Стратегическая сессия планирования в 2022 году: ее возможная цель и ведущий сессии

Сегодня, когда изменения происходят практически ежедневно, и смотреть в будущее с уверенностью становится сложнее, есть простой и эффективный способ обрести потенциал, сфокусироваться на самом важном, повысить вовлеченность персонала посредством специально организованного мероприятия - сессии стратегического планирования!

Вспомним определение. Стратегическая сессия - метод групповой работы с управленческой командой организации в формате структурированной дискуссии по ключевым вопросам организационного развития. Чаще стратум, или горизонт планирования составляет всего год, но есть и исключения - планы на 10 и на 30 лет.

Перед тем, как разрабатывать стратегию полезно поработать и над конфликтогенами в организации, ведь сегодня сотрудники одного отдела могут быть разделены во взглядах на мировую и региональную политико-экономическую ситуацию. Проводить курс из программ PhD руководители и собственники не всегда готовы (им бы самим осилить предметы курса), а вот коммуникативные сессии вполне могут быть эффективны для персонала, раздираемого повесткой дня на несколько лагерей.

Так какие, к примеру, цели могут стоять перед участниками сессии с уклоном в конфликтологию:

1. Выявить наиболее неблагоприятные для организации тенденции по определенному вопросу
2. Определить  управленческие противоречия и организационные проблемы
3. Проанализировать суть проблемы и возможные последствия
4. Разработать меры по изменению ситуации

и другие цели.

Вернемся к основной стратегической сессии, посвященной планированию. И сразу о целях.

Цели стратегических сессий:

• Разработка стратегии компании или значимого проекта
• Поиск и проработка решения для выхода из трудной ситуации (случившейся или ожидаемой)
• Обеспечение единого видения относительно ситуации, принимаемых решений, планов (случаи, когда стратегическая сессия прежде всего преследует цель командообразования)
• Приращение знаний о каком-либо вопросе или изменение отношения к какой-либо теме (это случаи, когда стратсессия связана с учебными или пропагандистскими целями)

Ниже представлены примеры целей некоторых уже проведенных конкретных стратегических сессий:

1. "Сделать так, чтобы руководители региональных представительств (150 человек) признали, что качество работы с клиентами у них неудовлетворительное, и что ответственность за это лежит на них самих, а не на управляющей компании. После стратсессии участники должны выйти с конкретными идеями и планами, как повышать качество сервиса у себя в представительствах, должны искренне хотеть эти планы реализовать".
2. "Найти возможности сокращения бюджета на 10% на предстоящий год и сформировать оптимизированный план развития компании".
3. "Разработать стратегию и план запуска нового направления бизнеса N, обеспечить единое видение нового бизнеса среди всех членов команды".
4. "Выявить все дублирующие друг друга (прямо и косвенно) проекты, запущенные в компании, обеспечить интеграцию проектов между собой и с целями компании, сформировать единую программу проектов". 

А вот результатами стратсессий обычно являются:

• Проработанные решения и планы.
• Трансляция важной информации или идей (участники «прониклись» идеями).
• Единое видение и командный дух.
• Новые идеи и альтернативные стратегии
• Миссия и ценности компании. 

Стратегической сессией, как правило, управляет модератор, используя, соответственно, методы модерации и фасилитации. От профессионализма этого человека зависит то, насколько успешна будет работа всей группы. Так как в стратегических сессиях обычно принимают участие руководители и эксперты, время которых стоит довольно дорого, целесообразно привлекать для роли модератора-фасилитатора профессионала. В противном случае, стратсессия может превратиться в "Съезд народных депутатов", многоголосье, "переливание из пустого в порожнее", не ведущее к единому видению и решению задачи.

Почему важен именно профессиональный модератор, фасилитатор (ведь можно назначить кого-то из своих руководителей или экспертов для координации работы группы)? Приведу основные аргументы:

• профессиональный модератор, фасилитатор может изначально разработать максимально оптимальный сценарий работы исходя из поставленной цели,
• он может подобрать оптимальные инструменты и формы работы для каждого этапа стратсессии, так, чтобы работать было интересно, и при этом, каждая минута коллективной работы помогала продвигаться к цели,
• умеет управлять динамикой группы, работать с сопротивлением отдельных участников, вовлекать тех, кто не вовлекается, нейтрализовывать деструктивно-активных участников и т. д.,
• обеспечивает эффективную визуализацию задач, фиксацию решений группы (не просто записать на флипчарт умные идеи, а обеспечить структурированные записи, которые можно и удобно использовать в дальнейшем),
• выступает независимым арбитром, обеспечивает непредвзятость и увеличивает шансы найти, услышать и проработать здравые идеи, даже если они идут в противоречие с идеями руководителей участников стратсессии (часто бывает, что значимые идеи не появляются по простой причине, слишком сильного влияния руководителя на умы участников стратсессии — это в том случае, если стратсессией управляет кто-то из своих, а не внешний эксперт-модератор),

Вот пример фразы руководителя компании, для которой я проводил стратегическую сессию: "Почему мы сами не можем, работая вместе (на совещаниях, например), достигнуть таких же результатов?! Люди те же, времени столько же, изначальные проблемы и задачи аналогичные, а результат совместной работы совсем другой". 

Чтобы оценить значимость привлечения профессионала, предлагаю посмотреть на примеры целей, приведенные в этой статье выше. Если Вы чувствуете уверенность, что могли бы обеспечить результат по этим целям, например в течение 1 рабочего дня, возможно, экспертный ведущий Вам, правда, не нужен. Но, как правило, чтобы уложиться в ограниченное время и обеспечить результат с требуемым качеством, без соответствующего эксперта не обойтись.

Важные факторы, влияющие на успех стратегической сессии:

• тщательная подготовка (80% времени по отношению ко времени проведения — каждая деталь должна быть продумана),
• вовлечение участников (с использованием соответствующих технологий),
• внимание к деталям (способность слышать слабые сигналы о чем-то важном от участников),
• творческий настрой (выход, насколько это возможно, из рамочных представлений о ситуации, проблеме, цели),
• грамотная логистика (кто, где, когда, сколько времени, с помощью чего делает),
• формирование общего и индивидуального намерения к конкретным действиям по итогам стратсессии (не "просто договорились о чем-то"  — сессия должна заканчиваться проработанным, прочувствованным глубоко каждым участником, а не формальным, планом действий, содержащим критерии результатов, в т. ч. промежуточных).

Все у вас получится, коллеги!