Зачем предпринимателю управленческий учет

Статья посвящена управленческому учету в организации, который необходим и особенно актуален в современных условиях.
По сложившейся традиции, многие предприниматели и руководители опираются на информацию бухгалтерского учета или оперативную информацию о движении денежных средств для оценки финансового состояния и рентабельности бизнеса вцелом или его отдельных составляющих, что приводит, порой, к неблагоприятным последствиям в результате ошибочных суждений.
Эта статья - первая часть цикла об управленческом учете.

Часть 1. Какая разница?! Бухгалтерский, управленческий…

Управленческий учет (management accounting) возник как самостоятельный вид учета в ответ на потребность менеджмента организации информации, необходимой для эффективного управления.

Финансовый (бухгалтерский учет), целью которого является удовлетворение потребности внешних пользователей отчетности, не может дать информацию, необходимую для принятия оперативных управленческих решений.

Поэтому управленческий учет возник не просто в развитие финансового учета, а как новая самостоятельная дисциплина.

Управленческий учет использует не только фактические данные о совершенных за отчетный период операциях, но и аналитические, оценочные данные, а также вероятных событиях в будущем (планы, бюджеты), представляет руководителю всестороннюю информацию.

Несмотря на множество различий, которые описываются в специальной литературе, можно выделить основные различия между бухгалтерским и управленческим учетом состоят в следующем:

1.      Пользователи информации:

•         Управленческий учет  - информация предназначена для   внутренних пользователей (руководители всех уровней)                            

•        Бухгалтерский учет      -    использование     информации внешними пользователями. 

2.      Цель:                

•        Управленческий учет – планирование и управление деятельностью, принятие решений здесь и сейчас

•        Бухгалтерский учет – учет результатов работы организации.

3.      Методология:

      •  Управленческий учет - собственная методология сбора, обобщения и т.п. информации, уникальная для каждой организации

     •   Бухгалтерский учет - требования установлены законодательными и подзаконными актами, инструкциями и т.п.

4.      Масштабы:

•        Управленческий учет – конкретные (отдельные) стороны деятельности организации в соответствии с уровнем и областью принимаемых решений

•        Бухгалтерский учет - организация как единое целое.

5.      Оценочные показатели:

      •  Управленческий учет – в отчетах используются стоимостные и натуральные показатели 

•        Бухгалтерский учет - только стоимостные показатели, которые позволяют консолидировать информацию об активах и пассивах организации.

6.      Исходные данные:  

•        Управленческий учет - текущие и перспективные операции (планирование), оценочные суждения и иные источники информации.

•        Бухгалтерский учет – свершившиеся, документально подтвержденные факты хозяйственных операций.

7.      Правила и стандарты.

•        Управленческий учет - нет строгих правил, информация должна быть понятна пользователям и быть релевантной принимаемым решениям       

•        Бухгалтерский учет – установленные унифицированные стандартами отчеты. 

Теперь остановимся более подробно на этих различиях.

Бухгалтерская отчетность предоставляет информацию о финансовом состоянии предприятия внешним пользователям, например, государству, акционерам, банкам, поставщикам и другим заинтересованным лицам. 

В состав этой отчетности входят: 

  - Баланс предприятия 

  -  Отчет о прибылях и убытках

  -  Отчет о движении капитала

  -  Отчет о движении денежных средств

  - Приложение №5 к балансу.

Все эти отчеты составляются по унифицированной форме и в соответствии с Методическими рекомендациями по их заполнению, утвержденными МФ РФ.

Пользователями управленческой отчетности являются участники организации, влияющие на результаты ее деятельности – руководители предприятия, руководители направлений бизнеса, линейные менеджеры и т.д. И поэтому управленческие отчеты должны давать им именно ту информацию, которая необходима для принятия конкретного управленческого решения. Требования, которым должна соответствовать качественная управленческая информация, будут рассмотрены позже.

Цели финансового и управленческого учета диаметрально противоположны. 

Цель бухгалтерского учета – формирование достоверных результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия за период на основании учтенных операций. Таким образом, бухгалтерский учет фиксирует свершившиеся факты, изменить которые уже нельзя, т.е. этот вид учета обращен в прошлое организации.            Финансовые отчеты дают руководству предприятия информацию о том, какие результаты достигнуты в прошлые периоды, но повлиять на эти результаты невозможно.

В отличие от финансового учета, управленческий учет нацелен на настоящее и будущее организации. Информация управленческого учета   выполнении объема продаж, товарных запасах, состоянию дебиторской и кредиторской задолженности и т.п. дает руководству и менеджменту компании сегодня влиять на результат деятельности и принимать наиболее эффективные решения.

Методология и формы бухгалтерского учета регламентируются государством.

Методология ведения управленческого учета, структура и иерархия отчетов, периодичность их формирования определяется в каждой компании индивидуально в зависимости от текущих потребностей и регламентируется внутренними документами (Приказами, Положениями, Учетной политикой управленческого учета и т.п.). 

Управленческую отчетность можно формировать в текстовом, графическом или табличном виде.

Текстовый вариант чаще всего используют, чтобы объяснить причины отклонений каких-либо показателей от плановых или описать технологические процессы. Такие отчеты обычно составляют в виде служебных и докладных записок. 

Графическая информация позволяет наглядно отобразить хозяйственные процессы компании или результаты расчетов показателей ее деятельности. Поэтому аналитики чаще всего используют именно этот вариант.

Таблицы – наиболее удобная и привычная форма представления информации. В них легко отразить плановые и фактические показатели, а также отклонения по ним.

И как уже было отмечено ранее, все процедуры финансового учета стандартизированы, а правила ведения управленческого учета каждое предприятие устанавливает самостоятельно исходя из собственных потребностей и имеющихся ресурсов. 

Важно:  

Документы управленческого и бухгалтерского учета, которые регистрируют операции и результаты деятельности предприятия имеют дело с одной и той же информацией, но анализируют ее разными способами в соответствии с назначением этих документов.

 
Таким образом, Управленческий учет представляет собой деятельность по обеспечению руководства учетной информацией, которая необходима ему для управления предприятием с максимально возможной эффективностью.

Информация управленческого учета

Основное назначение информации управленческого учета – дать возможность руководству  организации управлять с наибольшей эффективностью.

«Ценность информации» управленческого учета заключается в улучшениях, достигнутых в управлении, в результате использования информации.

По форме представления информация управленческого учета может быть:

 - «количественной» (т.е. связанной с цифрами, например, управленческие отчеты по продажам, документация по товарным запасам и т. д.)

 - «качественной» (т.е. информация нефинансового характера, которая дополняет картину, привлекая внимание руководства к проблемам, не имеющим денежного выражения).

По месту возникновения информация управленческого учета может быть:

- «внутренней» (т.е. созданной внутри подразделений организации).

- «внешней» (т.е. полученная из внешних источников, СМИ и т.д.).

Чтобы информация управленческого учета была полезной для руководителей в управлении компанией, она должна отвечать следующим требованиям:

 - Постоянство

 - Точность

 - Уместность

 - Понятность

 - Своевременность.

Постоянство – возможность сопоставлять имеющиеся данные с им подобными. Единственно, когда изменение при подготовке информации возможно, это когда новая база обеспечивает более полезную информацию, чем старая. Все пользователи должны быть извещены об изменениях и причиной внесения изменений.

Если информация не будет точной, она может стать причиной принятия ошибочных управленческих решений, что неблагоприятно сказывается на результатах деятельности предприятия. Кроме того, один раз столкнувшись с неточностью информации управленческого учета, пользователи будут ее игнорировать.

Уместность означает, что информация управленческого учета, представляемая руководителю или менеджменту организации, должна относиться к решениям, которые необходимо принять. Информация, ценная для одного решения, может оказаться неуместной для другого. Например, информация о количестве материалов на складе не уместна при обсуждении затрат на коммунальные расходы. Также и в отношении пользователей. Информация, на основании которой планирует объем продаж директор по сбыту не уместна для принятия решений начальником АХО.

Понятность – информация должна быть представлена пользователю в доступной для понимания форме. Если информация непонятна тем, кому она предназначена, это бесполезная информация, и, скорее всего, она будет проигнорирована. Чтобы информация была полезна пользователю, следует предварительно согласовать с пользователями информации формы и содержание отчетов управленческого учета. Учитывая то, что на многих предприятиях источником управленческой информации является финансовая служба, управленческие отчеты формируются в форматах, более близких и понятных финансистам, нежели менеджерам. И это становиться одной из причин сопротивления менеджмента при внедрении управленческого учета на предприятии. Потому что, чтобы получить какие- либо отчеты, необходимо внести информацию в базу данных и эта часть работы ложится в какой-то части и на сотрудников нефинансовых подразделений. И когда в результате вместо отчета, необходимого для принятия решения здесь и сейчас менеджер получает по всем правилам составленный финансовый отчет, раздается вполне справедливый упрек: «Мне же не это надо!» Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо сначала определиться с форматом и составом отчетов и только потом приступать к сбору данных, обработке и формированию необходимых менеджменту отчетов.

Своевременность – это предоставление самой свежей информации. Однако существует противоречие между своевременностью и точностью предоставляемой информацией. Необходимо сбалансировать эти две характеристики. Или в каждом конкретном случае отдавать предпочтение одной из них.

Документы управленческого учета

Все хозяйственные операции, совершаемые на предприятии, должны оформляться соответствующими оправдательными документами, на основании которых информация о совершенных хозяйственных фактах подлежит отражению в учетных регистрах управленческого учета. 

Совершенно бессмысленно отражать в управленческом учете информацию, не подтвержденную документами.

К учету могут приниматься и документы финансового (бухгалтерского) учета, если они в полной мере характеризуют совершенную хозяйственную операцию, т.е. в бухгалтерские документы добавляется аналитика и характеристики хозяйственной операции, необходимые для формирования управленческой отчетности, например, направление бизнеса, подразделение, статья доходов или расходов и т.п.

В настоящее время для целей управленческого учета может быть приспособлена любая бухгалтерская программа, даже 1-пользовательская 1С-Бухг 8.3, т.к. позволяет настроить аналитику для целей управленческого учета.

В случаях, когда отражение информации не связано с свершившимися фактами хозяйственной деятельности (оценки, планы и т.п.), должны приниматься документы управленческого учета в соответствии с утвержденными политиками или регламентами.

Возможно формирование документов управленческого учета в электронном виде с идентификацией отправителя или исполнителя документа.

Документы управленческого учета составляются в момент совершения операции, а если это невозможно, то непосредственно после, в сроки, утвержденные регламентами организации.

Для отражения хозяйственных операций в управленческом учете следует применять метод начисления, т.е. признание результатов сделок и прочих событий в том периоде, когда они произошли, независимо от их оплаты.

Отчетным периодом по управленческому учету признается календарный месяц.