Что делать, если выезд уже назначен, а заказчик “временно не отвечает”

Ситуация: кандидат подобран, всё согласовано, выезд назначен — дата, транспорт, контакт на объекте. Но за 1–2 дня до отправки заказчик перестаёт выходить на связь. Не отвечает на сообщения. Не берёт трубку. Не подтверждает готовность принять. А кандидат уже собрался, билет куплен, в анкете стоит “в работе”. Что делать? Ждать? Отменять? Отправлять на свой страх и риск? Такие ситуации критичны: можно потерять кандидата, подставить человека, сжечь бюджет — и получить “срыв” без своей вины. В этой статье — чёткий алгоритм действий: как фиксировать этапы, с кем держать связь, что писать, когда ставить на паузу и как сохранить лицо перед заказчиком и кандидатом, если заказчик “пропал”.

Что делать, если выезд уже назначен, а заказчик “временно не отвечает”

В агентской практике одна из самых нервных ситуаций — выезд согласован, а заказчик молчит.

• Контакт на объекте не берёт трубку

• HR “в отпуске”

• Мастер не отвечает

• Вчера были на связи — сегодня не найти

А вы:

• Купили билет

• Подготовили документы

• Дали кандидату инструкцию

• В системе стоит “в работе”

📌 Вопрос: что делать? Ждать? Отправлять “вслепую”? Отменять? Есть чёткая схема, как действовать без потерь и с минимальными рисками.

🔹 Шаг 1. Фиксация статуса: что известно, что не подтверждено

📌 Первое — собрать, что у вас есть на момент “молчания”.

• Есть ли официальное подтверждение выезда от заказчика? (в переписке, письме, CRM)

• Назван ли конкретный человек, который должен встретить?

• Уточнён ли адрес объекта, и есть ли он в доступе у кандидата?

• Согласована ли дата/время прибытия, условия, готовность принять?

Если этих пунктов нет в зафиксированном виде — выезд не подтверждён, даже если ранее обсуждался устно.

📌 Это не бюрократия. Это граница ответственности.

🔹 Шаг 2. Срочный контакт — максимум за 24 часа до отправки

Если вы не можете достучаться до заказчика за сутки до выезда — это уже сигнал риска.

Что делаем:

• Пишем на все каналы (почта, мессенджеры, CRM, телеграм/WhatsApp):

“Подтвердите готовность принять кандидата ___, прибытие ___, встреча с ___, контакты есть?”

• Упоминаем, что без ответа выезд будет приостановлен.

📌 Не надо обвинений, но позицию нужно обозначить.

Пример:

“До выезда осталось 24 часа. Без подтверждения и контакта на объекте — ставим задачу на паузу, чтобы избежать риска.”

🔹 Шаг 3. Информирование кандидата — открыто, без паники

📌 Важно не делать вид, что “всё хорошо”, если вы сами не уверены.
Честная коммуникация с кандидатом = доверие.

Пример:

“Выезд готов, но ждём финальное подтверждение от объекта. Как только получим — сразу уточним. Пока просьба оставаться на связи.”

Если через несколько часов ситуация не проясняется — уточняем:

“Ответа пока нет, поэтому выезд ставим на ожидание. Как только будут новости — сразу сообщу.”

📌 Кандидат не должен садиться в поезд, не зная, куда едет и кто его ждёт.

🔹 Шаг 4. Решение: отправлять или отменять?

📌 Решение зависит от уровня доверия к заказчику и предыдущего опыта.

Отправлять, если:

• Было письменное подтверждение

• Выезд уже проходил по такой схеме

• Объект постоянный, встречи происходят регулярно

• Есть “дежурный” человек, который точно встретит

• Вы уверены, что это техническая пауза, а не “слив”

Ставить на паузу, если:

• Новая задача, объект не проверен

• Ни один контакт не отвечает

• Вся информация была “на словах”

• Нет понимания, кто встречает и куда ехать

• Кандидат едет издалека и без опоры

📌 Лучше приостановить, чем подставить человека и сорвать доверие.

🔹 Шаг 5. Что писать заказчику, если связь не восстановилась

📌 Через 6–8 часов молчания (или максимум за 12 часов до отправки) — фиксируем паузу.

Пример:

“Выезд по задаче ___ поставлен на паузу в связи с отсутствием подтверждения и связи с ответственным на объекте. Как только появится ответ — включаемся сразу. Кандидат предупреждён, готов ждать сутки.”

📌 Это фиксирует вину на стороне заказчика, но без конфликта.

🔹 Шаг 6. Когда закрывать задачу полностью

Если в течение 48 часов никто не вышел на связь — считаем задачу неактивной.

Действия:

• Убираем из воронки “в работе”

• Переводим кандидата в резерв

• Фиксируем в отчёте:

“Отправка не состоялась по причине отсутствия ответа со стороны заказчика”

• Через 2–3 дня можно отправить финальное сообщение:

“Пока задача приостановлена. Если вы планируете возобновить — дайте знать, мы подключимся.”

🔹 Как не допустить таких ситуаций в будущем

📌 Вот что помогает “страховать” задачу:

• Фиксировать всё письменно: даты, контакты, место, условия

• Просить контакт не одного человека, а двух: HR и мастер, или логист и прораб

• Уточнять заранее, кто встречает

• Договариваться об ответе не позже, чем за сутки до выезда

• Добавлять в шаблон фразу:

“В случае отсутствия подтверждения до [время] — выезд будет приостановлен по инициативе агентства во избежание срывов”

Заключение

📌 Молчание заказчика — это не повод “ждать до последнего”.

Это повод перейти в режим защиты ресурсов и доверия.
И чем раньше вы это сделаете — тем выше шансы не потерять кандидата и не испортить отношения.

Фиксируйте, предупреждайте, приостанавливайте корректно — и работайте только в понятной системе.