Как выстроить адекватную систему адаптации и избежать увольнения на испытательном сроке?

Коллеги привет,

Вот мы подобрали кандидата, оценили, провели все возможные и невозможные собеседования и наконец трудоустроили. Только собрались выдохнуть и насладиться результатами работы, но не тут-то было. Теперь новичка надо еще адаптировать, и так чтобы не он не сбежал ни нанимающий менеджер 😊 Процесс адаптации новичка в компании действительно очень важен! По результатам исследования рекрутинговой компании HeadHunter, 23%россиян не проходят испытательный срок, и половина из них уходят по собственному желанию.

Делюсь недавним, достаточно универсальным шаблоном он бординга.

Структура процесса адаптации новых сотрудников:

Ниже приведены названия этапов, сроки их проведения, мероприятия, участники и содержание/вопросы:

Подготовительный,  за 1-2 недели до выхода 

Подготовка рабочего места и документов (HR, IT, руководитель)

• Подготовка рабочего места и оборудования
• Оформление доступов к системам
• Подготовка документов
• Назначение наставника
• Составление плана адаптации 

Первый день 

Оформление и знакомство (HR, руководитель, наставник)

• Оформление документов
• Знакомство с офисом и командой
• Вводный инструктаж
• Встреча с руководителем
• Встреча с наставником (план адаптации) 

Первая неделя, дни 2-5 

Базовое обучение (Наставник, команда) 

• Обучение основным процессам
• Знакомство с продуктами/услугами
• Изучение регламентов
• Информация о ключевых сотрудниках компании (для руководящей позиции - знакомство)
• Первые рабочие задачи 

Промежуточный контроль, 2 недели 

Цель: Первичная оценка адаптации сотрудника и выявление возможных проблем на ранней стадии.

Встреча с HR (Сотрудник, HR)

• Как вы ощущаете себя в компании?
• Комфортно ли вам на рабочем месте?
• Достаточно ли информации вы получили для начала работы?
• С какими сложностями вы столкнулись?
• Как складываются отношения с коллегами и наставником?
• Понятны ли вам задачи на ближайший период?
• Какая дополнительная поддержка вам необходима? 

Встреча с руководителем (Сотрудник, руководитель)  

• Как вы оцениваете свои первые две недели?
• Насколько понятны поставленные задачи и ожидания?
• Какие вопросы возникли по рабочим процессам?
• С какими трудностями столкнулись при выполнении задач?
• Достаточно ли у вас ресурсов для работы?
• Какие задачи вызывают наибольший интерес?
• Какая поддержка вам нужна от меня как руководителя?

Встреча HR с руководителем новичка 

• Как проходит вхождение сотрудника в рабочий процесс?
• Соответствует ли уровень профессиональных знаний и навыков сотрудника •вашим ожиданиям?
• Насколько быстро новичок осваивает поставленные задачи?
• Возникли ли какие-либо сложности в коммуникации или понимании задач?
• Требуется ли дополнительное обучение или поддержка?
• Как сотрудник взаимодействует с командой?
• Есть ли признаки потенциальных проблем, которые стоит решить на раннем этапе?
• Какие сильные стороны уже проявил сотрудник?

Оценка первого месяца, конец 1-го месяца 

Цель: Комплексная оценка адаптации и результативности, корректировка плана адаптации.

Встреча с HR (Сотрудник, HR)

• Как прошел ваш первый месяц в компании?
• Насколько вы чувствуете себя интегрированным в команду?
• Соответствует ли работа вашим ожиданиям?
• С какими сложностями вы продолжаете сталкиваться?
• Достаточно ли обучения вы получили?
• Как оцениваете коммуникацию с руководителем и коллегами?
• Что можно улучшить в процессе вашей адаптации? 

Встреча с руководителем (Сотрудник, руководитель)   

• Как вы оцениваете результаты своей работы за первый месяц?
• Какие задачи удалось выполнить успешно?
• Где возникали сложности и почему?
• Насколько комфортно вам в команде?
• Какие знания и навыки вам необходимо развивать?
• Какие задачи вы хотели бы получить в следующем месяце?
• Обратная связь: сильные стороны и зоны роста 

Встреча HR с руководителем новичка

• Как вы оцениваете общий прогресс сотрудника за первый месяц?
• Достигнуты ли намеченные цели первого месяца работы?
• Насколько сотрудник интегрировался в команду и корпоративную культуру?
• Какие профессиональные качества проявил сотрудник особенно хорошо?
• В каких областях требуется дополнительное развитие?
• Соответствует ли скорость адаптации вашим ожиданиям?
• Насколько самостоятелен сотрудник в решении рабочих задач?
• Какие задачи планируете поставить на следующий период?
• Требуется ли корректировка плана адаптации?
• Есть ли необходимость в дополнительных ресурсах или поддержке?

Оценка второго месяца Конец 2-го месяца 

Цель: Комплексная оценка адаптации и результативности, контрольная встреча.

Встреча с HR (Сотрудник, HR) 

• Как вы оцениваете свой прогресс во втором месяце работы?
• Чувствуете ли вы себя полноценной частью команды?
• Насколько вам понятны цели компании и вашего отдела?
• Есть ли у вас все необходимые инструменты и знания для работы?
• Как складываются отношения с коллегами из других отделов?
• Какие аспекты корпоративной культуры вам близки, а какие вызывают вопросы?
• Что еще можно улучшить в процессе вашей адаптации? 

Встреча с руководителем (Сотрудник, руководитель)

• Как вы оцениваете свои результаты за второй месяц работы?
• Насколько самостоятельно вы справляетесь с задачами?
• Какие сложные ситуации возникали и как вы их решали?
• Какие проекты вызывают у вас наибольший интерес?
• Какие навыки вы хотели бы развивать в дальнейшем?
• Есть ли у вас предложения по улучшению рабочих процессов?
• Обратная связь: достижения и области для фокуса в последний месяц

Предварительное подведение итогов (За 2 недели до окончания адаптации)

Цель: оценочная встреча перед принятием решения о прохождении испытательного срока.

Встреча с HR (Сотрудник, HR)

• Как вы оцениваете период адаптации в целом?
• Насколько комфортно вы себя чувствуете в компании сейчас?
• Какие аспекты адаптации прошли наиболее успешно?
• Что можно было бы улучшить в программе адаптации?
• Какие карьерные перспективы вы видите для себя в компании?
• Какое дополнительное обучение вам необходимо?
• Есть ли вопросы или опасения перед завершением испытательного срока? 

Встреча с руководителем (Сотрудник, руководитель)

 • Как вы оцениваете свою готовность к завершению испытательного срока?
• Какие ключевые результаты вы достигли за этот период?
• Какие задачи вызывают наибольший интерес и мотивацию?
• Как вы видите свое дальнейшее развитие в компании?
• Какие навыки вам необходимо развивать в первую очередь?
• Предварительная обратная связь по итогам испытательного срока
• Обсуждение целей на следующий период 

Встреча HR с руководителем новичка

• Как вы оцениваете общие результаты работы сотрудника за испытательный период?
• Достигнуты ли все ключевые цели, поставленные на испытательный срок?
Соответствует ли сотрудник требованиям должности и корпоративной культуре?
• Какие профессиональные и личностные качества особенно ценны для команды/компании?
• Какие зоны роста вы видите у сотрудника?
• Есть ли какие-либо опасения или сомнения относительно прохождения испытательного срока?
• Каковы ваши рекомендации относительно дальнейшей работы сотрудника?
• Какой план развития вы предлагаете на следующий период после испытательного срока?
• Требуется ли дополнительное время для оценки сотрудника?
• Готовы ли вы принять окончательное решение о прохождении испытательного срока?
• Обсуждали ли вы с сотрудником его дальнейшие перспективы в компании?
• Какие цели и KPI будут установлены после прохождения испытательного срока?

Финальная оценка (Окончание периода адаптации)   

Финальная встреча (Сотрудник, руководитель, HR)   

• Подведение итогов испытательного срока
• Обсуждение достижений и зон роста сотрудника
• Обратная связь от сотрудника по процессу адаптации
• Обратная связь от руководителя по работе сотрудника
• Согласование решения о прохождении испытательного срока
• Постановка целей на следующий период
• Обсуждение плана профессионального и карьерного развития 

Составление ИПР После окончания испытательного срока 

 Разработка индивидуального плана развития Сотрудник, руководитель, HR (при необходимости) 

• Определение ключевых навыков для развития
• Выбор методов развития (обучение, проекты, наставничество)
• Установка временных рамок и критериев оценки
• Согласование ресурсов и поддержки для реализации ИПР
• Документирование плана и ответственности сторон Контрольная встреча 4-6 месяцев после начала работы Встреча по оценке долгосрочной адаптации Сотрудник, руководитель, HR • Как вы оцениваете свою работу в компании на данный момент?
• Насколько полно вы интегрировались в корпоративную культуру?
• Какие долгосрочные цели вы ставите перед собой в компании?
• Как реализуется ваш индивидуальный план развития?
• Какие дополнительные знания и навыки вам необходимы?
• Какие карьерные возможности вас интересуют?
• Что вы считаете своими главными достижениями за этот период?
• Есть ли предложения по улучшению работы отдела/компании?

И конечно после каждой встречи мы документируем результаты обсуждения, фиксируем договоренности и планы действий (обычно в формате минуток). 

При необходимости можно проводить трехсторонние встречи (HR, руководитель, сотрудник) для синхронизации ожиданий и обратной связи.