Приемы внутренней безопасности бизнеса

Так получилось, что за годы работы я наблюдал множество  попыток создания угроз для бизнеса. Это касалось и вопросов безопасности клиентской базы и вопросов сохранения и удержания персонала.
Самый мягкий вариант — это работа на двух табуретках. Самый жесткий вариант — это откровенное воровство накопленных ресурсов.
Собственник и управленец бизнеса несут как материальный ущерб (недополученная прибыль, упущенные/уведенные клиенты), так и нематериальный ущерб (потеря ценных сотрудников, репутационные риски). 

Найдите бизнес-тренера
для ваших целей

Расскажите, с чем вам нужна помощь (обучение продажам, поиск отраслевой экспертизы в обучении, разработка программ), и мы бесплатно подберем для вас бизнес-тренера из нашей базы экспертов

Подобрать

Прием 1. Разделение информации по уровням 

Стандартный прием, который применяется при построении процессов накопления и обработки информации.

Применения данного приема работает на трех уровнях:

1. База данных
2. Доступ к помещениям
3. Доступ к информации 

База данных 

С этим сегодня проблем не возникает. Современные базы данных решают эту проблему достаточно четко. Есть готовые решения, но есть также и программируемые решения. Смысл простой. 

Доступ к информации о клиентах разделяется по логике: 

- Собственник бизнеса и ТОП-Управленцы видят все

- Руководители среднего звена видят только операционную информацию по своему направлению

- Руководители низового звена видят информацию по своему сектору

- Исполнители видят информацию только по своей базе

Получается простой принцип: каждый сотрудник видит только то, за что он отвечает. Таким образом снижается риск потери больших объемов информации.

Существуют разные методики отсечения информации. Многое зависит от специфики бизнеса и от того, с каким объемом информации должен работать конечный исполнитель. 

Реализация данного приема достаточно проста:

1. Проводим аналитику готовых решений среди CRM систем. Чем больше настроек, чем больше индивидуальных решений со стороны разработчика, тем лучше. Здесь следует обращать внимание на реализацию хранения информации. Облако, локальная версия, локальная многопользовательская версия.
2. Проводим аналитику среди частных разработчиков, готовых к созданию подобных решений с нуля. Много талантливых программистов предлагают свои услуги по данному направлению. Плюсс в том, что уникальная база — это полная свобода действий по логике работы. Минус в том, что Вы привязываетесь к конкретному исполнителю.

Чем больше ограничений по доступу может поставить база данных, тем лучше. Не стремитесь к простому и удобному доступу. Он должен быть надежным.

Удобство для сотрудников — это не главное. Главное — возможность вводить ограничения для доступа к различной информации. 

Что следует отсекать в обязательном порядке:

1. Сводные отчеты по финансовым показателям
2. Сводные отчеты по клиентскому списку (особенно с указанием телефоном, адресов и других связующих данных)
3. Сводный доступ к реквизитам и условиям договоров
4. Глубокая история работы с клиентом
5. Функция печати большого объема страниц
6. ОБЯЗАТЕЛЬНО!!! Запрещайте сотрудникам использовать компьютеры коллег. Каждый человек должен работать на своем компьютере, без возможности включать машину коллеги. 

Разумнее всего вводить сложную процедуру открытия доступа к различным частям базы. Вплоть до письменных приказов  директора и длительных процедур согласований.

Идеальный вариант — работа сострудника в формате клавиатура — экран. Без печати досье. Можно конечно и здесь схитрить. Скриншоты никто не отменял.

Но об этом поговорим попозже. 

Рекомендации здесь просты: 

-  Идеальный вариант — база данных на локальном сервере, доступ к которому имеют только специалисты компании (проверенные специалисты). Все конечно зависит от размера бизнеса. Иногда и облако может нормально решить проблему.

-  Идеальный вариант — отдельный специалист по работе базы данных. Настройки, программирование, доработка.

-  Идеальный вариант — ограничение доступа по секторам + ограничение по функционалу при работе с базой.

-  Постоянно проводите анализ карты доступа к базе. Выборочно проверяйте работоспособность системы отсечения. Не реже 1 раза в месяц.

-  Регулярно делайте резервные копии базы

-  Минимум раз в квартал ставьте вопрос модернизации базы на повестку обсуждений. Привлекайте спецов по безопасности данных.

-   Усложняйте алгоритмы получения доступа к различным частям информации. Чем меньше Ваши сотрудники видят, тем лучше для них самих. Меньше соблазна. 

Мои наблюдения 

Игнорирование принципов хранения информации, экономия и упрощение процессов, излишнее доверие — это основные причины, при которых происходит утечка данных. 

Верить можно только самому себе. Все остально необходимо проверять. 

Это одна большая игра, где рано или поздно у сотрудника возникнет соблазн. Сделайте так, чтобы этот соблазн не привел к реальным действиям. На 100% Вы себя не обезопасите, но значительно увеличите шанс сохранения информации.