следующие моменты: ..., ..., ...").
Если хотите отказаться от вакансии Деликатно проясните, что именно вам не подходит.  Можно указать, например, что нравится компания, но не совсем интересен функционал. Или что нравится компания и функционал, но вам кажется, что вам не совсем подходит стиль общения руководителя. Или что вам всё интересно, но не подходит система мотивации. Это нормально! В следующий раз, когда в компании откроется подходящая для вас вакансия в другом отделе или на других условиях (или если плохого руководителя заменят), есть вероятность, что к вашей кандидатуре вернутся. Если вы просто исчезнете после интервью, то таких шансов критически мало.
Если вам очень формально отказали, а вы хотите получить развернутую обратную связь от рекрутера Аккуратно сформулируйте запрос, избегая формулировок "почему", сделайте фокус на "зачем это мне". Например: "Я понимаю, что на текущем этапе другие кандидаты оказались сильнее, но я постоянно работаю над повышением своего профессионализма, и буду рад(а) советам и рекомендациям. Подскажите, пожалуйста, какие навыки и компетенции, на ваш взгляд, мне стоит развивать, чтобы претендовать на подобные позиции в вашей компании в будущем". 
  • Завуалированный призыв к действию. Сформулируйте, какого ответного действия вы ожидаете от рекрутера:  "Давайте оставаться на связи и дружить в соцсетях, мой FB/LinkedIn...", "Если у вас откроются вакансии, для которых я подхожу лучше, буду рад(а) получить от вас письмо/звонок", "Прошу сориентировать, в какие сроки можно ожидать обратную связь", "Буду рад(а) в ближайшее время получить приглашение на следующий этап". 
  • Заключение. Вежливое пожелание: "Удачи в поиске лучших специалистов", "Желаю вам закрыть все сложные вакансии"

4. Проверьте письмо перед отправкой. Дайте почитать домочадцам или запишите на диктофон, как вы читаете своё письмо вслух. Убедитесь, что звучите естественно, в меру формально и при этом дружелюбно. Отредактируйте шероховатости (если они обнаружились) и отправляйте. 

!!! Если вы составите follow-up письмо по этому алгоритму с опорой на ваши собственные заметки, то оно получится живое, персонализированное и наполненное конкретикой. Не используйте готовые шаблоны из интернета. Они все выглядят как сгенерированные плохой нейросетью: слишком обезличены, формальны и ужасно переведены с английского (например, нейтральное и корректное "looking forward" превращается в русском варианте в излишне эмоциональное "жду с нетерпением").

Несколько дополнительных вопросов по поводу follow-up писем:

1. - Может лучше общаться с потенциальным руководителем, а не с рекрутером?

- В некоторых случаях руководители сами занимаются подбором своей команды, тогда естественно лучше общаться с ними напрямую. Но в целом важно понимать, что рекрутеры на вашей стороне и точно так же заинтересованы в закрытии вакансии, как и вы. И если вы не подойдете на одну вакансию, но покажете себя деловым, дружелюбным, ответственным кандидатом, то велик шанс, что вас запомнят и будут предлагать другие позиции. Формировать нетворк из HRов ОЧЕНЬ полезно (вы никогда не знаете, кто где будет работать и кто кому может пригодиться через несколько лет). Другое дело, если HR на собеседовании был груб, высокомерен, задавал бестактные вопросы и у вас совсем не случилось контакта. В такой ситуации прежде чем писать гневный пост в соцсетях или на сайтах отзывов о работодателях, полезно найти контакты вышестоящего руководства (например, HR-директора) или общий адрес компании, указанный в разделе "Контакты" на сайте, и отправить follow-up туда.

2. - Если не получается написать письмо на следующий день после собеседования, то потом уже поздно?

- Лучше поздно, чем никогда. Но постарайтесь оформить свои мысли в течение недели.

3. - Сколько ждать ответных действий от работодателя?

- Если вы не получили никакой реакции, то через неделю можно напомнить о себе.

4. - Нужно ли писать follow-up после каждого этапа отбора?

- Можно. Но если вы проходите дальше первого личного собеседования, то, как правило, начинаете общаться с рекрутером чуть менее формально, можно перейти в формат телефонных звонков и/или переписок через мессенджеры.

Вот и всё :) Пишите follow-up письма, чтобы повышать свои шансы на трудоустройство, развивать нетворк и получать ценную и полезную информацию от рекрутеров!

Комментарии 9 Мне нравится 10 В закладки 5 Просмотры 916
Об авторе
Надежда Ракова (Schrock) - Независимый HR-консультант. Digital-технологии, HR-brand, HR-аналитика.
Независимый HR-консультант. Digital-технологии, HR-brand, HR-аналитика.
6 отзывов от клиентов (100% положительных)
Проверенный исполнитель hrtime.ru
Наград в конкурсах: 3
Лучшие исполнители HRTime.ru
Профессиональный опыт 9 лет
Эксперт HR-клуба: более 3-х публикаций
Все статьи эксперта
Рекомендованная услуга эксперта: Срочное создание follow-up письма после собеседования
Вы HR-эксперт?

Станьте исполнителем на hrtime.ru, пишите статьи и получайте заказы

Зарегистрироваться

Первые заказы и курс о том, как продавать услуги – в подарок!

Комментарии

Леонид, здравствуйте. Я, если честно, не совсем поняла про перенос ответственности за продолжение коммуникации. На кандидате лежит его личная ответственность за то, чтобы в максимально выгодном свете презентовать свою мотивацию и свой профессионализм. И follow-up помогает сделать именно это, поэтому его полезно рассматривать как дополнительную неочевидную возможность. В том числе ещё и потому что никакой метод оценки кандидатов не даёт 100% точности и у кандидата всегда есть право думать, что потенциальный работодатель мог его/её недооценить на собеседовании. И что-то с этим делать :)
Менеджеры по персоналу, кстати, тоже после собеседований гоняются за кандидатами, которые им кажутся ценными и интересными. Пишут письма, звонят, отправляют презентации и ссылки, предлагают пообщаться с потенциальными коллегами и чего ещё только не.
Ответ написан: 27 дней назад
А нет ли в follow-up переноса ответственности? Сейчас идёт тенденция у HR, что если кандидат не подошёл - про него забывают. Если не сказать на него забивают. Тк у HR много работы, а этот отработанный кандидат уже и не нужен. И таким письмом ответственность за продолжение коммуникации идёт от кандидата, который, зачастую, и так находится в менее выигрышном положении.
Ответ написан: 1 месяц 2 дня назад
Анастасия, здравствуйте! Спасибо большое за высокую оценку! Я тоже считаю, что про культуру follow-up писем при трудоустройстве полезно знать обеим сторонам процесса. А прицельно для HRов я сейчас ещё делаю материал про отказы кандидатам в формате развивающей обратной связи
Ответ написан: 2 месяца 16 дней назад
Надежда, добрый день! Благодарю за интересный и очень полезный материал! Мне кажется, что ваши советы и рекомендации полезны не только для тех, кто находится в поиске работы или же в перспективе рассматривает ее смену, но и HR и руководителям, т.е. потенциальным получателям сопроводительных и follow up писем.
Ответ написан: 2 месяца 16 дней назад
Марина, спасибо большое! Приятно быть полезной :) Надеюсь, вы уже нашли отличную работу. Если нет, то скорейшего и успешного завершения поисков!
Ответ написан: 2 месяца 24 дней назад
Надежда, отличная статья! Находясь в поиске работы и пройдя , на мой взгляд, плохо собеседование написала follow-up. Работодатель ответ не прислал , так и разошлись .Но то, что я донесла недосказанную информацию , это меня разгрузило эмоционально, для себя я поставила галочку, что сделала все возможное)
Поэтому всем советую , если осталась недосказанность - пишите follow-up. Статья Надежды в этом отлично поможет!
Ответ написан: 2 месяца 24 дней назад
Надежда, спасибо за ответ)
Ответ написан: 2 месяца 25 дней назад
Здравствуйте, Оксана. Если честно, я не могу вспомнить ни одного случая, чтобы follow-up воспринимался негативно, это всегда как минимум "плюс балл за старание", как говорили в школе :) Невольно отметишь, например, когда кандидат, который кейсовую задачку не смог решить на собеседовании, присылает письмо с решением. Даже если на работу его сразу не возьмешь, письмо в его карточку сохранишь и при повторном поиске по базе не будешь сразу однозначно отметать такого соискателя. Другое дело, что мне в принципе, и это скорее к сожалению, очень редко попадались такие кандидаты, которые follow-upы делали, даже на топ-позиции.
Чтобы избежать ощущения навязывания, не надо выражать больше одной благодарности, не писать "я идеально подхожу", аккуратно сформулировать "буду рад получить приглашение на следующий этап" (это не воспринимается как прямой нажим). Но я эти моменты все указала в инструкции :) А чтобы надоесть, надо, наверное, несколько писем подряд написать одному и тому же адресату, мне такие точно не попадались, я бы запомнила :)
Ответ написан: 2 месяца 25 дней назад
Надежда, добрый день.
Вопрос к вам, как к рекрутеру: а не получится на практике так, что follow-up письмо воспримется со стороны руководителя, как навязывание и надоедание? Бывали ли такие случаи в вашей практике? И как грамотно отправить письмо, чтобы такое впечатление не создавалось? Может, нужно оговаривать этот момент на этапе собеседования? Или в этом нет необходимости.
Ответ написан: 2 месяца 25 дней назад

Следить за новостями

Популярные услуги раздела с ценами:
ХОТИТЕ БОЛЬШЕ МАТЕРИАЛОВ ПО ЭТОЙ ТЕМЕ?
Напишите ваш электронный адрес
и получите на почту подборку лучших материалов по темам:

Плюс особый подарок от сервиса на выбор:

Другие материалы в HR-клубе
ЛУЧШЕЕ В РАЗДЕЛЕ ЗА КВАРТАЛ
11 июня 2021, 18:21
 Круглова Анна Проверенный исполнитель
Совет соискателю: как корректно определить свою стоимость на рынке труда
В этой статье я хочу рассказать вам реальную историю от рекрутера, который был соискателем. Я в свое время сама, оказалась на рынке труда. Разбитая как корыто, "выжженная" прежней работой чуть ли не до тла, уже больная, злая, не имеющая никакого желания...
140381
3 июня 2021, 07:18
 Ирина Князева Проверенный исполнитель
Как найти работу в Телеграм + 100 каналов с вакансиями с разбивкой по профессиональным сферам
Сегодня искать работу только на сайтах по поиску работы не очень эффективно, Так как многие компании используют социальные сети и мессенджеры как источник привлечения кандидатов, в частности Телеграм. Есть мнение, что в Телеграм можно найти только вакансии...
54263
сегодня
 Круглова Анна Проверенный исполнитель
Совет соискателю: как правильно заполнить анкету для успешного прохождения собеседования
Не все компании, при отборе кандидатов на ту или иную должность, ограничиваются резюме и собеседованием. Не редко, существует ещё этап заполнения анкеты. Предлагаю в рамках данной статьи разобрать распространённые вопросы предлагаемых анкет: их значение...
727350
14 июня 2021, 07:03
 Круглова Анна Проверенный исполнитель
Совет соискателю: типы компаний и карьеры для начинающих руководителей
Если Вы хотите продать себя рынку труда как руководитель, то давайте разбираться, почему Вас не всегда приглашают? Почему Вам отказывают, несмотря на присутствие необходимого опыта? Какие есть ещё нюансы в опыте управления процессами и людьми? Мне бы...
161951
7 июня 2021, 15:42
 Круглова Анна Проверенный исполнитель
Совет соискателю: особенности трудоустройства на работу через знакомых
В России бытует мнение, что устройство на работу через знакомых или влиятельных знакомых дает определённые привилегии. А если попросту, то "облегчает жизнь с точки зрения поиска работы и ввода в новую должность". Дорогие соискатели! Хочу поделиться...
151151
26 апреля 2021, 08:55
 Ирина Князева Проверенный исполнитель
Как в резюме обратить внимание работодателя на ваш профессионализм
В целях сохранения конфиденциальности, имя клиента и некоторые данные изменены или закрыты символами. Цель Дмитрия: Должность операционного / исполнительного директора в коммерческой компании. Задача: Последние 10 лет, Дмитрий являлся собственником /...
61852
13 мая 2021, 14:29
 Ирина Князева Проверенный исполнитель
Зачем соискателю нужно высшее образование: 5 аргументов
Сейчас есть масса возможности трудоустроиться и работать без образования и спектр профессий достаточно большой. Можно даже зарабатывать приличные деньги, не имея образование. И у выпускников школ появляется резонный вопрос: «Зачем тратить 4-6 лет...
46153

Дискуссии hr-клуба:

Акимова Лиясегодня
Ольга, добрый деньЕсли говорить вариан “а как у меня“То, конечно, часто клиенты пытаются получить услугу бесплатно, как бы между делом.Сразу...Какой сервис после тренинга вы продолжаете оказывать бесплатно?
Светлана, доброго дня!По опыту скажу, что прекрасная схема! Например, при работе с аутсорсинговыми компаниями - в них так вообще незаменимая....Прием на работу с условием ученического договора
Ирина, здравствуйте!В моей практике отказы из-за курения встречаются редко. Обычно это не связано с затрачиваемым на процесс курения...Как часто у вас бывают отказы в приеме на работу по причине курения соискателя?
Анатолийсегодня
Был такой случай. Я подбирал менеджеров по продажам. Заказчик не пил и не курил и хотел видеть в своей команде таких же людей. Однако,...Как часто у вас бывают отказы в приеме на работу по причине курения соискателя?
Ирина, доброго дня!) В США уже стало нормой отказывать в приеме на работу курильщикам. В 21 штате такая практика поддерживается законодательством....Как часто у вас бывают отказы в приеме на работу по причине курения соискателя?
Кандидат, который не дает обратную связь перед выходом на работу (если это не экстренная ситуация), дает 2 повода для раздумья:1) Что...Кандидат не выходит на связь - бить ли тревогу?
В вопросе звучит - что должен делать HR? Мне приходилось увольнять, непросто это. Увольнение – на 3 месте по стрессам для человека,...Как поступать с некачественными сотрудниками?
Здравствуйте, Елена. Очень много бесплатной информации в интернете. Погуглите Егора Яценко и Ирину Шамаеву. Найдёте и статьи, и видео....Посоветуйте обучение по boolean search
Странные ответы, такое ощущение, что какой-то форум на "Одноклассниках". "В ответе за тех, кого приручили" - в...Как поступать с некачественными сотрудниками?
Об этом кейсе можно говорить много и с пользой для дела. Речь прежде всего о том, что мы в ответе за тех, кого приручили. Работник...Как поступать с некачественными сотрудниками?
И всё-таки - "мы в ответе за тех, кого приручили"! Безусловно, суицид - не вина HR-а сам по себе, но массово потребительское,...Как поступать с некачественными сотрудниками?
На мой взгляд, менеджер по персоналу мало что мог предвидеть и изменить.Нельзя всю вину вешать на менеджера по персоналу. Если уж и...Как поступать с некачественными сотрудниками?
Добрый день, Наталья!В первую очередь Вам нужно определиться зачем учиться? Чтобы получить работу, расширить профессиональные навыки...Как обучиться на торгового представителя?
Давайте не будем вешать все на HR-менеджера! В голову каждому не залезешь! Тесты люди за какое то время перед суицидом пишут очень...Как поступать с некачественными сотрудниками?
"А вот, что касается проблемы ненужных людей и роста суицида, то я соглашусь, скорее всего так будет и готовиться к этому надо."Совершенно...Как поступать с некачественными сотрудниками?
Понравилось 10 пользователям