База кандидатов - как систематизировать и упорядочить?

E-staff весьма бюджетная программа. Все остальное будет неудобно.

Анастасия, коллеги, приветствую.
Интересны и полезны комментарии коллег.
Когда я начинала, не было возможности выделить отдельный бюджет на какую-либо программу. Да и на одном из мест работы наш отдел персонала отчет на отчете сдавали в Испанию и всё полностью в Excel, при достаточном уроне подготовки можно творить чудеса. Соответственно продолжила вести свою базу в Excel, указывая необходимую мне информацию и ссылку на резюме, все резюме в папках по должностям. За 4 года работы сложностей не возникало.
Еще сделаю акцент, что обработка персональных данных должна осуществляться с соблюдением принципов и правил, предусмотренных ФЗ-152 "О персональных данных", и, конечно, не забываем про Роскомнадзор. Т.к. каким образом вести базу кандидатов в компании, которая обратилась к вам, в том числе будет определяться тем, кто будет вести данную базу, от уровня его подготовки и т.п., а вот не знание законов не освобождает от ответственности.
Знаю от коллег несколько случаев, когда кандидат подает в суд на внешнего рекрутера, о не сохранении персональных данных. Но это, как говориться, другая история.

Анастасия, добрый день.
Есть ЯндексТрекер - он бесплатный, но настроить его могут помочь люди "соображающие"
Есть например Битрикс - бесплатная СРМ (если до 5 чел)

А вообще мне непонятно, почему вы отметаете е-стафф?
Когда я стала фрилансером я как частное лицо купила себе е-стафф. И его стоимость 10 000 руб. Ее нужно заплатить единоразово и пользуйтесь, я это вообще сделала как физ.лицо. И поверьте, это самая маленькая затрата. В организации, где всего 10 чел, подбор можно осуществлять с одного ПК. Если нужно тех.обслуживание программы 5 000 в год. По-моему это бюджетный вариант за то, что все в порядке. И поиск дубликатов отлажен и напоминания и все остальное.

В специализированных приложениях для управления базой кандидатов самая ценная функция - гибкий поиск. По местам работы, или по ВУЗу, или по отдельным навыкам и т.п. Поэтому если делаете базу в Excel (или, кстати, тоже вариант - в Access), важно предусмотреть поля (удобнее всего колонки), в которых будут указаны эти данные отдельно! Подумайте, по каким ключевым словам вы обычно задаете поиск в том же HH, и постарайтесь предусмотреть эти поля в Excel. Еще важный момент - чтобы указывались в этих полях данные не вручную, а путем выбора из справочников (справочник ВУЗов, справочник отраслей, справочник работодателей и т.п., в противном случае лишний пробел будет означать иное значение, и вы рискуете упустить важное резюме из-за банальной ошибки при вводе данных.

Анастасия, здравствуйте!
Сначала хранила резюме по папкам и привязывала их через гиперссылки в Excel. Но потом поняла, что это просто огромный пласт информации, который не всегда нужен (особенно, когда работаешь по нескольким регионам). Теперь в таблице Excel у меня только краткие карточки на кандидатов, а в папках - подробные резюме кандидатов, которых я внесла в так называемый кадровый резерв, т.к. отличных уникальных кандидатов, которых можно "продавать" в несколько компаний, с которыми имеет смысл поддерживать связь на случай смены ими места работы и т.д.

Добрый день! Какой хороший вопрос)
я тоже сделала свою форму таблицы, удобно искать кандидатов по ключевым словам, что-то типа тегов (любую должность можно разить на подкатегории), записываю всю историю контактов. Здесь, конечно, важна самодисциплина - после каждого собеседования заношу всю информацию. Как и любая привычка - формируется через систему повторений)) иначе, увы, никак.

Анастасия, здравствуйте. старый добрый эксель , в нем закладки по специальностям и гиперссылки на соответствующее резюме с соответствующей папкой.
В экселе есть графа комментарии, где заношу основные мои мысли о кандидате, чтобы быстро вспомнить.

Анастасия, добрый день.
Я веду базу в ГуглТаблицах по генеральным, операционным, коммерческим директорам, финансистам, it-специалистам, толковым маркетологам. По линейным позициям- секретарей, телемаркетологов, менеджеров по продажам и т.д. - не сохраняю, такая база релевантна в течение недели-двух, не более. Архив hh.ru сохраняет резюме по вакансиям.. Если уж нужно хранить - можно использовать бесплатное облачное хранилище и ГуглТаблицы со ссылками.

коллеги верно пишут, облако и файл эксель со ссылками- удобно должно быть. но мне никак не заставить себя все систематизировать) так и лежат по компаниям и папкам) хоть помощника нанимай для этой работы)

Анастасия, добрый день!
Все просто в ексле таблица, в ней реестры по позициям и ссылки на адресное хранение самих резюме на сетевом диске и все отрывается.
самый легкий и примитивный способ.

Анастасия,доброго дня. Отличный вопрос!)
Я привыкла к старому,"дедовскому" Excel. Уже очень давно разработала таблицу по профессиям,где есть мои комментарии по результатам собеседования, ссылка на резюме ,которое хранится в моей базе в облаке и основные тезисы о кандидате. Мне удобно. Есть вакансия менеджера по продажам IT с определенными требованиями,открываю сразу подобную папку,пробегаю по комментариям и работаю.
Мое мнение ,что смысл хранить базу кандидатов вижу в большей степени, относясь к рабочим,IT и техническим специальностям.