Как ставить задачи подчиненным, чтобы они выполнялись

Последние годы все большее распространение получает удаленный формат работы в компаниях и найм сотрудников на аутсорсе. Как правило, это всегда ставит перед руководителем задачу: как контролировать сотрудников в такой ситуации? Многие руководители даже боятся нанимать удаленных сотрудников, потому что им кажется, что в этом случае сотрудники будут работать менее эффективно. В данной статье рассмотрим вопрос: как ставить подчиненным задачи так, чтобы они выполнялись в оговоренные сроки и в нужном качестве, и сотрудники работали одинаково эффективно в офисе и из дома?

Команда и персонал:

• возможность освободить свои руки от технической и рутинной работы;
• не заменяется на 100% роботами и новейшими технологиями;
• позволяет обрабатывать большее количество заказов и больше зарабатывать;
• позволяет масштабировать бизнес;
• дает возможность сфокусироваться на том, что у Вас получается лучше всего;
• дает возможность делать то, что Вы делать не умеете.

Золотое правило предпринимателя — всю работу, которая стоит в час дешевле, чем стоимость Вашего рабочего часа, Вы должны делегировать исполнителям.
Иначе Вы навсегда останетесь исполнителем и не сможете развивать Ваш бизнес (Вы будете сами производить свою услугу).

Мифы и "страшилки" про исполнителей и сотрудников:

• все исполнители косячат;
• «я не смогу управлять командой, нет знаний, я не лидер»;
• нормальных людей искать долго и занимает много времени;
• сотрудники – это дорого;
• «я себя организовать не могу – где уж сотрудников...»;
• с сотрудниками одни проблемы;
• «ко мне нормальные люди не придут работать, я же не Газпром...»

Ошибки в управлении командой:

• формирование команды хаотично, под отдельные задачи;
• управление отдельными задачами, а не проектом в целом;
• неправильная постановка ТЗ;
• отсутствие формата результата для команды;
• отсутствие менеджера проекта, ответственного за проект.

Задача менеджера проекта: дирижирование клиентом, проектом и командой для достижения нужного результата.

3 фокуса работы МП:

• клиент;
• проект;
• команда.

Планирование проекта:

Неправильно:

• Не запланировать конечный формат конечного результата (без описания /оцифровки / картинки).
• Планировать мелкие задачи, а не этапы и направления.

2 типовые ошибки:

• «крупное планирование» (только цель);
• «мелкое планирование» (только набор задач).

Правильно:

Шаг 1. Формат результата проекта (куда хотим прийти / что хотим получить).
Шаг 2. Стартовая точка (где находимся / что у нас есть), честная диагностика.
Шаг 3. Обратное планирование (от результата – крупными мазками выделить этапы и направления).
Шаг 4. В каждом этапе выделить задачи (то, что можно проверить).
Шаг 5. Запланировать роли исполнителей под задачи.

Как поставлено ТЗ – так и будет выполнена работа.
Хорошее ТЗ – это такая постановка задачи, при которой задача выполнена:

• в нужном качестве;
• в срок;
• с ожидаемым результатом;
• в пределах выделенных ресурсов.

Правильная постановка ТЗ для исполнителя:

Этап 1 – выдать информацию.

Шаг 1.1. Обозначить какой проект и какой этап проекта делаем.
Шаг 1.2. Описать задачу - суть и конкретное действие (глагол + существительное).
Шаг 1.3. Описать формата результата задачи (что должно получится в итоге / какими характеристиками обладать).
Шаг 1.4. Предоставить образец или шаблон / на что должно быть похоже (или привести пример аналогичной задачи).
Шаг 1.5. Обозначить дедлайн (срок) и имеющиеся ресурсы.
Шаг 1.6. Уточнить взаимосвязь задачи с другими задачами и исполнителями.

Этап 2 – убедиться в приеме информации.

Шаг 2.1. Убедиться в том, что исполнитель принял информацию (получил письмо, прочитал сообщение).
Шаг 2.2. Ответить на вопросы исполнителя.
Шаг 2.3. Запросить инициативы и предложения исполнителя по выполнению задачи.
Шаг 2.3. Попросить исполнителя переформулировать поставленную задачу своими словами / проверить понимание.
Шаг 2.4. Спросить исполнителя, как он будет проверять выполнение задачи (внутренний чек-лист).
Шаг 2.5. Уточнить срок выполнения задачи и когда планирует приступить.
Шаг 2.6. Подтвердить или скорректировать понимание задачи и формата ее результата.
Шаг 2.7. Завершить на позитиве.

Экономия времени на формулирование и постановку ТЗ = неправильно выполненная задача.

Все, что может сломаться, обязательно сломается (закон Паркинсона).

Какие инструменты помогают в управлении командой?

1.Система управления задачами (task-manager):

• вся информация в одном месте (проекты / клиенты / задачи / сроки;
• исполнители / переписка / информация);
• управление рабочим процессом через постановку задач и контроль;
• прозрачность;
• ничего не потеряется;
• напоминания и много другого полезного функционала.

Правила использования системы управления задачами:

1. Каждая задача является частью этапа, и команда это видит.
2. Задачу формулировать «глагол+ существительное» = «написать статью» (а не «статья») с четким форматом результата.
3. У каждой задачи должен быть ответственный / срок выполнения.
4. Сроки выполнения (дедлайны) пусть назначают исполнители, всегда увеличивайте их, чтобы был запас.
5. Закрывайте задачу только после того, как она сделана в соответствии с форматом результата.
6. Пишите сотрудникам в системе управления задачами и приучайте их к тому же.

2. Система еженедельного контроля (планерки) для команды.

1 раз в неделю – планерка (конференц колл):

• новости;
• обзор проектов и их этапов, статуса выполнения задач;
• что сделано;
• что не сделано;
• поставить новые задачи (ТЗ);
• поручения;
• внести информацию в task-manager.

3. Корпоративные правила.
Не надо писать большой скучный регламент!
Напишите простыми словами свой «кодекс» – свод правил на 1 страничку и доведите его до команды.

Например:

• что такое «срочно» (сегодня) / что такое «экстренно» (прямо сейчас);
• 3 раза не выдержал сроки – мы с тобой не работаем;
• проблема с клиентом – сообщить мне лично по такому-то каналу;
• о предстоящем отсутствии – предупреждать за 7 дней.

4. «Набор сотрудника».

У каждого исполнителя / сотрудника должны быть:

• регламент (памятка/инструкция как делать работу) или доступ к образцам работ;
• чек-лист самопроверки (как проверять свою работу самому);
• «скамейка запасных» (другой сотрудник или исполнитель, который может выполнить задачу).

Как мотивировать команду?

• хвалить при всех, ругать наедине;
• люди мотивируются от успешно выполненных задач;
• отмечать успехи и достижения;
• дать возможность развиваться в других ролях и задачах.