Ежедневное планирование в условиях неопределенности

Вам знакомы такие мысли / фразы: «Всё вокруг меняется слишком быстро – не успеваю!», «Слишком много задач!», «Мало сотрудников, на кого можно положиться!»?

Да, изменения стали нормой. Значит и думать, и принимать решения управленцам необходимо быстро! Многим приходится несладко, но критически важно этому учиться, перестраивать свой образ мышления и действий! Особенно тем, кто привык методично собирать и обрабатывать данные, а потом, расписав несколько сценариев и планов, выбирать наилучшее. Заодно взвесив все риски ;-)

На самом деле, принципы планирования остаются теми же, что были ранее. Меняется подход! И скорость работы с данными!

Сейчас критично уметь собирать и фильтровать информацию – и работать с тем, что помогает, жестко убирая всё, что отвлекает!

В данной статье я поделюсь своим опытом и опытом участников моих тренингов по ключевым навыкам управления. 

Базовые принципы планирования: 

- Проверь, насколько тебе лично понятны задачи.

Это сроки, критерии оценки, результат. Потому что слово «отчет» имеет много интерпретаций))) Ты однозначно понимаешь его в точности как твой босс?

Предположу, что метод SMART набил оскомину)) Используй метод ИКС:

И (Итог) – какой результат должен быть достигнут?

К (Критерий) – как узнать, что задача решена? Что именно и на сколько должно быть достигнуто/изменено?

С (Сроки реализации) – к какому сроку задача должна быть выполнена?

Но не забывай про доступные/недоступные ресурсы для достижения результата. 

- Привлекай все отделы/подразделения, вовлеченные в процесс создания продукта/услуги.

Потому что возможные сбои в их работе однозначно скажутся на результате, сроках, качестве и т.д.

И тут я советую организовывать общие рабочие встречи ПЕРИОДИЧЕСКИ!  А не тогда, когда «уже жарко». Подойдет и онлайн формат – так быстрее и легче собраться. Важно – фиксировать все договоренности и открытые нерешенные вопросы. Иначе – получится «просто хорошо посидели, поговорили».

Для годовых планов рекомендую делать отдельную сессию с ключевыми руководителями, от которых зависит общий результат. Тут можно приглашать внешнего ведующего-фасилитатора, который создаст пространство и поддержит атмосферу общего дела. 

- Посмотри, достаточно ли у тебя ресурсов на все задачи.

На этапе планирования, «на берегу» еще можно что-то сделать, чтобы недостающее достать, информацию раздобыть, компетенциями обрасти. Дальше – в процессе реализации – может не хватить на это времени.

Кстати, иногда полезно нарисовать шкалу времени (например, на неделю) с указанием временных затрат на все стоящие перед отделом задачи, чтобы понять – справитесь ли без посторонней помощи. Это еще и творческий интересный процесс! 

Рекомендации по ежедневному планированию в условиях неопределенности: 

1.      Пишем ВСЕ свои дела. От «малюток», требующих 5-15 минут, до «мастодонтов» на 2 недели «без перерывов на обед».

2.      Расставляем ПРИОРИТЕТЫ. Это нужно для внесения структуры, логики в ежедневные дела. Можно использовать классическую матрицу Эйзенхауэра. Можно просто расставлять приоритеты (1-самое важно, 2 – может подождать, 3 – можно выкинуть). Тут придется действовать жестко, если хотите эффект! Важное – записываем в планировщик, не важное – в корзину! Иначе – оказываете себе медвежью услугу!

3.      Дела, имеющие точное время – в календарь с напоминалкой! Не ленитесь))

4.      Если видите, что задача требует слишком много времени (точно в ущерб другим делам) – разделяйте на под-задачи. И какие-то из них – делегируйте. Например, когда я составлял отчет по работе отдела, то сбором данных у меня занимался один сотрудник, достаточно пробивной (иногда нужно было конфликтовать и выгрызать информацию из других отделов, например, статистику удовлетворенности обучением участниками). Оформлял – другой (чтобы все было красиво и ровно – у меня на это усидчивости не хватало). Всё вместе сводил я сам!)) С презентациями – такая же была ситуация.

5.      Если дело достаточно важное и занимает 3-5 минут времени – делайте сразу! Потому что таких «хвостиков» будет всё больше и больше. Да вы и сами знаете!

Рекомендую прямо сейчас открыть почту – и быстро ответить на все письма, где надо лишь отписаться: «да», «нет», «напиши, пожалуйста, Елене Петровне», «заскочу в 16:00» и т.д. Да, в начале потратите достаточно много времени. Но после этого - уверен, вздохнете с большим облегчением))) Проверено!

6.      ВАЖНО! Оставляйте время в течение дня на «разгрузку», на «выдох»! На дела, которые перезагружают Ваш мозг «от работы» и несут позитив, заряжая хорошим настроением. Иначе – высок риск перегореть или перегреться! Что точно не повысит Вашу эффективность. Я, например, уходил в соседнее кафе выпить в одиночестве чашку вкусного черного кофе. В одиночестве! И отключал телефон! На 5-10 минут! Если честно – НИЧЕГО не произойдет за это время (как бы Вам не хотелось думать иначе!). Главное – предупредите коллег о том, что «будете недоступны в ближайшие 15 минут».

Сейчас у меня в запасе около 30 разных «переключателей» - от чашки кофе, до поездки за город на природу (в свободное время, естественно). Составляйте свой список энерджайзеров!

7.      Самое трудное – есть дела, от которых необходимо избавиться, так называемые «отвлекатели»! Они не несут смысловой нагрузки, не дают результата, не влияют НИ-НА-ЧТО! Пустые переписки, бессмысленные встречи… Да, нужно учиться корректно говорить «нет»! Но, поверьте, это того стоит! С каждым днем – всё смелее и смелее - вычеркивайте их из плана и из головы! Увидите – жить станет легче))

8.      Зачастую, остаются дела, которые «не выкинуть» и «нести тяжко»! Что с ними делать? Единой рекомендации нет, поделюсь своими подходами, которые даю на своих тренингах:

- учите своих подопечных, ПОСТЕПЕННО нагружая их всё более трудными задачами (из своего списка) – это и есть суть делегирования! Вскоре сможете часть собственных дел передавать им.

- делите задачи на под-задачи (см. выше) – с которые подопечные справятся. И – раздавайте их!

- если не очень важные – положите их в ящик, пусть отлежатся!)) Жизнь показывает, что какие-то «сами рассосутся», по каким-то будет более понятно – что  с ними делать! 

Итак, сейчас важно создать структуру, выстроить логику, научиться выделять полезную и удалять ненужную информацию. По сути это - воронка, фильтр. 

И уже на основании отфильтрованных данных - приступать к анализу ситуации и принятию управленческих решений. Но это уже - отдельная история... 

До следующих встреч!