Какие упражнения для тренинга по тайм-менеджменту действительно работают?

Здравствуйте! Как написано у А.К. Гастева: "Учитывать время значит дольше жить"...
Три самых лучших техники или совета опытных людей, которые мне удалось освоить:
1. Если ты руководитель, то матрицей Эйзенхауэра надо пользоваться по-другому - надо фокусироваться на важных, но не срочных задач. Срочные дела - это вчерашние недоделки. А "на подумать" всегда необходимо время, поэтому срочность вредит.
2. Учись делать качественно то, что от тебя требуется по должности или функционалу за 50% своего рабочего времени, тогда остальные 50% можно потратить на собственное развитие, ведь более сложные задачи требуют более высокого уровня развития.
3. Планировать надо "не из сегодня в завтра", а из "завтра в сегодня". В этом случае алгоритм действий будет следующим: что надо завтра (цель)? а что у меня уже есть (сегодня)? чего мне хватает и надо сделать чтобы достигнуть цели.
Чем проще, тем эффективнее: один мой клиент много лет благодарит за то, что я ему начертил табличку, где в столбцах были дни недели, а строках диапазоны времени (8:00 - 9:00 и т.д. до 20:00) и теперь с помощью нее он планирует все свои дела на предстоящую неделю и фиксирует результаты текущей.
А вообще всё очень индивидуально. К тайм-менеджменту надо прийти, а это история про установки, мотивацию и ту среду или обстановку, в которой человек находится

Тема классная! Действительно для почти 50% людей инструментарий Time management не работает. В методе типировании Юнга, который заложен в Соционика есть такой параметр, как склонность к восприятию изменчивости жизни. Так вот согласно ему, люди делятся на два типа: тех, кто любит планировать и пытается планировать все, что только можно, и тех, кто следует за ветром (как я это называю).
Так вот! Инструментарий тренингов по управлению временем работает для первых 50%. Остальные материал, как правило, не берут. Играй - не играй.
Я обычно в самом начале тренинга провожу типирование, мы глубоко проходим различия между людьми. Обязательно отмечаем сильные стороны каждого типажа. Силу команды противоположностей, а потом идем по инструментарию Time Management. Тут очень весело обеим командам видеть, как они по-разному берут инструменты и относятся к ним. Матрица эйзенхауэра, например, великолепный инструмент для первого типажа. Я считаю, что это самое крутое, что выдал рынок. А вот вторым А,В,С анализ подходит больше и правило правильного планирования круга общения (как это не смешно звучит). Обожаю эту тему! Кайфую каждый раз, когда веду это обучение и вижу, как обучаемые удивляются. А еще больше этот тренинг удивляет руководителей, они, как правило, представители первого типажа и находятся просто в недоумении, увидев, как половина их подчиненных реагируют на принципы планирования. Это шикарный опыт и материал для работы и сотрудникам и руководству. ))))

1) Очень пригодилась в своё время идея запускающих задач, те, которые нужно сделать , чтобы продвинуть дело ( например подбор: опубликовать вакансию или искать резюме? Вначале опубликовать-пойдёт процесс откликов от вас уже не зависимый и будет делаться сразу два дела). На тренинге по тм важно внутри проекта ( продажи, дизайн, рекрутинг и пр) выделить именно запускающие задачи.
2) планировать дела блочно, чтобы не терять время при переключении. То есть выделить 1-2 часа на звонки, потом 1-2 часа , например на кп, вместо того, чтобы делать кп после каждого звонка.

Здравствуйте, коллеги!
На курсе даются техники, которыми пользуется многие люди, и считают их эффективными. Но существуют и другие техники, которые не вошли в курс. Так же любой из нас может изобрести какую-то свою методику, главное – чтобы она была рабочая и приносила нужный результат, хотя бы этому человеку, который ее изобрел для себя. Одни техники могут подходить для одного человека / задачи и быть эффективны и те же техники могут НЕ подходить для другого человека / задачи.
Просто прослушав курс по тайм-менеджменту, Вы не станете все успевать.
Чтобы все успевать, нужно применять техники на практике, изучать и применять на практике новые техники и так как далее, пока Вы не найдете те, которые подходят именно Вам.
Чтобы эффективно управлять временем и в итоге все успевать, нужен большой систематизированный труд, применение на практике разных техник и схем, пока Вы не найдете и не выстроите свою систему, которая помогает эффективно управлять делами и временем именно Вам.

Добрый день. Большая часть проблем с тайм менеджментом связана не с самим управлением временем и расписанием, а с тем что у людей нет энергии и/или мотивации сделать ту или иную задачу.
Поэтому я сама и мои клиенты, которых я обучаю используем следующий подход:

1. Обязательно выписываем все задачи из головы на любой носитель - от ежедневника до приложений и сайтов типа Трелло. Это техника из GTD. То есть должно быть место, куда задачи выгружены из головы. Сам носитель большого значения не имеет.
Если клиент/сотрудник не приучен делать это простое действие - то мы включаем дрессировку)) То есть просто делаем это каждый день. Даже если задачи простые и понятные, то мы все равно выносим их на бумагу.

2. Используем технику СМАРТ при формулировании этих задач. Напомню, что задача по СМАРТ - это конкретная, измеримая, достижимая, значимая и ограниченная по времени. В 90% случаев человек не делает что-то, если у него проблемы либо с достижимостью либо со значимостью. То есть он не делает задачу, потому что она либо кажется ему слишком сложной, то есть недостижимой. Либо незначительной, неважной, не влияющей на удовлетворение его потребностей, не ведущая к результату. И если задача переносится из раза в раз и не делается - то тут необходимо работать с головой человека, а не с его расписанием. И либо придавать значимости задаче, либо показывать простой путь ее достижения либо отменять совсем.

3. Работа с энергией. Тут у каждого очень индивидуально. Во-первых, у каждого человека свои периоды эффективности и продуктивности, которые имеет смысл замерять через фотографию рабочего дня. Во-вторых в расписание вставлять занятия, которые повышают уровень состояния энергетики. У кого-то это легкая разминка/прогулка в течение дня, у кого-то это танцы, у кого-то медитация.

Вот и получается, что проблемы с таймменеджментом решают не только и не столько фишки таймменеджмента, но и работа с состоянием человека и его отношением к задачам.

Что касается эффективных тренингов и обучений по тайм менеджменту - ОНИ СУЩЕСТВУЮТ! Собственный опыт: моя жизнь кардинально изменилась после участия в двух дневном интенсиве по тайм менеджменту более 10 лет назад.
То ли ещё раз повторили, что я уже знала, то ли что-то новое дали, то ли - научили пользоваться - сейчас уже сложно припомнить что на меня так сильно повлияло. Возможно ещё и то, что ОРГАНИЗМ БЫЛ ГОТОВ. В тот момент был такой цейтнот, что хотелось в петлю лезть.
Мои правила тайм менеджмента:
1. Стратегическое планирование НЕ в голове, а растиражировано везде, где только можно (напоминание, что тебе туда)
2. Планирование на день по системе АВС. А и В - из стратегического плана, С - оперативка, то что ясно, понятно, часто повторяющееся, это просто нужно сделать
3. Все нормирую - привычка от которой не хочу отвыкать - очень помогает в планировании.
4. Планирую 70% своего времени, как бы НЕ хотелось 120 запланировать. Это пока ещё моя точка роста, но я стараюсь изо всех сил, потому что вижу снижение эффективности колоссальное при планировании сверх нормы.
5. Если аврал, то мыслю ОСНОВНЫМ ДЛЯ МЕНЯ ПРОЦЕССОМ, приоритеты отдаю жестко тому, что для меня является самым важным на этот период времени. Научилась - ОБРЕЗАТЬ. Не переносить на потом, а РЕЗАТЬ. Увидела именно в этом свой прогресс.
6. Подводить итоги, корректировать планы - ОБЯЗАТЕЛЬНО, иначе мотивация начинает резко снижаться.
7. Использую всевозможные места и время для работы: самолет, поезд, вокзал, аэропорт, метро, такси - для этого всегда есть под рукой необходимые инструменты и информация.
8. По всем моим проектам есть Гант.
9. Изобрела планирование по Ганту-Кругловой) по неделям по процессам начиная от финиша (в обратную сторону) все расписывается (тоже чертить надо), и сразу наглядно видно какие на этой неделе надо сделать дела, чтобы подойти к финишу в назначенные сроки. Свой метод даю на своих обучениях, статья о нем ещё только в голове.
На самом деле я сильно уважаю планирование и могу тратить на планирование от часа до целого дня декомпозируя Ганта-Круглову)
Довольная ли я своей эффективность? Нет) есть над чем работать.

Алена, добрый день!
Я методолог, у меня все тренинги решают конкретную задачу Заказчика. Если нужно, я помогаю сформулировать запрос на обучение и только потом мы переходим к содержательной части обучения, в частности, к упражнениям. Увы, часто я вижу как тренеры включают в тренинг те инструменты, которые сами знают по этой теме или которые чаще всего используются, а не те, которые способны решить конкретную задачу клиента. Или мы не учитываем контекст, в рамках которого будет применяться инструмент. Возьмем всеми любимую матрицу Эйзенхауэра и только один критерий этого инструмента "важность". Важность можно определить как вклад той или иной задачи в стратегический план. Важность может быть определена как "то, что нельзя поручить подчиненным". В последнее время слышу от сотрудников что для них критерий важности это то, что "интересно лично для меня". Вот уже три разных контекста. Тогда в первом случае матрица Эйзенхауэра становится инструментом текущего планирования. Во втором случае - анализом собственной деятельности, подспорьем для принятия управленческих решений. В третьем случае - инструментом самоопределения. Учет этих особенностей позволяет проводить более результативные тренинги.
Также важно помнить, что не все задачи клиента решаются обучением. Если бизнес-процессы в компании выстроены так, что один сотрудник за 8-часовой рабочий день должен успеть выполнить работу 3-х специалистов, при этом, сам заказчик не понимает, как это возможно сделать, то тренинг тут не поможет.

Возможно ли достижение целей без управления делами и эффективного тайм-менеджмента? Думаю, что каждый ответит – Нет! Практически 90% руководителей на моём профессиональном пути говорят, что погружались в системы тайм-менеджмента: Архангельский, Эйзенхауэр, Хронометраж, АВС-планирование, Список дел и задач, Принцип Парето и многие другие. И самое интересное, что у 90% из этих 90% ничего толком не получилось. Да, люди стали чуть более собраны, более концентрированы на решении оперативных задач и только.
Как бы не было грустно, но Эйзенхауэр доведёт Вас до могилы, а Архангельский загонит Вас в дурку. Но есть то, что работает!
Делюсь опытом, о котором никогда не напишут в учебниках!!! Самый эффективный Тайм-менеджмент со времен войны юга и севера.
Видео - https://youtu.be/NiM4pf9lBt8
Или текст - http://www.pavelbormotov.ru/taym-menedzhment-ili-tri-f.htm
Успехов!!!

Для меня приоритетно важное следующее.
1. Зачем организован тренинг. Если это - дань моде, попытка "убить второго зайца" - сплотить сотрудников, то тренинг, скорее, будет игровым, нескучным, очень интерактивным и ....Увы!((( непрактичным. Если же есть конкретные задачи и цели, то нужно понять, как заказчик планирует собрать группу и предотвратить попадание в нее людей с разными типами деятельности и должностной ответственности., а также разного уровня полномочий. Я всегда провожу лакончиное предтренинговое обследование и сама предлагаю комплектацию групп, а в каких-то случаях (ТОР-менеджмент, например) - индивидуальную работу.
2. Оптимально учить тому, что опробовал сам. В этой теме оно сработает на 100%. Именно поэтому я следую принципу "Никаких "игрушек"!, даже очень трендовых и умно-навороченных. Ведь люди потратят на тренинг время - изъяв его из рабочего процесса или, вообще, своё свободное. Если они быстро не смогут получить от переданных им знаний практическую пользу, то воспоминания о таком тренинге будут вызывать только досаду и они больше не пойдут, как минимум, - к даному тренеру.
Ну, а теперь - о том, что пробовала и чему рада научить.
- Конечно, "Правило девяти". Человек качественно и без надрыва может решить за день 9 задач - 1 большую, 3 существенных и 5 мелких. Если их распределить по матрице Эйзенхауэра с прикидкой, сколько времени уйдет на каждую (умещается ли это в общее время), то день обещает быть успешным.
- Если вдруг "обняла" прокрастинация, нужно уговорить себя "просто на 10 минут заняться тем, чем не хочется" Удивительно но 10 легко превращаются в 100. Предложение не действует, если Вам нужно взяться за совсем ненужное, неполезное дело или за то, чего Вы совсем не знаете и не умеете, а времени и возможности быстро освоить это нет. Но тогда чтобы оно не висело домокловым мечом, обратитесь к поставившему задачу и обсудите возможность ее снятия с Вас. Точно станет легче.
- Метод 90 / 30. Серьезным делом занимайтесь 90 минут, прочими - следующие 30. Это - и мелкие задачи, и "перекус", и почта.
- Производственная гимнастика (да-да-да!) очень повысит Вашу продуктивность. Даже маленькая, минут на 10, даже зарядка для глаз и рук или несколько упражнений из знаменитой энеретической гимнастики.
- Для ооооочень сложных и наполненных периодов - метод GTD Дэвида Аллена. Не буду останавливаться, о нем много написано. Непростая методика, использовать рекомендую в особых случаях - как сильнодействующее лекарство.
- Гораздо легче и даже приятнее японский Канбан - доска реальная или виртуальная, все задачи поименованы на стикерах - бумажных или виртуальных; три колонки - Сделать, Делаю, Сделано. Перемещаем в течение дня. Очень приятно вечером увидеть все стикеры в последней колонке, обязательно похвалить себя и поощрить.
Дополнительно:
- немедленно сделать то, что занимает не более двух минут. Ваш мозг не будет загружен "шелухой" дня.;
- учитывать пики своей продуктивности и именно в это время работать над срочными важными задачами;
- освоить техники релаксации, концентрации, переключения и антистессового аутотренинга (Стрессом может быть что угодно: конфликтный клиент в начале дня, звонок классного руководителя с информацией о вызове в школу, результат разговора с шефом, вчерашняя ссора с кем-то из родственников);
- непременно выделять время на ежедневный эмоционально комфортный отдых и физическую активность;
- придерживаться нормального режима сна и правил здорового питания. При чем тут это? Когда Вы не выспались или у Вас изжога, никакая матрица Эйзенхауэра не поможет Вам собраться.
Желаю всем бодрости, позитива и управляемого времени!

Очень не люблю абстракции в обучении. Человек я приземленный и поэтому у мня ВСЕ тренинги по тайм-менеджменту имеют прикладной характер. Из любимых: Тайм-менеджмент для РОПа, Тайм-менеджмент для менеджера по продажам и !!! Тайм-менеджмент для главврача. Начинаем ТМ всегда с целеполагания, потом переходим на зоны ответственности (напр, у РОП это не личные продажи, а обучение сотрудников) и потом разрабатываем схемы планирования на месяц, неделю, день в полном соответствии с фукционалом и значимостью. Играться в упражнения типа "Один день президента" или "Уборка офиса" считаю пустой тратой времени и денег заказчика. Обучение предпочитаю выстраивать так, чтобы уже на следующий день его результаты можно применять, проверять на практике и увеличивать эффективность своей работы.

Добрый день.
Самое эффективное для меня:
1. Составление плана на следующий день вечером.
Это работает потому, что сразу после рабочего дня ты анализируешь, что сделано, где не доработка, а что просто простаивает и нуждается в срочных действиях.
Это помогает увидеть результат за прожитый день, увидеть проблемы и с учетом этого, наметить план на следующий.
Утренний план так эффективно меня это не работает, как план с вечера.
2. Если аврал, черчу Матрицу Эйзенхауэра - но каждый день, этим не занимаюсь.
Остальное не прижилось или не работало для меня