Почему адаптация новых сотрудников — это больше, чем просто формальность?

Несмотря на кадровый голод, многие компании до сих пор недооценивают значимость адаптации сотрудников. А зря! Правильный онбординг может сократить текучесть кадров, ускорить выход новичков на продуктивность и повысить лояльность к компании.
Эта статья для вас, если:

• Вы — руководитель, сталкивающийся с проблемой текучести
• HR-специалист, который ищет практические инструменты для адаптации новых сотрудников
• Собственник бизнеса, который адаптирует сотрудников без HR и хочет сделать этот процесс эффективным

Несмотря на кадровый голод, не все компании уделяют внимание качественной адаптации сотрудников. Из-за этого бизнес сталкивается с целым набором проблем — от низкой производительности труда у новых специалистов и медленной интеграции до высокой текучести кадров.

Зачастую руководители не понимают ценности онбординга и уверены в том, что люди сами способны адаптироваться к новым рабочим условиям. А те, кто понимают значимость адаптации, не знают, как организовать этот процесс.

На самом деле адаптация сотрудника начинается еще до его фактического выхода на новое место. Руководителям следует уделять ей особое внимание. Ведь может оказаться так, что собственные представления человека о будущей работе разойдутся с реальностью. Это приведет к дезориентации, потери лояльности еще на старте сотрудничества и, возможно, к быстрому увольнению.

Предлагаю разобрать базовые принципы адаптации и частные случаи для разных сфер деятельности.

Чтобы подготовить новичка, начните с подробного описания должности: расскажите о содержании работы, ожидаемых результатах, будущих задачах, механизме формирования оклада и схемах премирования, если они подразумеваются. Далее познакомьте с задачами на испытательный срок — важно, чтобы они были измеримы и не допускали двойственного толкования.

Подготовьте для нового сотрудника рабочее место и расскажите команде о предстоящем пополнении. Нелишним будет выбрать наставника, который поможет влиться в команду. Это должен быть специалист, результаты работы которого вас полностью устраивают, в чьей лояльности у вас нет сомнений.

Частные случаи

Конечно, разные сферы деятельности подразумевают отличия в подходах к адаптации новых специалистов. Разберем на примерах.

На производстве важно:

• Озвучить нормы нагрузки на первую неделю, месяц, к концу испытательного срока.
• Познакомить сотрудника с техникой безопасности, провести инструктаж по работе с оборудованием.
• Познакомить его с коллективом, с принятыми правилами. Это позволит новичку быстрее влиться в команду.
• Назначить наставника, чтобы новичок мог учиться работать с оборудованием под присмотром и получать обратную связь.
• Выдать обучающие инструкции для закрепления знаний.
• Рассказать, как работа сотрудника вписывается в общий процесс производства и как он своим ежедневным выполнением задач влияет на достижение целей компании.
• Дать ему возможность давать обратную связь, задавать вопросы, делиться идеями и своим опытом.

В ИТ:

• Дать информацию о текущих и реализованных проектах компании, рассказать про продукты и задачи, над которыми сейчас работает команда, поделиться планами развития бизнеса.
• Установить ясные цели, обсудить их с сотрудником. Далее регулярно оценивать и обсуждать текущий прогресс, возможности для развития навыков и роста дохода.
• Много внимания уделить обучению. Нужно помочь освоить используемые технологии, инструменты и работу внутренних систем. Для этого хорошо подойдут видеоуроки и поддержка опытного наставника.
• Обеспечить возможности для обмена опытом, отработки знаний на реальных кейсах в команде, с сопровождением ментора.
• Обеспечить максимально открытую коммуникацию с новыми сотрудниками, регулярно давать им обратную связь. Это поможет им понимать свои сильные и слабые стороны, ощущать себя частью команды, а руководителю — поймать момент, если что-то пошло не так.

В ресторанном бизнесе:

• Познакомить с принятыми стандартами обслуживания, санитарными нормами и требованиями к безопасности пищевых продуктов. Если новичков приходится обучать часто, лучше записать уроки и настроить проверку материала через тестирование.
• Дать возможность отработать усвоенный материал на практике с наставником. Качество обслуживания может «хромать» первое время, но можно открыто предупреждать клиентов, что их обслуживает стажер и предлагать комплимент за честную обратную связь.
• Внедрить практику кросс-обучения. Например, предложите официанту освоить навыки бармена, а повару — официанта. Это развивает гибкость, облегчает коммуникации внутри команды. В дальнейшем это обеспечит взаимозаменяемость в условиях дефицита кадров.
• Начать собирать обратную связь с наставника, клиентов и своевременно давать ее новичку, чтобы он понимал, что у него уже хорошо получается и где его зоны роста.

На первых порах развития компании организовать адаптацию новичков собственник бизнеса может самостоятельно. Далее, по мере роста команды и масштабирования бизнеса наступает момент, когда необходим профессиональный HR-специалист.

Хорошим подспорьем в адаптации сотрудников станут обучающие видео-уроки. Их можно использовать как для адаптации новичков, так и для обучения опытных сотрудников. В их создании предложите поучаствовать опытным специалистам.

Важно учитывать цели, аудиторию и бизнес-задачи. Подстраивайте контент под уровень подготовки сотрудников, предпочтения, привычный стиль обучения и интересы. Это способствует более эффективному усвоению материала и повышает мотивацию слушателей.

Также необходимо учитывать возможности бизнеса, чтобы выбрать оптимальные методики обучения, которые будут эффективны с точки зрения затрат и ресурсов компании. Это поможет сделать обучение более экономичным и результативным для всех сторон.

С учетом всех этих факторов можно создать качественную образовательную программу, которая будет способствовать успешному обучению и развитию учащихся. Также стоит держать наготове рабочие инструкции и описанные стандарты. В будущем наличие таких материалов поможет избавить наставников от необходимости проговаривать одни и те же вещи из раза в раз и сэкономит их время и силы.

Руководитель оказывает непосредственное влияние на успешность адаптации нового сотрудника. К сожалению, очень часто приходят в компанию на интересные задачи, зарплату и удобный график, а уходят — от руководителя.

Непосредственному руководителю, особенно если он является наставником нового сотрудника, следует соблюдать несколько ключевых моментов:

• Четко ставить цели, причем важно проверять, что сотрудник правильно понял задачу;
• Находить, за что похвалить сотрудника, помогать ему присваивать первые успехи и победы;
• Стать ориентиром для нового сотрудника — добиться этого можно через простой механизм «рассказал, показал, дал попробовать самому»;
• Открытый диалог и эмпатия хорошо снимают барьеры, вызванные стрессом от смены места работы и попадания в новый коллектив, так что прямое и доверительное общение со сбором обратной связи помогут человеку быстрее адаптироваться.

Так ли важна адаптация новичков?

Об ошибках в системе онбординга ярко расскажет высокий уровень текучести в первые месяцы работы. Если многие новички не справляются с поставленными задачами, это может быть сигналом к пересмотру существующей программы их ввода в должность.

Чтобы посчитать текучесть, необходимо количество уволенных сотрудников на испытательном сроке за квартал или год разделить на количество новичков и умножить на 100%.

Допустим, получилось 20%, значит каждый пятый новичок уходит из компании в первые месяцы работы. Нормы показателя у каждой отрасли и категории сотрудников свои. Например, текучесть низкоквалифицированного массового персонала в 30-50% будет считаться нормальной, а для IT-специалистов — запредельной.

Не выстроенная адаптация влечет за собой риск потери квалифицированных кадров из-за отсутствия обучения или некомфортного рабочего окружения для новичков. Недостаточно адаптированные сотрудники могут испытывать затруднения в интеграции в работу и в коллектив. Это приводит к низкой производительности, ошибкам в работе и конфликтам в команде.

В итоге, отсутствие должной адаптации новых работников может негативно сказаться на маржинальности бизнеса из-за неэффективной работы коллектива и потери репутации компании как работодателя. Поэтому внимание к процессу адаптации новых сотрудников необходимо включить в стратегию для обеспечения стабильности и успеха компании.