Таблица план-факт кажется самой простой частью системы KPI: внес цифры, посчитал процент, умножил на премию. Но спотыкаются чаще всего как раз на ней. Одна формула на все строки, нет порога и потолка, показатели "чем меньше, тем лучше" считаются как обычные. В итоге сотрудник, который сработал лучше плана, получает меньше и перестает верить в систему. Делюсь шаблоном план-факта на месяц, показываю расчет премии на примере менеджера по продажам и разбираю, что проверить, прежде чем отдавать таблицу сотруднику.
Недавно ко мне обратился директор по логистике с вопросом: почему начальник склада после лучшего месяца за год ходит мрачный и спрашивает HR про вакансии в других филиалах? Открываем план-факт. Ошибок комплектации по плану - не больше 20 в месяц, по факту - 10. Формула в таблице одна на все строки: факт разделить на план. Вышло 50% выполнения, это ниже порога, и премия по самому весомому показателю обнулилась.
Человек сократил ошибки вдвое, а таблица его за это наказала. Обидеть его никто не хотел. Просто формулу когда-то протянули вниз по столбцу и больше не проверяли.
KPI-карта задает правила на период: какие показатели, с какими весами, как считается премия. План-факт - ежемесячный расчет по этим правилам. Сотрудник видит его каждый месяц и по нему судит, честная система или нет. Поэтому в таблице не должно быть ни одной цифры, которую руководитель не сможет объяснить.
Сотрудник: ФИО / должность
Подразделение:
Период: месяц, год
Целевая премия: сумма в рублях при выполнении всех показателей на 100%
Руководитель: ФИО / должность
Шкала коэффициента: выполнение ниже ___% - коэффициент 0; от ___% до ___% - равен выполнению; выше ___% - не более ___%
Итоговая премия, руб.:
Источники данных и кто подтверждает факт:
Комментарий руководителя:
Комментарий сотрудника:
С расчетом ознакомлен: подпись / дата
Логика простая. Сначала по каждому показателю считаем выполнение, потом переводим его в коэффициент по шкале, затем умножаем целевую премию на вес и коэффициент. Сумма по строкам и есть итоговая премия.
Сумма весов всегда равна 100%. Обычно хватает трех-пяти показателей. Когда их восемь, у каждого получается вес 10-15%, и сотрудник уже не понимает, на чем сосредоточиться. А показатель с весом 5% в премии почти не чувствуется, его проще перевести в контрольные.
Выполнение для обычного показателя - факт, деленный на план. Но есть показатели, где лучше меньше: ошибки, просроченная дебиторка, срок закрытия вакансии, текучесть. Для них считаем наоборот - план, деленный на факт. Такие строки я советую помечать прямо в названии, например "Ошибки комплектации (меньше - лучше)". Иначе через полгода кто-нибудь снова протянет общую формулу, как в истории со складом.
Коэффициент нужен, чтобы премия не платилась линейно. Без шкалы выполнение 60% дает 60% премии, а для большинства компаний это слишком мягко. Поэтому задают порог, ниже которого показатель не оплачивается, - чаще всего 70-80%. И потолок, выше которого перевыполнение премию уже не увеличивает, - обычно 110-150%. Потолок защищает от перекоса, когда один удачный показатель перекрывает провал по остальным.
Вернемся к складу. При правильной формуле выполнение по ошибкам - 20, деленное на 10, то есть 200%. Потолок 120% дает коэффициент 1,2, и за этот показатель начальник склада получает больше целевой суммы, а не ноль.
Целевая премия - 40 000 рублей. Шкала: ниже 80% - 0, от 80% до 120% - равен выполнению, выше 120% - 120%.
По выручке менеджер до плана не дотянул, но удержал маржу и хорошо собрал оплату. Дебиторка ниже плана, выполнение 125%, но шкала ограничила его 120%. А новых клиентов почти не привел: 67% - ниже порога, строка обнулилась. В сумме вышло 34 240 рублей, 86% от целевой премии.
Для разговора по итогам месяца это хорошая основа. Сразу видно, о чем говорить в первую очередь: о работе с новыми клиентами.
Откуда взялся факт. Если выручку менеджер видит в CRM, а премию считают по данным бухгалтерии, расхождение в 50 тысяч превратится в получасовой спор. Источник по каждому показателю лучше договорить заранее и указать в шаблоне, кто подтверждает цифру.
Когда сотрудник видит таблицу. План-факт, который появляется 25-го числа следующего месяца, уже ничем не управляет. Хорошо, если расчет закрыт до 5-7 числа и премия приходит вместе с зарплатой.
Есть ли комментарии. Строка с выполнением 67% без пояснений выглядит как приговор. Две-три фразы руководителя - что помешало, что меняем в следующем месяце - превращают расчет в нормальный рабочий разговор. Поле для комментария сотрудника тоже не формальность: о причинах отклонения он иногда знает больше, чем руководитель.
Менялся ли план в течение месяца. Сотрудник две недели был в отпуске, крупный клиент заморозил закупки, закрылась одна из точек. Как в таких случаях пересчитывается план, лучше решить заранее: например, при отпуске он снижается пропорционально отработанным дням. Любую корректировку стоит согласовать письменно до закрытия месяца и пояснить в комментарии, а не исправлять цифру задним числом.
И документы. Шкала, пороги и условия, при которых премия не начисляется, должны быть закреплены в положении о премировании. Если в локальных актах этого нет, а премию снизили по таблице, в споре с сотрудником компании будет сложно что-то доказать.
На план-факт у руководителя уходит минут двадцать в месяц. Ошибка в одной формуле обходится дороже: в истории со складом компания чуть не потеряла лучшего начальника склада из-за деления не в ту сторону.
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение