Фирменные стандарты менеджера закупки. Фрагмент

Подобно тому, как не существует одной волшебной таблетки от всех болезней (разве что мышьяк…), так не существует и исчерпывающей (на все случаи жизни) должностной инструкции (правила, процедуры или способа "правильно поделить или оценить").
Жизнь, к счастью, сложнее, и Вам предстоит не один раз принимать решения в условиях неопределенности. Не раз произойдет ситуация, когда Вы должны будете совершить поступок или выполнить функцию, в Вашей инструкции не описанные. Компания рассчитывает на то, что Вы в такой ситуации совершите поступок, а не сошлетесь на инструкцию. Компания это всегда оценит. Для того чтобы Вам было легче принять решение в условиях неопределенности, следуйте изложенным ниже простым правилам.

С.В. Сычев. Фирменные стандарты компании  "ANY"

1. ПОИСК НОВЫХ НАПРАВЛЕНИЙ, ТОВАРОВ

Стандарт 1.1. Непрерывный поиск новых товаров

Если в компании не обновлять ассортимент - отсутствие активности и движения отразятся на каждом рабочем месте и даже на лицах сотрудников.  И будут характеризоваться максимально точным словом "застой". 

Чтобы этого не произошло, менеджер следит за новинками, и не реже 1 раза в месяц знакомится с материалами, статьями, эксплуатационной документацией о новых технологиях, изобретениях, моделях и т.д. в области … (укажите область деятельности Вашей компании), торговли … (укажите основные товарные группы, которые продает Ваша компания). 

Как минимум, он изучает Интернет-сайты, периодические издания, справочники, коммерческие предложения о сотрудничестве, каталоги и рекламные материалы поставщиков и т.д. 

Менеджер с большим интересом и вниманием посещает выставки по списку мероприятий для участия (утвержденному руководителем), конкурирующие компании и т.д. Он анализирует появившиеся новинки, составляет списки для пробных закупок для согласования с руководителем отдела закупки. 

Стандарт 1.2. Полное закрытие заявки 

Менеджер предугадывает желания Клиента. У сотрудника на момент обращения Заказчика уже есть информация, и он знает множество способов, как "закрыть" его заявку. 

Для достижения такой виртуозности менеджер анализирует информацию по:

• запросам Клиентов на товар или на его отдельные технические характеристики (по которым ранее были отказы);
• характерным отказам Клиентов от аналогов/"складских" позиций (т.к. для Клиента это дорого, некачественно, не подходит по техническим характеристикам и т.д.);
• ценам и условиям работы новых поставщиков (предлагающих интересующий товар);
• новым направлениям, товарам, техническим характеристикам.

Менеджер открыт изменениям, он пробует закупки новых товаров как у существующих, так и у новых поставщиков, руководствуясь критериям отбора предложений по новым товарам. 

Стандарт 1.3. Продуктивное посещение поставщиков 

Любая встреча с перспективным поставщиком – это всегда полезная информация. Визит дает возможность узнать и о новинках, и о товарах (которые раньше почему-то не заказывали), и о спец.предложениях и т.д. Визит – это очередная возможность договориться о выгодном сотрудничестве или улучшить условия для компании. 

Менеджер не забывает получить у поставщика каталоги товаров – рабочий материал для демонстрации Клиентам и важное подспорье для подбора замен (аналогов). 

Чтобы встречи с поставщиком не были случайностью и проходили успешно, менеджер действует так:

• постоянно отслеживает новых / перспективных поставщиков (совместно с руководителем отдела);
• составляет график визитов к поставщикам;
• во время визита получает даже больше, чем максимум информации у поставщика;
• не упускает ни одной возможности улучшить условия поставки для компании.

Стандарт 1.4. Хранение коммерческих предложений        

Все коммерческие предложения, прайс-листы, презентационные и рекламные материалы от поставщика менеджер подшивает в отдельную папку "Коммерческие предложения". Так, чтобы любой Коллега при необходимости мог их легко найти. Менеджер рассчитывает на то, что его Коллеги поступят аналогичным образом. 

Стандарт 1.5. Информирование Коллег о поступивших новых товарах; о новых поставщиках

Менеджер понимает: информация о поступивших в компанию новинках полезна всем Коллегам. Поэтому он:

• аккуратно заполняет формы отчетов "Новые товары", "Потенциальные поставщики", "Новые бренды";
• готовит мини-выступления еженедельно по пятницам с … до … / дважды в месяц перед Коллегами;
• знакомит специалистов отделов закупки и продаж в доступной и интересной форме с характеристиками и особенностями новых товаров, брендов, поставщиков.

2. АНАЛИЗ ТЕКУЩИХ ПРОДАЖ  

Стандарт 2.1. Корректировка нормативов закупки 

Профессиональный менеджер знает, что вместе со сменой сезонов, предпочтений Заказчиков, появлением и исчезновением конкурентов, изменяются и нормативы. 

И, если не учесть:

• крупную разовую покупку (одним Клиентом всего имеющегося складского запаса),
• смену сезонности (светотехники, масляных радиаторов или ТЭНов и т.п.),
• дефицита (и отсутствия на складе) товара в прошлом периоде…

и поднять нормативный запас на этот товар, то на складе появятся неликвиды (которые компания будет распродавать месяцами). 

Как увеличение, так и снижение норматива должны быть продуманы. Работа менеджера заключается в том, чтобы согласно принятой в Компании методике (например – "О стандарте на неснижаемый остаток") определить/откорректировать неснижаемый остаток и, придерживаясь оптимального числа Поставщиков, заказывать рассчитанное количество. 

Менеджер понимает, что когда товар завозится неоправданно "мелкими порциями", увеличивается работа сотрудников закупки, продаж, склада и транспортного отдела (на обслуживание "мелкой нарезки"):

• специалисты закупки заказывают и приходуют товар;
• сотрудники транспортного отдела делают лишние "ходки" к поставщикам;
• складские работники принимают и разгружают товар и т.д.;
• менеджеры отдела продаж "делят" товар и резервируют его "про запас".

Увеличение операционных и накладных расходов "сжигает" время сотрудников и "съедает" прибыль компании. 

Стандарт 2.2. Инициирование работы с неликвидами      

Менеджер не ищет оправдания образовавшимся неликвидам. Он старается вскрыть ситуацию, а не спрятать ее еще больше. 

Формальный подход к наличию неликвидов приводит к затовариванию склада, замораживанию денежных средств, затруднению платежей за ликвидный товар. 

Чтобы не допустить таких ситуаций, менеджер:

• отслеживает "залежавшиеся" товары (которые не продавались свыше N месяцев);
• составляет отчет о товарах, оборачиваемость которых  ниже нормативной;
• передает данный отчет руководителям отделов закупки и продаж для продумывания действий по избавлению от неликвидов;
• анализирует ошибки, допущенные в момент закупки, чтобы избежать их в будущем.

Стандарт 2.3. Работа с некачественными товарами           

Одно дело – заказать впервые некачественный товар, другое – повторный заказ "хронически" бракованного товара. 

Менеджер понимает, что при покупке "копеечного" бракованного товара происходит огромная ("рублевая") работа всех отделов компании: руководители тратят время на разбор ситуации, возникают расходы на экспертизу, оформляется множество документов, бухгалтерия возвращает деньги и т.д. 

Чтобы не допускать ситуаций с постоянными обменами брака, менеджер делает так:

• анализирует жалобы Клиентов на некачественные товары;
• изучает перечень товаров, возвращенных Клиентами;
• составляет список некачественных товаров, от закупки которых следует отказаться;
• делает отметки в БД;
• не включает артикулы этих товаров в заявки.

Полная версия фирменных стандартов отдела закупки - в кейсе "Управление отделом закупки "RI-SUPPLY".