Чек-лист оценки эффективности собрания или совещания

Чек-лист «Эффективное собрание» помогает быстро посчитать общий балл (максимум 100 баллов) и увидеть, где именно теряется время и смысл. Рекомендую после 5–10 оценок ввести порог: ниже 70 баллов → совещание отменяется или радикально переформатируется.  Чек-лист основан на современных практиках (Atlassian, McKinsey, Stanford, Rippling, Joan и др. 2024–2026), где акцент именно на смысле, минимизации времени и борьбе с выгоранием от бессмысленных встреч.

Найдите консультанта
для ваших целей

Расскажите, с чем вам нужна помощь (консалтинг по продажам, сервису или управлению, создание документов), и мы бесплатно подберем для вас консультанта из нашей базы экспертов

Подобрать

Чек-лист «Эффективное собрание» помогает быстро посчитать общий балл (максимум 100 баллов) и увидеть, где именно теряется время и смысл. Рекомендую после 5–10 оценок ввести порог: ниже 70 баллов → совещание отменяется или радикально переформатируется. Чек-лист основан на современных практиках (Atlassian, McKinsey, Stanford, Rippling, Joan и др. 2024–2026), где акцент именно на смысле, минимизации времени и борьбе с выгоранием от бессмысленных встреч. 

Фаза 1. Назначение и подготовка встречи (максимум 45 баллов)

- Чётко сформулирована цель встречи в одном предложении («Принять решение по …», «Согласовать план …», «Выявить причины …», а не «Обсудить текущие вопросы») → 1–5
- Повестка (agenda) разослана минимум за 24 ч (лучше 48 ч), содержит: темы + ответственный + желаемый результат по каждому пункту + примерное время → 1–5
- Количество участников ≤ 7–8 человек (кроме статусных ежемесячных отчётов) или обоснован каждый дополнительный человек → 1–5
- Приглашены только те, кто реально нужен для принятия решения / внесения вклада (нет «для галочки» и «на всякий случай») → 1–5
- Указан желаемый итог встречи (решение / список действий / договорённости / понимание проблемы) → 1–5
- Материалы для ознакомления (отчёты, цифры, варианты решений) разосланы вместе с повесткой → 1–5
- Встреча назначена только если её нельзя заменить асинхронным способом (email / Loom / документ / голосование в Notion / Slack-thread) → 1–5
- Продолжительность ≤ 45 мин (кроме редких стратегических сессий) → 1–5
- Есть таймбокс по каждому пункту повестки → 1–5

Фаза 2. Проведение собрания (максимум 35 баллов)

- Начинается точно вовремя (даже если не все собрались) → 1–5
- Модератор / ведущий чётко обозначен и активно управляет процессом → 1–5
- Первые 2–3 минуты — напоминание цели и желаемого результата → 1–5
- Не более 20% времени уходит на «вводный контекст / отчёты» → 1–5
- Каждый участник говорит пропорционально своей роли (нет 1–2 «звёзд», которые занимают 80% времени) → 1–5
- Фиксация решений / действий происходит в реальном времени (Notion / Google Doc / Miro / специальный бот) и видна всем → 1–5
- Принимаются только те решения, которые можно принять именно на этой встрече → 1–5
- Возникающие новые темы паркуются («parking lot») и не обсуждаются → 1–5
- Встреча заканчивается вовремя или раньше → 1–5
- Последние 3–5 минут — подведение итогов: какие решения приняты, кто-что-должен-когда → 1–5

Фаза 3. Реализация и обратная связь (максимум 20 баллов)

- Протокол / итоги + список действий с ответственными и дедлайнами разослан в течение 4 часов после встречи → 1–5
- Действия заведены в систему задач (CRM / Jira / Asana / Bitrix / Trello) с дедлайнами и напоминаниями → 1–5
- Через 1–2 недели проверяется статус ключевых действий (follow-up) → 1–5
- Проводится короткий сбор обратной связи по встрече (2–3 вопроса в Slack / Google Form) хотя бы раз в квартал → 1–5
- Анализируются причины, если >30% действий не выполнены в срок (и корректируется подход) → 1–5

Общий балл: ______ / 100
Рекомендации по интерпретации:
- 85–100 → отличный формат, можно масштабировать
- 70–84 → хороший уровень, но есть 1–2 системные дыры
- 50–69 → большинство встреч — пустая трата времени, нужна срочная перестройка

Как внедрять на практике:

1. Назначьте «хранителя чек-листа» (чаще всего это ассистент руководителя или корпоративный фасилитатор).
2. Первые 4–6 недель оценивайте все собрания >30 минут → собирайте статистику.
3. Введите правило: организатор встречи обязан заполнить чек-лист до отправки приглашения (Фаза 1). Если 4. После встречи ведущий / секретарь быстро заполняет Фазу 2 и 3 → рассылает всем + руководству.
5. Раз в квартал смотрите средний балл по компании / отделу → обсуждайте на уровне топ-менеджмента.