Подведение итогов года и планирование. Кейс по фасилитации

Фасилитация пришла в Россию уже в начале 2000-х и стала довольно быстро развиваться. Появились обученные фасилитаторы, но им пришлось часто обьяснять компаниям, зачем нужна фасилитация.  И конечно этот метод давно и эффективно используется в Англии, Америке и многих европейских странах. Здесь я покажу на примере сессии по подведению итогов года в компании и построению планов на новый год, которая просила себя не называть. Поэтому назовем ее компания "А" - это банк.

Старый формат выработки решения и планирования

В компании "А" проходили обычно ежегодные совещания, на которых присутствовали топ-менеджеры компании и руководители среднего звена для подведения итогов года и построению новых планов.

• Обычно в основном говорили одни и те же спикеры, остальные просто слушали и что-то добавляли.
• Также было много дискуссий по поводу планов на следующий год. Дискусссии иногда ничем не заканчивались и к общему мнению так и не приходили.
• Одни и те же руководители в конце писали планы и итоги. 

Однажды компания "А" решила позвать на такую сессию фасилитатора и провести организованную сессию по подведению итогов и планированию следующего года. Сессия проходила с использование метода Пин Поинт.

1. Пространство

Было организовано пространство, где стояли столы и люди сидели небольшими группами за столами. Стояли фасилитационные доски, которые позволяют сразу размещать и видеть много материалов и фасилитационных карт. Стояли отдельные доски, на которых участники писали свои ожидания от сессии, также была музыка,  когда все проходили и пили чай, которая создавала определенную атмосферу для участников уже при начальном привественном кофе, где все могли коротко перекинуться несколькими словами. 

2. Ключевой вопрос

Далее был задан так называемый "трейлер" - ключевой вопрос, на который участники должны были написать свои ответы о том, какие для них были основные результаты и достижения уходящего года. 

3. Группировка

Далее при помощи фасилитатора многие карты, на которых участники писали свои идеи, были обьеденены по принципу похожести и получили общее название. 

Например:  расширили клиентский сервис в услугах.....

4. Голосование.

Затем все участники получили фасилитационные метки голосования, встали и расставили метки на тех темах, которые им казались наиболее важными.

Следующим этапом мы выписали самые важные достижения, за которые проголосовали большим количеством меток. 

5. Планирование

Затем мы прорабатывали темы по принципу перехода в будущие планы:

• Следует/ стоить оставить или продолжить
• Следует/стоит прекратить ....
• Следует/стоит начать.....

Эта проработка привела нас к написанию планов на будущий год, которые были составлены малыми группами и затем все группы просматривали каждый план, передвигаясь по залу и голосовали также метками за самые интересные.

Таким образом, выбрав получившие больше всего меток участки плана составили следующий обширный план будущего года.

Участникам сосбенно понравилось, что они не сидели постоянно за столами, а писали и двигались, расклеивали карты и метки, рисовали планы и таблицы. Они активно участвовали!

В итоге:

• Все участники были включены в работу и имели возможность высказать свое мнение. Все мнения записывались на фасилитационных картах.
• Самые активные участники, которые больше всего говорят имели равные шансы со всеми остальными.
• Никто не тратил энергию на конфликтные ситуации, а все решения принимались в группе при проработке темы.
• Люди не сидели, а активно двигались, использовались цветные карточки и рисунки, таким образом оба полушария были включены в процесс мышления.
• Группа была разделена на мини группы по 4-5 человек, в которых проходила проработка тем.
• В конце была презентация итогов и голосования за самые главные итоги года.
• Слабые места были обсуждены для того, чтобы не повторять ошибки.
• Был написал план на следующий год и принят группой.
• Результат принадлежал всей группе и люди естественным образом взяли на себя отвественность за участки плана на будущий год для компании.
• А также приняли решение обучить своих сотрудников методу фасилитации для провдения внутренних еженедельных совещания и планирования недели.  

В чем главный "фокус" фасилитации?

В неорганизованной дискусии есть фаза расхождения, где у нас много мнений и мы не знаем затем, как из них собрать лучшее, оптимальное для всех решение, которое будет всех удовлетворять. И если общее решение или не принимается или принимается волевым методом, то многие участники не чувствуют причастности к процессу, не переживают это решение как свое и как следствие не берут на себя отвественности за результаты и последствия...

Фаза расхождения должна перейти в фазу схождения таким образом, чтобы это было общее решение. Фасилитация - это как раз тот самый процесс, который обладает технологиями для поиска общих новых инновационных решений, включая умы и потенциал людей на полную мощность. Люди не просто не могут отсидеться, а не хотят отсидеться!

Искусство фасилитации в профессиональном исполнении дает возможность проявляться богатству инноваций, которое может возникать только на стыке разных мнений и создает тем самым поноценное зрелое новое. И для решения задачи по подведению итогов года в компании и планированию набор методов фасилитации гарантирует более качественный результат, чем традиционые форматы. Рекомендую попробовать!