7 ключевых этапов адаптации нового сотрудника

От того, как новичок адаптируется в компании зависит окупятся ли ваши затраты на его подбор и как скоро он выйдет на производительность. Таким образом, успешная адаптация экономически выгодна предприятию. Предлагаю чек лист из семи составляющих программы адаптации. Проверим, ничего ли мы не забыли. 

Несколько лет назад я стала свидетелем такой истории: к нам на работу вышел новый сотрудник, назовем его Николай. В первый рабочий день Николая оформили на работу, провели вводные тренинги и бережно передали в руки руководителя. Руководитель посадил Николая к компьютеру и ушел на обед. Новый сотрудник так и просидел целый день перед монитором. Вечером прислал смс рекрутеру компании, что больше на работу он не выйдет, а за трудовой пришлет свою жену. 

Итак, вы потратили немало времени и сил на поиски специалиста и ждете его выхода. Работа, казалось бы выполнена, но… впереди следующий важный этап – адаптация. От того, как новичок пройдет этот этап, зависит то, как скоро он начнет показывать результаты. Проверим, ничего ли мы не забыли. 

0. Подготовка.

Подготовиться к выходу нового сотрудника необходимо заранее:

• Разработайте план мероприятий для новичка. Об этом расскажем подробнее ниже.
• Организуйте рабочее место,  компьютер, телефон, или другие инструменты для работы, которые понадобятся сотруднику
• Накануне даты выхода свяжитесь с сотрудником и удостоверьтесь, что у него все идет по плану, он планирует приступить к работе в тот день и время, когда вы его ждете, принесет с собой необходимые для оформления на работу документы
• Также удостоверьтесь, что руководитель сотрудника помнит о его выходе и имеет для новичка план задач на период испытательного срока.

1. Мимо HR не пройдешь.

Роль погружения новичка в корпоративную культуру, как правило, берет на себя отдел по работе с персоналом.  Не забудьте рассказать о текущей деятельности компании, ее истории, ценностях, организационной структуре, действующих правилах и политиках, о том, как оценивается работа сотрудников, предполагается ли обучение в компании и какие в компании есть возможности для карьерного развития. 

2. Подтвердите свои обещания.

В течение трех рабочих дней с сотрудником должен быть заключен трудовой договор. При приеме на работу трудовое законодательство также предписывает нам ознакомить нового сотрудника с правилами внутреннего трудового распорядка и другими внутренними документами, с которыми будет связана его работа. Рекомендую также в первый рабочий день ознакомить сотрудника с должностной инструкцией, это поможет избежать в дальнейшем двусмысленности при оценке работы. 

3. Постановка задач.

Без преувеличения можно сказать, что взаимодействие с руководителем - это важнейшая часть адаптации для новичка. Важно, чтобы в первый день руководитель выделил достаточно времени для общения с новым сотрудником: рассказал о своих ожиданиях, о задачах на период испытательного срока, о том, как они будут обмениваться информацией. Хорошим тоном будет пообедать вместе с новым сотрудником в первый день или с командой. В дальнейшем в течение периода адаптации рекомендую руководителю регулярно, раз в неделю-две обмениваться с новым сотрудником обратной связью: рассказывать о том, что он делает правильно, корректировать действия, интересоваться его впечатлениями о компании и выполняемой работе. 

4. Знакомство с коллективом.

Сложно найти человека, который чувствовал бы себя уютно в первый день на новом месте. Наша помощь новичку в этом вопросе будет в том, чтобы представить его коллегам, показать офис, разослать коллегам коммуникацию с фотографией о его выходе. Я предпочитаю в публикацию новости о новичке помимо образования и опыта работы добавлять информацию о его хобби, увлечениях, интересных фактах биографии. Это помогает стирать границы между новичком и новым коллективом. 

5. Наставник.

Всё больше современных компаний внедряют для новичков практику наставничества. Наставником не всегда является руководитель, это может быть коллега из своего или даже из другого отдела, из числа опытных и лояльных сотрудников, который хорошо знает организацию изнутри и поделится секретами успеха с новичком. В одной из производственных компаний, в которых я работала цель наставника заключалась в том, чтобы помочь ориентироваться в неформальных правилах компании, помогать социализироваться, ходить с новичком на обед, это так называемая социальная адаптация. В другой моей компании наставники больше отвечали за профессиональное мастерство и поддержку новичков с профессиональной точки зрения. 

6. Погружение в бизнес.

Для ключевых сотрудников и руководителей стоит предусмотреть ещё один этап адаптации – более глубокое знакомство с бизнесом. Этот этап может включать экскурсию на производство, знакомство с процессом продаж, знакомство с представителями всех функций. В FMCG компаниях новичков принято отправлять в торговые точки вместе с торговым представителем для того чтобы прочувствовать бизнес изнутри. Когда я в первый раз вышла на работу в одну из известных FMCG компаний, я целую неделю провела "в полях": один день с мерчендайзером, один день с торговым представителем в сетевой рознице, один день - в несетевой рознице, один день - в HORECA (гостиницах и ресторанах), один день в центре обслуживания клиентов. Итог - быстрое понимание бизнес-процессов и болезненных точек. А с такими подразделениями как финансы, ИТ, маркетинг можно организовать групповые встречи - собирать на встречу сразу несколько новичков. 

7. Подведем итоги.

Довольно часто период адаптации новых сотрудников приравнивается к испытательному сроку 3 месяца.

Решение о прохождении испытательного срока должно быть принято за 3 дня до его окончания. Поэтому не позднее чем за три дня до окончания испытательного срока проводим встречу с новичком, подводим итоги - что выполнено, что не выполнено, обмениваемся обратной связью и сообщаем ему о результатах испытательного срока. 

А что вы ещё включаете в программу адаптации?