Как адаптировать бизнес-процессы в условиях кризиса

Кризис — это не только сложные и непростые вызовы, но и уникальные возможности для изменений и улучшения своего бизнеса, его адаптации под нестандартные ситуации. Мы не раз становились свидетелями того, как компании, сталкиваясь с трудностями, начинают пересматривать свои подходы к управлению. А те, кто не пересматривает, невовремя реагирует - тонут, теряют все деньги и свои компании. Давайте рассмотрим, как эффективно адаптировать бизнес-процессы в сложные времена.

Иногда может казаться, что "нет, моя компания создана в спокойное время, никаких сложностей не случится". Но это ошибочное мнение. Как минимум, можем вспомнить COVID-19 и нестабильную ситуацию в стране, начавшуюся в 2022 году, что спровоцировало множество санкций. В такие моменты многие растерялись, отчего многие компании закрылись. В будущем нас могут ожидать новые вызовы и "черные лебеди" - так как же с ними справиться и "остаться на плаву"?

"За 2020 год в России закрылось 1,16 млн предприятий малого и среднего бизнеса, это в 2,3 раза больше, чем годом ранее."

1. Примите тот факт, что изменения необходимы

Руководители компаний часто могут считать, что и со старыми вводными смогут остаться на рынке. Такое ошибочное мнение возникает, когда кризис еще не повлиял на бизнес-процессы настолько, чтобы их разгромить, сделать недееспособными. Тут важно понимать, что любая нестабильная ситуация может повлиять на ваш бизнес, отчего и надо действовать быстро, чётко. Больше нет возможности работать с иностранными заказчиками из-за блокировки счетов? Попробуйте найти иные, новые способы работы с ними, либо нацельтесь на российских партнеров. Так же было и в пандемию - кто не успел перейти на удаленную работу с сотрудниками и заказчиками, экстренно сократил штат, остался во многом в безвыходном положении.

2. Проанализируйте, как и на что влияет кризис в вашей компании

Существует два типа факторов - внешние и внутренние. В случае внешних факторов рекомендуем провести SWOT-анализ: поймите, в чём ваша компания сильна, а в чем - слаба, а также определите угрозы кризиса и его возможности. Никакие сложности не могут только быть плохими, потому что в них есть точки роста, позволяющие вашей компании вырасти, например, в прибыли. Также, благодаря такому анализу вы сможете определить то ключевое, на что стоит направить свои силы для роста компании.

Если же вас настигли внутренние факторы, проведите внутренний анализ бизнес-процессов, а также ваш бизнес в целом. Может, продукт, который вы предлагаете рынку, потерял свою актуальность? Стоит изменить свое позиционирование на рынке? Или по отзывам вы узнали, что людям неудобно, не нравится с вами работать?

Анализ бизнес-процессов состоит из четырёх шагов:

• Определите цели: например, устоять во время кризиса;
• Определите ключевые бизнес-процессы
• Проведите интервью и мозговые штурмы с командой. Соберите как можно больше информации о том, как сотрудники выполняют работу сейчас и какие есть слабые стороны процессов;
• Найдите слабые места, причины задержек, неэффективные процессы и лишние затраты.

3. Улучшите бизнес-процессы для повышения их эффективности

Есть несколько вариантов их изменения:

- Упрощение. Например, процесс продажи вашего продукта слишком долгий и сложный, на обучение сотрудников проходит слишком много времени. Можно сократить этапы продажи, оптимизировать некоторые процессы.

- Автоматизация. Например, заменить физические обзвоны лидов на общение с чат-ботом по скрипту, внедрить CRM, чтобы продажники не забывали и не теряли новых клиентов.

Также, стоит поговорить и об инструментах, которые помогут компаниям найти свои слабые стороны и улучшить их.

Например, OKR - методология управления проектами для синхронизации командных и индивидуальных целей. Она обеспечивает эффективный контроль поставленных задач при реализации стратегии компании.

Цели в OKR — описание того, чего в итоге нужно достичь. Они должны быть значимыми, конкретными и достижимыми, прямо как в методологии SMART. Но помимо этого, связанные цели всегда должны быть согласованы с миссией компании. 

Примеры высокоуровневых целей:

• повысить удовлетворённость клиентов
• увеличить регулярный доход
• увеличить производительность 
• увеличить количество обслуживаемых клиентов

*Фотография взята из открытого источника

OKR — самый гибкий из всех возможных вариантов построения стратегии компании. Он позволяет чётко расставлять приоритеты здесь и сейчас и оперативно реагировать на ситуацию на рынке. Однако его реализация требует определённой корпоративной культуры и редко применяется на постсоветском пространстве, где цели привычным образом спускаются по иерархии сверху вниз.

Но что делать, если самостоятельно не удается справиться с кризисом? Обратитесь к нам, и мы поможем определить и улучшить ваши бизнес-процессы в компании!

Мы уже более 12 лет улучшаем HR-процессы в компаниях наших клиентов. Я, Пётр Коробицын, помогу разобрать Вашу текущую ситуацию, а также наметить план дальнейших действий, состоящий из нескольких этапов, для наилучшей эффективности.

Мы проведем: 
- Аудит процессов
- Разработку стратегии
- Выбор и внедрение систем
- Постоянный мониторинг
- Предоставление отчетности