Подготовка к совещанию: настройка, необходимые документы и отчеты

Ранее мы уже обсудили, как правильно провести подготовку к совещанию: определиться с видом собрания, частотой его проведения, таймингом, целями и пр. В данной статье более подробно рассмотрим прикладные моменты подготовки к совещанию: настройку, необходимые документы и отчеты. В отдельный блок вынесена подготовка к планеркам для руководителей отделов / подразделений.

Подготовка и настройка совещания:

Участники могут подготовиться к собранию - написать комментарии как к самой планерке, так и к своим вопросам, подгрузить к вопросам файлы, написать предварительные отчеты, а также предложить рассмотреть на собрании другие вопросы.

1. Подготовка доски / отдельного лист для вопросов «на парковку» (которые будут выноситься в отдельное совещание).
2. Проверка наличия в помещении для совещания стратегических целей.
3. Объявление и фиксирование:
• тематики совещания;
• повестки.
  На одном совещании можно обсудить 4-6 вопросов. Больше сложно для восприятия и активной работы.
4. Напоминание тайминга и правил проведения / поставить «песочные часы» (таймер).
5. Выделение групп обсуждаемых вопросов и фиксирование их на доске флипчата.

Все вопросы можно разделить на 3 категории:

• стратегические – по стратегическим целям;
• регулярные – постоянно повторяющиеся по текущей деятельности;
• вопросы развития – по плану (повестке) совещания.

Какие документы и отчеты подготовить к началу совещания:
(все отчеты предоставляются в электронном виде и хранятся на совместном доступе Google docs.)

1. Отчет (комментарий) по работе со стратегическими целями и реализации календарно-ресурсного плана мероприятий – готовят все руководители.  2-3 абзаца текст + комментарий по статусу.
2. Отчет по операционным ключевым показателям:

Примеры:

Финансовый директор / Гл. бухгалтер:

• отчет по продажам за неделю и с начала месяца;
• ДДС / риски кассового разрыва / план / факт бюджет.

Коммерческий директор / Руководитель аграрного сектора:

• отчет по продажам по направлению каждому менеджеру;
• план / факт продаж в тоннах / выручке;
• структура портфеля по группам товаров;
• прогноз сделок и договоров.

HR:

• воронка подбора / список вакансий и результат подбора;
• HR-аналитика;
• планируемые HR-мероприятия.

Остальные подразделения (производство / лаборатория и ОТК / склад / закупки / охрана / функционирование офиса / ИТ) должны определить 2-3 показателя, по которым они постоянно будут предоставлять отчет в рамках совещаний.

Как руководителю отдела/подразделения подготовиться к выступлению на совещании:

1. Будьте в курсе
   Готовьтесь к совещаниям. Всегда будьте в курсе, что стоит на повестке дня. Даже если вам кажется, что в этот раз точно не будут обсуждать вопросы, связанные с вашей зоной ответственности – все равно поинтересуйтесь, о чем на совещании пойдет речь.
2. Подготовьте почву
   Во-первых, сделайте наброски того, что хотите сказать, на бумаге. Пусть это будут совсем краткие заметки, но они могут оказать существенную помощь. Люди иногда теряются, когда на них устремлены десятки пар глаз, и не знают, что сказать. Для этого и нужны записи: один взгляд на них поможет вам сосредоточиться на теме высказывания. При этом заметки должны быть именно заметками – краткими тезисами. Не стоит записывать речь полностью и читать ее с бумажки – излагайте своими словами.
3. Держите эмоциональное равновесие
   Если возможно, перед совещанием, на котором вам предстоит говорить, оградите себя от раздражающих факторов – особенно от коллег, которые могут вас вывести из себя. Вам нужно до совещания войти в состояние равновесия и уверенности. В это время займитесь хорошо вам знакомой, спокойной работой. Например, приведите в порядок документы. Не лучший вариант перед совещанием – переговоры с «тяжелым» клиентом, который может вас «завести».
4. Не медлите
   Если ваше выступление запланировано, и вы нервничаете, постарайтесь выступить в первые 10 минут совещания. Чем дольше вы находитесь в режиме ожидания, тем больше нервничаете, тем стремительнее разбегаются мысли и улетучивается уверенность. Просто сделайте это без промедлений.
5. Не тушуйтесь, если вам задали неудобный вопрос
   Вообще не важно, какой вопрос – при небольшом опыте публичных выступлений любой вопрос превращается в проблему.
   Помните, что вы не обязаны отвечать немедленно. Вы можете сказать: «Это хороший вопрос» и ответить, что вам нужно время, чтобы подумать, собрать информацию и дать обоснованный ответ. Если не знаете, что ответить – лучше не пытаться.
6. Не позволяйте вас прерывать
   Робкого оратора легко сбить с толку, если его перебить. Особенно если сделать это грубо (не все умеют слушать).
   Если во время выступления коллеги вас перебивают, сделайте так. Остановитесь, сделайте паузу. Потом поднимите указательный палец, показывая, что вас перебивать нельзя. Или скажите примерно следующее: «Я не закончил(-а) мысль. Прошу дать мне договорить. На ваши замечания я отвечу позже. У вас также будет возможность задать вопросы».