Качественная адаптация залог будущей продуктивности сотрудника

С каждым годом работодатели все чаще отмечают, что задача по поиску и привлечению действительно компетентного сотрудника становится все серьезнее. Предположим вы справились с первым этапом и теперь самый лучший кандидат подписывает подготовленный вами оффер. Значит ли это что можно выдохнуть и жить дальше в предвкушении желаемых результатов? Вовсе нет. 

Говорят что самолет, куда бы он не отправлялся, тратит более 40% топлива для того, чтобы просто оторваться от земли. Адаптация - самый трудоемкий этап, на котором каждому руководителю важно осознать - первые 3 месяца работы сотрудника, это отправная точка, оказывающая самое высокое влияние на удержание сотрудника и на его дальнейшую продуктивную работу. 

Я часто наблюдаю как перспективный сотрудник покидает новое место, не успев погрузиться даже в половину процессов, а работодатель пожимает плечами и убеждает себя и меня в том, что сотрудник попал в категорию "ошибка найма" или просто "не наш человек". А дальше, все по тому же сценарию, мы срочно открываем "ящик пандоры" на работных сайтах. Учитывая, что моя команда работает с огромным количеством заказчиков разных отраслей, могу с уверенностью сказать: в  такой ситуации оказываются далеко не все работодатели, но те кто не готов вкладывать свои 40% топлива на отправную точку, оказываются в ней регулярно.

Почему же работодателю так важно сместить свой фокус на этот процесс? 

1. Адаптация напрямую связана с бюджетом компании. Никто не ждет от пришедшего сотрудника результатов в первый месяц, а может и больше (смотря о какой должности говорить). При этом известная фраза из фильма "Двенадцать стульев" гласит: "Утром деньги, вечером стулья". О чем она для нас? Расходы на поиск и подбор, обучение сотрудника, оплата рабочего времени его руководителю, налог и наконец сама заработная плата - статьи расходов, которые работодатель начинает нести еще до момента выхода сотрудника на работу. 

2. Репутационные риски. О каком бы большом городе не шла речь, рано или поздно работодатель формирует свою репутацию среди сотрудников. Чем чаще сотрудники покидают компанию на ранних сроках, тем выше вероятность того, что действительно хорошие кадры не станут даже рассматривать предложение о работе. 

3. Отсутствие роста прибыли.  Постоянно меняющиеся сотрудники, почти никогда не успевают выйти на новый уровень, окупить собственные затраты, начать делать то, что от них ожидалось. Вместе с ними на месте стоит и компания, в лучшем случае с прежним объемом прибыли, клиентов и уровнем доли на рынке. 

Это три первичные осязаемые причины, почему стоит обратить внимание на качество адаптации сотрудников в компании. Весомо, не правда ли? 

Так на каких "трех китах" стоит этот фундамент и о чем руководителю нужно позаботиться в первую очередь? 

1. Ответственность. Первое на чем зиждется успех любого процесса - распределение зон ответственности. 

• определите надежного и опытного сотрудника вашей компании, который будет курировать, контролировать и корректировать данный процесс. Это может быть и прямо заинтересованное лицо, например HR, руководитель или адаптолог, однако на моей практике лучше всего работало назначение сотрудника из других или смежных подразделений. Это давало непредвзятое отношение ко всем участникам процесса и беспристрастный контроль выполнения всех пунктов. 
• определите других участников процесса и распределите четкие зоны ответственности. Завизируйте договоренности. Лучшие практики из моего опыта всегда формировали, так называемую, матрицу ответственности в письменном или электронном формате, которая помогала вернуть эту самую ответственность нужному участнику если что-то шло не по плану, а виноватых найти было сложно. 

2. Фиксация плана. Если ваша компания работает хотя бы более полугода, вы так или иначе могли наблюдать циклы, которые проходит новый сотрудник. Зафиксируйте это на электронном носителе, который будет доступен всем участникам процесса. 

• Создайте план адаптации совместно со всеми участниками. Устройте мозговой штурм, где каждый сможет внести свои предложения, вспомнить свои первые шаги в компании и то с какими сложностями он сталкивался. 
• Привлеките сотрудников, которые в компании относительно недавно, а лучше только присоединились. Возьмите у них интервью, я обещаю это будет очень увлекательно. Вновь принятые сотрудники сейчас находятся в этом процессе и как никто другой могут сказать чего им не хватает. Составляя пошаговый план адаптации, учтите все перечисленные факторы. 
• Установите для прохождения каждого шага конкретный дедлайн и продублируйте отвественных за каждый шаг. 
• Договоритесь со всеми участниками процесса о том, что будете проводить совместные еженедельные рабочие встречи, посвященные адаптации новых сотрудников. Цели таких встреч простые: контроль исполнения этапов и их сроков, получение обратной связи от заинтересованных лиц и корректировка вводных по необходимости в каждом отдельном случае.

3. Создайте индикаторы. Начиная такой непростой путь, важно помнить о том, что всегда есть место рискам и непредвиденным ситуациям. Кто-то из участников перестанет отвечать за свою зону ответственности, выпадет из процесса, вы обнаружите что план нужно корректировать или сам новоиспеченный сотрудник действительно окажется "ошибкой найма" или просто покажет себя не с лучшей стороны. Важно не пропустить любой возникающий неожиданно момент. Заранее определите индикаторы, которые укажут вам на это раньше, чем вы успеете это заметить.

Чтобы последний пункт был понятнее приведу пример. В вашем плане адаптации должен содержаться не просто план ваших действий, но и ответных действий результатов сотрудника. Предположим, что перед нами план адаптации традиционного менеджера по продажам. Вы запланировали, что на первой неделе: 

- проводите для него Welcome тренинг, приглашаете его на обучение по холодным звонкам, а также отправляете его к опытному коллеге на встречу с клиентом, для того чтобы он посмотрел цикл консультации в компании. Для каждого пункта вы зафиксировали ответственного, срок реализации, а ваш беспристрасный контролер поставил галочку о том, что сие действо и правда свершилось. Все вроде бы хорошо, но где индикаторы успеха? 

-в вашем плане должно быть отражено следующее: сотрудник должен сделать 30 холодных звонков под чутким руководством своего наставника или руководителя, который в свою очередь должен составить,как минимум, 3 чек листа, по которому легко оценить справился сотрудник со своей задачей или нет. Индиктор успеха готов. При условии, что чек листы демонмтриуют успех, можно идти дальше согласно плану адаптации. 

Понятное дело, что в этой статье я описала малую долю того, что на самом деле может происходит с сотрудником, который только вступил в свою должность. Но уверяю вас, в план адаптации вы можете включить абсолютно всё : мотивацию сотрудника, контроль социальной адаптации, организационные моменты и даже психологические факторы. Если все что вы запланируете, будет реализовываться ответственными лицами системно, то успехов в этом деле вам не избежать!