Алгоритм проведения совещаний

В данной статье расскажем об алгоритме проведения совещаний. Изучим такой интересный инструмент, как "парковка". Расскажем, что снижает эффективность совещаний. Также рассмотрим тему он-лайн планерок - как сделать их максимально полезными. Этот материал будет интересен как руководителям, так и рядовым сотрудникам.

Порядок проведения совещания

1. Объявить повестку / провести настройку совещания.

2. Обсудить продвижения по целям (по очереди – все участники).

3. Краткий отчет по результатам за неделю. Важно, чтобы сотрудники говорили о тех результатах, которых достигли, а не о том, что они делали с целью достичь цели. По времени отчеты должны занимать 5–15 минут.

4. Анализ отчетов по отделам, определение и корректировка планов относительно статистики. Оглашение ключевых показателей и динамики.

Важно, чтобы все присутствующие дали ответ на следующие вопросы:

• Что произошло за истекший период? 
• Какова актуальная ситуация? 
• Что планируется? Какие риски/ сложности/ проблемы / пожелания/ предложения?
• Какая нужна информация / помощь от других подразделений?

5. Определить конкретные цели на следующую неделю. Записать в протокол. Указать ответственных.

6. Выслушать предложения сотрудников по увеличению продаж, качеству сервиса и т. п. Можно все их собирать по электронной почте на отдельный ящик для предложений, а на собрании рассматривать лишь те, которые имеют перспективу. Внести в протокол задачи, ответственных и дедлайны.

Если в ходе совещания возникла проблема, которой нет в повестке, проверьте:

• Проблема ВАЖНАЯ?
• Проблема СРОЧНАЯ?
• Касается ВСЕХ присутствующих?
• Есть ПОЛНАЯ информация?

Если на один или более вопрос ответ отрицательный, такая проблема фиксируется в листе «Парковка».

Инструмент «Парковка» - позволяет не отвлекаться от повестки собрания, и при этом не терять возникающие вопросы.

• Подготовьте лист флипчарта с заголовком «Парковка»;
• Расскажите на старте, что такое парковка и зачем она нам нужна;
• Повесьте лист «Парковка» на видное место;
• Если возникает вопрос, ответ на который не включен в повестку и который вы не будете разбирать прямо сейчас, запишите его на стикер;
• Поместите стикер на лист «Парковка»;
• В конце совещания обратитесь к «Парковке», озвучьте вопросы, поблагодарите участников за них, прокомментируйте, как и когда они получат ответы.

Как озвучивать проблему и искать пути решения?

Если вы самостоятельно не можете решить какой-то вопрос, вам необходимо кратко изложить его на собрании, дать всю необходимую и исчерпывающую информацию, объяснить почему этот вопрос важный/срочный, требуются ли для принятия решения все присутствующие на планерке, или для лучше создать отдельную рабочую группу. Далее предложить коллегам высказать в формате мозгового штурма. Старайтесь за 1 планерку выносить на обсуждение не более 2-3 вопросов, требующих мозгового штурма.

Протокол проведения собрания

Заполняется фасилитатором в Битрикс24 по ходу совещания (в режиме реального времени) по стандартной форме и рассылается всем участникам сразу после совещания.

Что снижает эффективность совещания?

Стихийные собрания. Само название «планерка» подтверждает плановость мероприятия. Спонтанные мероприятия выбивают из колеи руководителя и подчиненных. Необходимо заранее готовиться к подобным встречам и соблюдать их график проведения.

Затянутое совещание. Как правило, оно рассеивает внимание людей, они уже не помнят цель «оперативки». Поэтому так важно соблюдать регламент.
Отсутствие протокола. Часто похожие проблемы монотонно обсуждают раз за разом, забывая о достигнутых договоренностях. Уйти от этого поможет протокол (пусть даже тезисный), где будут зафиксированы важные решения.

Неподготовленность участников к собранию. Каждый присутствующий должен владеть информацией и ключевыми цифрами.

Отсутствие порядка. Присутствующие перебивают выступающих, отвечают на телефонные звонки, хаотично перемещаются по залу. В результате внимание, направленное на проблему, тает в воздухе.

«Театр одного актера». Опасная ошибка руководства. Собрание – не трибуна для личных выступлений, это своего рода переговорная площадка.

Запрет полемики. Такое отношение неверно, так как в спорах рождается истина, это цикл появления новой идеи. Ставится задача, возникают соображения и мысли, которые высказывают несколько людей одновременно, проходит обсуждение предложенного, оценка за и против.

Отступление от главных тем. Выступающий не должен покидать рамки обсуждаемого вопроса. Направлять дискуссию в другое русло может только фасилитатор (ведущий).

Отвлечение участников на мессенджеры и соцсети. Задача каждого ведущего планерку – удерживать внимание участников, не давать им уходить от темы разговора.
Отсутствие четкого сценария собрания. За это отвечает фасилитатор (ведущий).

Интернет–совещания: как увеличить эффективность?

• Создать устойчивое подключение к интернету для всех членов команды. Может быть, придется увеличить скорость трафика и др. За 10-15 минут до мероприятия его участники должны выйти на связь и протестировать ее техническое качество.
• При сбоях в системе лучше перенести планерку на другое время, чтобы не прислушиваться всем отделом к словам участника с проблемной связью. Это всегда возможно, если вопрос не требует срочного решения.
• Визуализировать материалы, чтобы проиллюстрировать тему беседы. Просто звук воспринимается хуже, часть информации будет утеряна.
• Стимулировать активность приглашенных. Например, используя голосование по рассмотренным вопросам. Так вы будете поддерживать внимание команды.
• Строгий хронометраж «оперативки». Слушая с экрана длительные монологи, многие люди переключаются на что-то более интересное.