Почему пора регулировать общение сотрудников в мессенджерах?

Социальные сети прочно вошли в нашу жизнь. Основное общение перешло в чаты – это удобно, просто и всегда доступно, ведь продолжить диалог можно в любой момент. Но в мессенджеры перешла не только дружба, но и рабочие отношения, постановка задач, отчеты о выполнении. Допустим, начальник отдела создает чат со своими сотрудниками, они общаются, в том числе решают рабочие вопросы. У отдела продаж может быть свой чат, а у кого-то их несколько. В крупных компаниях подобных групп может быть несколько десятков. Но рабочие ли это чаты?

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Социальные сети прочно вошли в нашу жизнь. Основное общение перешло в чаты – это удобно, просто и всегда доступно, ведь продолжить диалог можно в любой момент. Но в мессенджеры перешла не только дружба, но и рабочие отношения, постановка задач, отчеты о выполнении. Допустим, начальник отдела создает чат со своими сотрудниками, они общаются, в том числе решают рабочие вопросы. У отдела продаж может быть свой чат, у финансистов свой, у топ-менеджеров их может быть и несколько. В крупных компаниях количество таких групп исчисляется десятками. Можно лишь представить, какое количество задач и вопросов там решается ежедневно. Но рабочие ли это чаты? 

Дело в том, что трудовое право до сих пор не регулирует общение в чатах. Тем не менее фактически многие задачи и рабочие вопросы уже давно обсуждаются в мессенджерах. Сюда можно отнести аудио- и видеосовещания, конференц-звонки, группы по конкретным проектам и многое другое. Это происходит в рабочее время и посвящено задачам компании, а значит, требует правил и норм. И режим самоизоляции из-за коронавируса только активизировал эти процессы. Работодатели уже давно регулируют правила общения в компании, дресс-код, стандарты делового общения с клиентами, правила переписки по почте и т.д., фиксируя это в локальных нормативных актах. Однако я еще ни разу не видела стандарта, который бы регламентировал коммуникацию в чатах. 

Откладывать процесс уже нельзя, так как это стало большим социальным явлением. И режим пандемии это ярко подтвердил. Личные темы переплетаются с деловыми вопросами, грань между которыми определить не всегда легко. Когда идет диалог на общие темы, никто не считает чат официальным каналом. Об этом вспоминают только при конфликте сотрудников. Но когда в чате появляется группа работников и руководителя, последний выступает уже от имени компании, а значит, появляется и корпоративная ответственность. 

Приведу историю одной из компаний. Руководитель организовал чат для своего отдела. Спустя время несколько сотрудников начали писать неприятные сообщения в адрес одной из девушек этого же отдела. Сначала она отшучивалась, но потом появились оскорбления. Сотрудница не выдержала и пожаловалась в Службу персонала. HR-директор, посмотрев сообщения в чате, инициировала увольнение работников, которые позволили себе такое общение. Им вменялось в вину нарушение трудовой дисциплины. Естественно, они с этим не согласились. Но проблема была в другом: в рамках трудового законодательства расстаться с ними не получилось, потому что ТК РФ не регулирует общение в мессенджерах. В итоге дело велось лично между сотрудниками в рамках Гражданского кодекса при участии адвокатов. 

Именно поэтому надо как можно скорее устанавливать правила общения в чатах. Для этого стоит проверить имеющиеся ЛНА на предмет наличия похожих норм и правил. Возможно, придется внести в них и в ПВТР ряд корректировок. Например, в Положение о конфиденциальной информации, если такое есть. Наиболее оптимальным нам видится создание отдельного локального акта в компании по этой теме, чтобы при необходимости вносить правки именно в него. Естественно, с новым документом нужно ознакомить персонал. Так или иначе, сотрудники должны понимать, что можно и нельзя делать в мессенджере. Разрабатывая документ, лучше составить список задач, которые вы хотите решить. Но управлять этим процессом надо именно вам. А значит, стоит подумать о том, чтобы самим инициировать создание чатов и управлять ими. Например, разделить чаты по темам, проектам, разные группы сотрудников объединять в разных мессенджерах. 

Также помогут ответы на вопросы: кто имеет право создать корпоративный чат и какой документ будет означать его запуск, кто будет модератором, как защищается коммерческая тайна и персональные данные? Отдельно необходимо учесть сам процесс общения: формальный или неформальный язык, публикация смайлов и других знаков, публикация личной информации и объявлений, рекламы и т.д. Лучше всего максимально конкретизировать правила, в том числе, установить частоту просмотра чатов, соотнести это с рабочим графиком сотрудников.
Безусловно, надо помнить и о правилах выхода из чата, исключения при увольнении и закрытии самих групп и их восстановлении. Здесь хочу напомнить об одном часто упускаемом моменте: проблему не всегда можно решить лишь закрытием чата – ведь история переписки сохранится в телефонах коллег. 

Создав управляемую систему работы корпоративных чатов, вы сможете избежать рисков серьезных конфликтов в коллективе и возможных споров с самим провинившимся сотрудником. А за нарушения правил общения сможете привлекать к дисциплинарной ответственности также, как и за неисполнение должностных обязанностей.