Hr - лоббист инноваций: как доказать свою точку зрения

Сейчас мы находимся на пике миграции сотрудников, но часто руководство не готово узнать правду про "уровень" оплаты,  как убедить, что пора переходить на электронный документооборот,  как убедить, что корпоративное обучение не боловство, а минимальный уровень обеспечения сотрудников?!

Почему бывает сложно убедить человека?  Во-первых, он обладает какой-то информацией по вопросу. Во-вторых, информация, которой он обладает, может быть ошибочной. И, наконец, у него уже есть какое-то решение, которое его устраивает.

Поэтому у человека складывается предубеждение, что другое решение ему не подходит. И именно поэтому необходимо показать слабые места в его логике: где его информация неполная или ошибочная, и какие доводы говорят в пользу иной точки зрения, а также показать дургой взгляд и доказать ключевые моменты.

Попробуем обсудить аргументацию для HRBP или HR

Аргументацию обычно строят, опираясь на одну из шести моделей логики: 

• Части целого;
• Факторы влияния; 
• Линия времени;
• Gap;
• Из двух зол – меньшее;
• Руки, сердце, голова.

Рассмотрим 3 из 6, чтобы вы не заскучали, а кому станет интересно, приглашаю обсудить в разделе "Вопросы"

Возьмем например, внедрения электронного документооборота. Какие мысли посещают менеджера среднего звена, перед которым стоит задача донести до подчиненных важность нового проекта и преимущества, которые принесет работникам и компании отказ от бумажных носителей? В его голове вероятно будут крутиться такие мысли: «Как я им про это скажу? Они и так работали без особого энтузиазма. А сейчас всем учиться, ходить на мастер-классы, постоянно поправлять за всеми ошибки, отвечать на вопросы. Ни времени, ни желания на это нет. Но тем не менее необходимо мотивировать. Надо им объяснить, чем же так прекрасен этот электронный документооборот». На этом примере рассмотрим, как работает каждая из моделей логики.

Первая модель – «Части целого». Чтобы найти аргументы в поддержку своей точки зрения, предмет обсуждения делят на части, и к каждой из частей находят плюсы от предложения. Если целью является переубедить или отговорить от решения, то в качестве аргументов будут приводится отрицательные черты предмета или решения. И в том и другом случае работают те же механизмы, только с различным знаками: плюсом или минусом. 

Итак, компания внедряет электронный документооборот. Какие части целого будут работать в пользу внедрения этой новации? Целесообразно выделить участников процесса. В нашем случае участвуют лица, создающие документ, подписывающие документ и исполняющие его. Эти заинтересованный стороны и есть части целого. Какие плюсы несет внедрение электронного документооборота для каждой из них. Первая часть – лицо, создающее документ. Для него несомненным преимуществом будет автоматизация функции создания документа – нет необходимости каждый раз создавать документ с нуля в текстовом редакторе. В системе есть готовые шаблоны, которые заполняются автоматически, необходимо лишь выбрать нужные параметры. Второй плюс – нет необходимости «ходить по мукам», подписывая документа в кабинетах начальников. Система сама отправляет документ адресатам на подпись, мониторит сроки подписания и напоминает начальникам о необходимости рассмотреть и подписать. Для самого начальника, который подписывает документ процесс также становится легче и прозрачней. Он видит, когда и от кого пришел документ. Электронный документ не может потеряться в коридорах или в стопках бумаг. Он находится перед глазами на экране в персональном кабинете электронной системы, напоминая о себе различными уведомлениями. Все атрибуты документа видны: кто составил, кто уже подписал, сроки рассмотрения, варианты резолюций и так далее. Для непосредственных исполнителей плюсы тоже очевидны. Во-первых, сроки согласования решения существенно сокращаются. Ситуация, когда на проект было отведено четыре месяца, три из них ушло на согласование и подписание документов и только месяц – непосредственно на исполнение, практически исключена, если в организации используется электронный документооборот. Для исполнителей это благо: больше времени на работу, меньше – на головную боль. Части довольны, а целое? В масштабах организации удается согласовать и реализовать больше инициатив, уменьшается гора бумажной волокиты, бюрократические процедуры становятся значительно проще и понятней. Сокращается количество ошибок, не требуется постоянно контролировать сотрудников, переназначать документы на других исполнителей и далее, далее... Внедряем электронный документооборот – что и требовалось доказать!

Вторая модель логики – «Факторы влияния». Аргументация в рамках этой модели строится вокруг внешних изменений, которые несет реализация новой инициативы. Эти изменения не имеют прямой связи с предметом или процессом. Для примера электронного документооборота необходимо оценить перемены, происходящее в результате внедрения этой инициативы. Очевидно, что меняются люди, отношения, имидж компании, время, эффективность… Организация перестает быть бумажной компанией и становится электронной. Меняется атмосфера, появляется возможность дистанционной работы, поскольку все документы доступны онлайн, у руководителя есть электронная подпись, он может зайти в свой электронный кабинет и не ехать в физический. Работники, которые готовят документы, теперь также могут делать это дистанционно. Необязательно ехать в офис, можно более эффективно использовать свое время, работая дома, работая в дороге, работая везде, где есть выход в интернет. Повышается эффективность каждого работника, а, следовательно, и эффективность компании. Сэкономленное на бумажной работе время теперь можно инвестировать в основную деятельность компании. Внешний имидж претерпевает позитивные изменения: организация, как работодатель становится более привлекательна на рынке труда, так как становится прогрессивной и технологичной в глазах потенциальных работников. Для партнеров, контрагентов, клиентов – это тоже фактор успешности компании. Все подобные аргументы, которые будут найдены в изменениях внешней среды вокруг организации – это и есть логика факторов влияния, которую грамотный лидер может использовать для продвижения того или иного решения. 

Пятая модель «Из двух зол – меньшее». Эта логика включается в случаях, когда требуется аргументировать позицию, имеющую слабые места относительно других предложений. Например, перед компанией стоит задача выбора программного продукта для внедрения системы электронного документооборота. Логическая задача для переговорщика – показать, что альтернативные варианты имеет более проблемные последствия, чем предлагаемый вариант. Итак, для внедрения электронного документа в компании рассматриваются альтернативы: SAP, 1C и «Дело». Инициаторы внедрения склоняются к выбору системы «Дело». Какова будет их аргументация, чтобы убедить руководство? 

Итак, первый вариант – SAP – комплексная, проверенная годами система. Но SAP – это зарубежный программный продукт, который может нестабильно работать на территории России, с технической поддержкой продукта тоже могут возникать проблемы, поэтому внедрять SAP – это подвергать компанию большим рискам. Второй вариант – программный продукт 1С. Но 1С заточена, скорее на администрирование бизнеса, на бухгалтерию и стратегический управленческий учет. Хотя ERP решение от 1С довольно неплохо себя зарекомендовало, но для компании (в нашем примере) она слишком тяжела, кроме того, известно, что система иногда «подвисает» и сбоит. Третий вариант – это программный продукт «Дело». Он не обладает таким широким функционалом, как 1С, поскольку заточен только на подписание и согласование документов. Но в этом и есть плюс для компании, которой нужна система электронного документооборота. Разработчик специализируется на делопроизводстве и преуспел в этом сегменте. Продукт довольно легкий и не потребует серьезной модернизации компьютерного оборудования компании, он будет работать без «зависаний» и сбоев. Продукт полностью отечественный и техническая поддержка компании гарантирована. Кроме того, для его внедрения потребуется существенно меньше финансовых и временных затрат. Поэтому оптимальный вариант для компании – система электронного документооборота «ДЕЛО».

Итак, вот несколько способов отстоять свою точку зрения... про остальные поговорим в обсуждении...