Деловые мероприятия: как спланировать, профинансировать, провести?

Совещания, выставки, конференции, ярмарки вакансий, форумы, симпозиумы – это деловые мероприятия. Список можно продолжить. Разумеется, опыт организации таких встреч есть у каждого бюджетного учреждения. Однако, советы о том, как сделать мероприятие еще более эффективным, вам пригодятся.
C В. В. Хмелевым, бизнес-тренером и консультантом по маркетингу и продажам беседует Т.Ю.Антропова, главный редактор журнала "Руководитель бюджетной организации".

В. В. Хмелев, бизнес-тренер и консультант по маркетингу и продажам 

Справка

Хмелев Владимир Валерьевич более 20 лет занимается практическим маркетингом и активными продажами, созданием и обучением отделов продаж в различных отраслях бизнеса. Закончил Президентскую программу переподготовки управленческих кадров, защитил аттестационную работу по разработке стратегий малых предприятий. Занимал руководящие посты в двух транснациональных корпорациях. Написал 6 корпоративных учебников по продажам, 2 – по подбору персонала, книгу по корпоративным продажам по телефону.

В настоящее время оказывает консалтинговые услуги по развитию продаж, подбирает и обучает персонал сбытовых подразделений различных компаний, обучает руководителей в 40 отраслях экономики стран СНГ.

Владимир,  итак, с чего начать? Каков первый шаг в проведении делового мероприятия? 

В первую очередь надо подумать… а можно ли не проводить деловое мероприятие. Дело в том, что это весьма трудозатратное «удовольствие», требующее, к тому же, определенных  финансовых вложений. Всегда ли оно необходимо? Например, если вы хотите рассказать клиентам о новой услуге, причем, услуге не «революционной на рынке», а просто расширяющей перечень ваших предложений, возможно, не обязательно арендовать для этого конференц-зал, подготавливать аппаратуру, презентации, устраивать кофе-брейки. Быть может, лучше проинформировать их посредством электронной почты, грамотно составив сообщение? Если им нужна эта услуга – они и так заинтересуются, а если нет, то никакие конференц-залы не помогут.

Таким образом, первое, что необходимо сделать – это определить точные цели, которые вам нужно достичь. И подумать, есть ли другие способы их достижения. Проанализировать все возможности, и выбрать оптимальный вариант. 

Отлично, допустим, что мы пришли к выводу: мероприятие необходимо. И даже выбрали его форму – конференция. Каков следующий шаг? 

Следующий шаг – непосредственная подготовка. Что это? Обратитесь к собственному опыту. Вы когда-нибудь собираетесь поехать на автомобиле просто так, куда-нибудь? Как Надя в «Иронии судьбы…», помните? Или все-таки, садясь в салон, вы уже знаете место назначения, представляете дорогу, по которой туда поедете, продумываете запасной путь, планируете, сколько времени на это потратить и оцениваете, хватит ли бензина? 

А если дорога дальняя и опасная, то проводите еще и дополнительные мероприятия по предотвращению неожиданностей. Например, на «шестерке», доставшейся от дедушки,  по весенней распутице не проедешь, а если есть мощный внедорожник,  то – вполне возможно.  В кабриолете никто не будет путешествовать по тундре зимой,. А в автомобиле со сломанным кондиционером трудно придется в жаркое время – нужно чинить.

Аналогичные действия – по подготовке мероприятий. Оцените свои силы, ресурсы, опыт, возможности. Допустим, общеобразовательная районная школа хочет провести некий международный симпозиум  и пригласить около 300 гостей из стран дальнего зарубежья. Каков процент вероятности, что она сможет успешно с этим справиться собственными силами? Очень низкий. Видите, для нас потребовалось минимальное количество времени, чтобы оценить сложность такой задачи и ресурсы, имеющиеся для ее выполнения. Однако, если это столичная школа, причем, одна из лучших в стране – то отчего бы и нет? На ее базе и симпозиум возможен. Примерно так… 

Силы оценены, решение принято. Что дальше? 

Работайте над программой. Какое информационное меню вы предложите собравшимся? Кто будет выступать? В каком порядке? Планируется ли обсуждение выступлений?  Чем  займутся участники до того, как начнется основное действие, нужны ли перерывы, потребуется ли время, чтобы обсудить итоги и т.д.

Если вы думаете, что интересная тема итак привлечет участников, и они самоорганизуются, найдя, чем заняться, то это заблуждение. Даже если так и случится, гости все равно заметят недочет, что обязательно скажется на вашем имидже. 

То есть, программа мероприятия – это его планирование? 

Нет, планирование – следующий этап. Опять же, поясню на примере. Допустим, мы ждем гостей и собираемся сделать салат, пожарить шашлык и испечь торт. То есть, все эти блюда «заявлены» у нас в программе. Теоретически, их можно выставить на стол все сразу. Пока гости будут есть салат, мясо остынет, а кремовые розочки на торте поплывут и потеряют форму. Можно начать вечеринку с торта, потом перейти к салату и заесть все это мясом. Но так тоже не принято. Поэтому на практике пока все угощаются салатом, торт дожидается своего часа в холодильнике, а мясо готовится на огне.

«Время подачи блюд»  делового мероприятия тоже должно быть правильно спланировано. Причем, не только в главной его части. Продумайте, чем  займутся участники до того, как начнется основное действие, сколько нужно перерывов, что в перерывах будут делать люди, сколько времени они будут  обсуждать итоги и т.д.

Чтобы набросать предварительный план, вам пригодится опыт предыдущих мероприятий – что тогда удалось, а какие ошибки можно исправить? Вспомните, бывали ли вы на аналогичных мероприятиях, проводимых вашими коллегами? Посмотрите, можно ли найти программу похожего события в Интернете, проработать и дополнить ее?

Мероприятие воспринимается участниками хорошо организованным, когда им нет нужды у кого-то что-то уточнять, обращаться за помощью, стоять в очередях в гардероб, на регистрацию или искать, где можно попить кофе, поскольку фуршетный стол опустел за минуту. Участники не будут эффективно воспринимать информацию, если они голодны, им жарко, душно, тесно или холодно. Продумайте все мелочи – когда  начать, когда сделать перерыв, как распределить выступления и т. д.

Умелое планирование и четкая реализация задуманного позволяет достичь максимального эффекта при проведении делового мероприятия. 

Однако своими силами за всем уследить и все предвидеть трудно. 

Именно поэтому вам потребуются партнеры и исполнители. О том, как их найти, поговорим чуть позже, это не так сложно, как кажется. Партнеров и подрядчиков должно быть достаточно.  Лучше всего выбирать тех, с кем уже наработан опыт взаимодействия. Но не делать ставку только на них – возможность быстрой замены одного на другого, если с кем-то что-то пойдет не так… 

На что еще следует обратить внимание организаторам? 

Очень важный аспект - место проведения и дата/время проведения мероприятия.  Помните, что большинство людей уже знакомы с высоким уровнем сервиса при проведении мероприятий, как в России, так и в других странах. Поэтому превращение в конференц-зал школьной столовой их наверняка удивит и разочарует.  Поищите более комфортное место.

Дату и время для вашего мероприятия также следует выбирать очень тщательно! Учитывайте не только праздники, выходные, дачные сезоны, рождественские каникулы,  время сдачи отчетности, но и другие аналогичные мероприятия, проводимые другими организаторами в это же время, если ваша целевая аудитория участников - пересекается.

Назначая время, подумайте о пробках в час пик, о конце  недели, конце месяца. Проанализируйте, какое время будет наиболее удобным для ваших приглашенных. Как правило, большинство деловых мероприятий начинаются в 10:00 и заканчиваются в 16:00. 

Как работать с персоналом? 

Если вы организуете мероприятие самостоятельно, то ваша команда – важная составляющая успеха! Продумайте распределение ролей, обучите и протестируйте тех, кто будет работать на мероприятии, подготовьте им список обязанностей, назначьте старших по группам, распределите среди них полномочия, проводите совещания для решения возникающих проблем. 

Кстати, о проблемах. Они обязательно возникнут. Как их минимизировать? 

Как говорится: ошибок не совершает только тот, кто ничего не делает! Впрочем, ничего не делать – тоже ошибка! Следует понять, что ошибки неизбежны. Они обязательно будут. И нужно тренироваться минимизировать проблемы и ошибки, а также быстро устранять их последствия! Это тоже - ваш вопрос при планировании мероприятий. Вспомните предыдущий опыт. Отчего что-то пошло не так? Как это было исправлено? Можно ли было предвидеть проблему? Перечислите все, что вспомните, запишите на листке. Привлеките коллег, имеющих опыт в организации или посещении деловых мероприятий. Их советы и мнения тоже помогут. В проектной деятельности есть целый раздел, который называется «риск-менеджмент», очень рекомендую ознакомиться со всеми его составляющими! 

А как собрать аудиторию? Как организовать продвижение? 

Как правило, средства на продвижение практически не выделяются. Однако деловые связи существуют, отчего бы ими не воспользоваться? Обратитесь к своим партнерам, поработайте в соцсетях и на интернет-форумах. Наверняка, у каждого руководителя бюджетной организации есть знакомые журналисты, или, даже, редакторы. Возможно, кто-то из сотрудников знает хороших блоггеров? Используйте любые бесплатные каналы. Главное – сформулируйте «месседж» - четко укажите, что, где, когда и во сколько будет происходить,  кому и почему это должно быть интересно. Чем грамотнее вы составите информацию о предстоящем мероприятии, тем удобнее будет с ней работать. Но не увлекайтесь: краткость – сестра и эффективности. 

Есть мнение, что все-таки успех проведения мероприятия зависит от его финансирования. Так ли это? 

Разумеется, для того, чтобы пригласить стороннего специалиста или организовать кофе-брейк, средства понадобятся. Однако, не за кофе же пришли к вам люди.  А что касается специалиста – вполне возможно, что вам и вашим гостям есть чем поделиться. Знаю по собственному опыту – успех мероприятия слабо связан с размером выделенных на него средств. Даже мероприятия с огромными бюджетами вполне могут оказаться провальными и наоборот. Например, лет 15 назад по всей стране разлетелась информация об одном нижегородском спортивном клубе. При этом клуб не затратил на свою рекламу копейки – стоимость бензина, чтобы доехать до нужного места. Они просто вытоптали на склоне горы на снегу название своего сайта – благо, оно было коротким, а откос находился в географическом центре города.  Люди заметили, сфотографировали, выложили в сеть – и пошла вирусная реклама.

Важно то, как умело вы распорядитесь бюджетом, которым располагаете!  Кстати, это – тема отдельного разговора, мы ее обязательно затронем.

Однако сейчас хочу предостеречь руководителей от одной весьма распространенной ошибки! Не начинайте инициацию своего делового мероприятия с привлечения своих подчиненных на этот проект за деньги, за премии, за обещания карьерного роста! Во-первых, это дополнительные расходы. Во-вторых, вы рискуете не сдержать своего обещания – средства могут срочно понадобиться для чего-то другого. В-третьих, желание больше заработать у людей постоянно. В отличие от желания вкладываться. Поэтому подчиненные будут требовать больше и больше при той же отдаче. Если сотрудник выполняет  ваше задание в рабочее время, то это время уже оплачено, просто скорректируйте круг его задач!

А что вы скажете о самом проведении мероприятия?

Если все стадии подготовки прошли хорошо, то, значит, все продумано и мероприятие должно пройти успешно в организационном плане. Сконцентрируйтесь – как спортсмен перед стартом,  и – вперед.  Это – один из этапов, важнейший. Но  его успех – логическое продолжение вашей предварительной работы. 

Проведение делового мероприятия – это последний этап? 

Нет, предпоследний. Обязательно следует проанализировать проделанную работу.  Мероприятие прошло, вы приобрели опыт. Теперь надо этот опыт закрепить и систематизировать. Расспросите сотрудников, участников и партнеров. Достигнуты ли запланированные цели? Если да, то что помогло? Если нет, то почему так случилось? Зафиксируйте просчеты и недоработки. Проанализируйте финансовые расходы. И не забудьте выложить в сеть итоговые материалы – чтобы они были доступны для участников,  отправить благодарственные письма партнерам, спонсорам, зафиксировать все наработанные связи. Кстати, для тех, кто хочет повысить свои организаторские способности при подготовке деловых мероприятий, рекомендую полезную книгу: А.Шумович «Великолепные мероприятия. Технология и практика event management». 

Владимир, думаю, процедуру организации мы достаточно хорошо раскрыли. Теперь поговорим о наболевшем – где взять средства и силы на проведение мероприятий? Существуют ли подсказки по этой проблеме? 

Существуют. И они универсальны: ищите партнеров и спонсоров. Как их искать? – спросите вы. Отвечу: заинтересовывая. Любое мероприятие – это всегда аудитория. Причем, аудитория довольно однородная, например, конференция для главврачей. Подумайте, кому еще интересна эта целевая аудитория? Возможно, есть фирма, которая выходит на рынок с каким-то уникальным оборудованием. Пригласите ее в спонсоры.

Партнеров тоже легче найти, чем кажется.  Многие из нужных вам компаний (реклама, обслуживание, уборка, телекоммуникационные услуги) захотят вам помочь в обмен за получение опыта, за хорошие (в т.ч. письменные) отзывы от вас, за возможность разместить свою рекламу на вашем мероприятии или выступить с речью перед участниками, особенно если эти компании только выходят на рынок вашего региона.

Только не забывайте, что организатор и инициатор события – это все-таки вы, и поэтому ваше деловое мероприятие не должно восприниматься как коммерческое, рекламирующее на каждом углу спонсоров и партнеров.

И не забудьте о волонтерах, студентах и других молодых и расторопных, желающих обрести опыт в аналогичной деятельности. Они с удовольствием бесплатно помогут в организации мероприятия, чтобы проявить себя, познакомиться с нужными им людьми, изучить «кухню» изнутри. А кому-то, подобно волонтерам на «Олимпиаде 2014» в Сочи, нужна просто активность, приобщение к чему-то интересному, событийному, тусовка в кругу единомышленников, новые впечатления… 

На вопрос, где взять помощников вы ответили. А теперь подскажите, где взять деньги? 

Для того, чтобы ответить на этот вопрос, вначале приведу пример из практики. Он не совсем про деловые мероприятия, но наглядно иллюстрирует то, что для успеха не столь важна сумма материальных затрат, сколь умелое ориентирование в ситуации.

В 1999-2000 году мне посчастливилось поработать в компании, которая первой в мире разработала беспроводной (радио)доступ в Интернет. Кроме отсутствия проводов в технологии были и другие преимущества, например, высокая скорость передачи данных, нулевая цена за нахождение в интернете. Как же познакомить потенциального потребителя со всеми ее плюсами?  Разумеется,  как и у любого тогдашнего стартапа – у нас, не было денег на традиционную рекламу. Поэтому мы информировали население, органы власти и коммерческие организации путем проведения разнообразных малобюджетных деловых мероприятий! 

Какие же мероприятия вам помогли обрести известность? 

Например, мы проводили вечеринки в ночных клубах города совместно с популярными радиостанциями. Билеты разыгрывали как у себя на сайте, так и в прямом эфире. Вопросы, конечно же, были про Интернет, про активный стиль жизни «без проводов».

В одном из спорткомплексов города мы устроили он-лайн-трансляцию международных соревнований по бальным танцам, что, кроме демонстрации новых возможностей, позволило нам  подружиться с администрацией города.

В самом крупном парке города организовали бесплатное летнее интернет-кафе нового типа. Всех желающих фотографировали и отправляли им снимок на электронную почту. Радиостанции в парке поддерживали нас в том числе выполнением поступающими через наш сайт музыкальных заявок для отдыхающих в парке.  Были и другие «удачные рекламные выстрелы». Для областного УВД в «День Города» у стен Кремля провели демонстрацию охранной видеосистемы на базе беспроводного Интернета. Для Министра образования РФ в «Центре одаренных детей» устроили показ системы беспроводного дистанционного образования и т.д. А завоевать потом буквально весь мир удалось после того, как наш директор съездил в октябре 2000г на Симпозиум по инвестициям в г.Бостон, США, где провел успешные переговоры с правительством этой страны и частными инвесторами! 

А теперь ответьте, что общего у этих наших мероприятий? Обратите внимание, я не случайно сказал слово «наших», поскольку там были и другие мероприятия: День города, экскурсия министра в «Центр одаренных детей», народные гуляния в парке, вечеринки в клубах.  Выходило, что по сути, мы как бы присоединялись к другим событиям, организуя «мероприятие в мероприятии». 

Как же вы выбирали партнеров? 

Хороший вопрос, поскольку он очень важный. Кто наша целевая аудитория? Конечно же, молодежь, которая раньше других поняла все преимущества Интернета. Поэтому – акции в ночном клубе, в спорткомплексе, в парке. Но есть еще и структуры, для которых Интернет – это новые возможности выполнения своих функций. Поэтому – демонстрации для УВД и министра образования.

Итак, перед тем, как проводить деловое мероприятие, проанализируйте, для кого именно вы его проводите. И изучите деятельность организаций, которые могут стать вашими партнерами – имеется ли возможность встроиться  в то, что они уже проводят? Если такая возможность есть – не упускайте ее, получится и дешевле, и эффективнее.

И помните, любое деловое мероприятие – это, прежде всего, удовлетворение потребностей ваших гостей. Если посетитель это удовлетворение получит, значит, мероприятие прошло успешно.  Поэтому в подготовке важно все: и качество самой информации (чтобы было понятно, интересно, актуально, полезно),  и качество ее подачи (чтобы посетителям было удобно, чтобы все было слышно и видно, чтобы предусматривались  перерывы на отдых и общение, а также другие важные «мелочи»)