Регламент организации обучения персонала через тренинговые компании

Обучение персонала – это одна из довольно затратных статей бюджета. Выбор и утверждение тренинговой компании, как правило, происходит коллегиально, с участием представителей от нескольких подразделений, каждое из которых проводит оценку по своему направлению или участвует в составлении и согласовании документов, оформляющих сотрудничество компании с организацией, оказывающей услуги по обучению персонала.

В числе участвующих в выборе и согласующих документы  HR, бухгалтерия, юрист, руководитель подразделения, чьи сотрудники будут обучаться и др. Поэтому важно, чтобы все участник  процесса отбора и согласования имели четкое представление, кто за что отвечает в этой цепочке и в какой последовательности должно проходить согласование.  Предлагаю вам пример регламента организации обучения персонала через тренинговые компании.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Регламент организации обучения персонала через тренинговые компании:

1. Планирование обучения, определение целей обучения.

Директор по персоналу совместно с руководителем подразделения определяют цели и ставят задачу на обучение в корпоративном формате, формируют программу обучения под специфику и нужды компании (на данный момент или на перспективу – зависит от цели обучения).

2. Оценка рынка услуг по обучению.

Директор по персоналу проводит мониторинг рынка услуг по корпоративному обучению персонала (источники: Интернет, промо-рассылки от тренинговых компаний, информация с выставок, рекомендации от руководителей, проходивших обучение вне компании).

3. Систематизация полученных данных.

Результаты мониторинга заносятся в таблицу: компания, контактные лица, программы обучения, формат обучения, расценки, наличие собственного зала и оборудования для проведения тренинга, наличие посттренингового сопровождения, предоставление дополнительного сервиса).

4. Создание ТЗ и выбор наиболее подходящих провайдеров.

Директор по персоналу в письменном виде формулирует запрос тренинговой компании. По итогам мониторинга выбирается 3-5 тренинговых компаний, которым высылается по электронной почте запрос на подготовку программы обучения.

5. Сбор предложений от тренинговых компаний.

Собираются проекты программы обучения, подготовленных на основании запроса.

6. Выбор исполнителя.

Представители тренинговых компании (менеджер по клиентам и тренер) приглашаются на встречу для презентации подготовленной программы и обсуждения условий сотрудничества. Со стороны компании на встрече участвуют директор по персоналу, руководитель подразделения, для чьих сотрудников готовится программа обучения, юрист, при необходимости присутствуют представители отдела маркетинга (если обучение касается введения нового продукта или услуги). По итогам встречи выбирается наиболее подходящий подрядчик по критериям «качество-цена-сроки-сервис».

7. Получение итогового предложения от выбранного провайдера.

Выбранная для сотрудничества тренинговая компания присылает доработанное с учетом пожеланий и корректировок нашей компании коммерческое предложение: программу, договор, пакет документов для бухгалтерии (для оформления договора).

8. Согласование документов.

• Договор и пакет документов передается на согласование главному бухгалтеру и юрисконсульту в бумажном виде с листом согласования.
• После внесения правок от юристов и бухгалтерии директор по персоналу передает договор и программу обучения на утверждение Генеральному директору.
• Подписанный договор отправляется в тренинговую компанию, присылается оттуда курьером или по почте подписанным со стороны тренинговой компании.
• Один экземпляр договора с печатями и подписями обеих сторон передается главному бухгалтеру, копия остается у директора по персоналу.

9. Содержательная подготовка к обучению.

• Подготовка заданий. В процессе подготовки тренинга директор по персоналу дает задание руководителю подразделения подготовить наиболее типичные и затруднительные ситуации из практики сотрудников для разработки деловых игр. После согласования ситуации пересылаются в электронном виде в тренинговую компанию для подготовки деловых игр с учетом специфики нашей компании и раздаточного материала для участников тренинга.
• Опрос сотрудников. При необходимости директор по персоналу вместе с руководителем подразделения разрабатывает опросник или анкету и рассылает по электронной почте сотрудникам отдела, которые будут проходить обучение, для получения дополнительной информации для разработки тренинга. Эти анкеты затем анализируются и сводная информация предоставляется в тренинговую компанию по электронной почте.

11. Организационная подготовка к учебному мероприятию. 

• Схема проезда. Из тренинговой компании присылают по электронной почте схему проезда и другую организационную информацию для тренинга.
• Информирование участников. Отдел персонала компании делает рассылку (схема проезда, программа тренинга) всем участникам тренинга по электронной почте.

16. Подведение итогов учебного мероприятия.

• Отчетность исполнителя. По окончанию тренинга тренинговая компания присылает отчет директору по персоналу. Этот отчет предоставляется руководителю подразделения, сотрудники которого проходили обучение.
• Обратая связь от участников. По итогам тренинга собирается в виде анкет обратная связь от участников тренинга (анкеты рассылаются по электронной почте и заполненные участниками анкеты возвращают так же).
• Хранение отчетости. Вся информация по тренингу хранится в бумажном и электронном виде в отделе персонала.