Важные правила удаленной работы

В статье приведены простые практические советы по тому, как повысить эффективность удаленной работы. Что стоит делать для того, чтобы было комфортно работать из дома.
Также рассмотрены идеи для помощи новичкам, как провести процедуру адаптации в удалённом формате работы.
Основные разделы статьи:

• Эргономика пространства
• Таймменеджмент
• Ритуалы
• Поддержка новичка
• Правила информационной поддержки 

Эргономика пространства

Работать в домашних условиях действительно не легко, ведь ваш дом – это пространство уюта и отдыха. Все вокруг выстроено так, чтобы, приходя домой, мы могли расслабиться, отдохнуть, уютно провести время.

Как же быть, когда наш дом – теперь и офис.

Постарайтесь создать рабочую атмосферу пусть даже, на 1,5 м2. Ваш стол долен напоминать ваш офисный стол, ничего отвлекающего тут не должно быть (убираем рамочки, магнитики, детские поделки и прочее). Для работы вам нужен только ноутбук или компьютер, лоток для бумаги и документов, блокнот для записей, стикеры и ручка.

Кажется, что это какой-то очень простой совет и может казаться, что это не влияет ни на что, но это не так. Любой уютный предмет в вашей рабочей зоне погружает вас в атмосферу отдыха, а не настраивает на рабочий тонус, поэтому если нет возможности отдельной комнаты для работы, сделайте то, что точно возможно – 1,5м2 офиса у вас дома. 

2. Таймменеджмент

В режиме удаленной работы таймменеджмент становиться актуален еще больше.

Важно продолжать соблюдать привычный график дня (все должно быть как в офисе). Нужно постараться сохранить режим офисного дня: утренний будильник, подготовка в работе, режим дня, обеденный перерыв.

Также, так как теперь совещания и рабочие встречи проходят он-лайн, старайтесь соблюдать следующие правила, которые помогут оптимизировать время:

1. Четкая цель он-лайн встречи должна быть обозначена заранее. Ведь удаленно время на сбор необходимой для встречи информации, может понадобиться больше, чем обычно.
2. Встреча, как и прежде, должна иметь четкие границы: время и тема. Не пытайтесь заодно решить все накопившиеся сложности в одной встрече. Скорее всего встреча затянется, а вопросы так и не будут решены.
3. Ведите протокол (в любом виде), ведь после окончания он-лайн встречи спрашивать у коллеги за соседним столом уточнения возможности уже не будет.

3. Ритуалы

Самый главные ритуал – подготовка к работе. Не стоит переходить на домашнюю форму одежды в рабочие часы. Халат и пижамы – для дома, а прическа, аккуратная и более строгая одежда – для офиса.

Если, в ваше команде приняты еще какие-либо ритуалы: поздравление с днем рождения, утренний кофе и пр. Старайтесь создать условия, при которых данные привычки тоже сохраняться. Соберите команду с утра на 5-10 мин за чашкой кофе, обсудите планы на день «без протокола». Соберите отдельную конференцию для поздравления с днем рождения вашего коллегу, ему будет очень приятно, поверьте!

4. Поддержка новичка

В режиме удаленной работы сложнее адаптировать новичков. Что можно изменить в привычной системе адаптации для повышения ее эффективности?

1. Уделять больше времени на начальном этапе объяснению как работают ваши он-лайн сервисы и программные продукты. Возможно, стоит записать несколько видео-инструкций для новичков с подробным объяснением и визуализацией, что и где необходимо настроить и нажать.
2. Проверьте как работают ваши внутренние инструкции и регламенты. Все ли там актуально, возможно, что-то уже устарело и главное, возможно, есть что-то, что требует регламентации.
3. Для удобства разработайте небольшую «Памятку» для новичков, там стоит дать ответы на самые актуальные вопросы для новичка.
4. Первые 2-3 недели часто выходите на видео-связь с новичком. Именно такой контакт поможет вам понять все ли идет у новичка хорошо, почувствовать его настроение, желание и вовлеченность, эмоциональные переживание и вопросы.
5. Контролируйте те вопросы, которые новичок задает первый раз и вопросы, которые уже обсуждались. Если одно и те же вопросы задаются «по кругу», стоит понять причину. Возможно, новичок не внимателен или боится ответственности. Стоит прояснить ситуацию.
6. Настоятельно рекомендуйте новичку фиксировать ответы на важные вопросы себе в блокнот.
7. Делайте рассылки, которые оповещают всю команду, что появился новичок. Так всем будет комфортнее и процесс адаптации будет идти быстрее. 

5. Правила информационной поддержки

1. Оставайтесь людьми в любой ситуации! Эмпатия вам пригодиться, чувствуйте свою команду!
2. Все, что вы говорите должно быть сказано понятным для всех языком
3. Говорите правду: все, что вы скажете должно быть максимально правдивым
4. Давайте ответы: на все вопросы должны быть ответы. Не оставляйте людей додумывать и рождать догадки: это пагубно влияет на эффективность работы
5. Больше «я -высказываний»: делитесь своим опытом. 

Желаю продуктивной удаленной работы!