6 инструментов для обнаружения утечек рабочего времени

Как не попадать в популярную ловушку бездумного интернет-серфинга? Во-первых, есть основания полагать, что люди будут внимательнее относиться к тому, как тратят свое рабочее время, если узнают, куда оно на самом деле уходит. Во-вторых, все же возможно отслеживать, работают ли сотрудники, когда они находятся в офисе. Шесть выбранных iBusiness.ru программных инструментов помогают разобраться в том, чем в действительности мы занимаемся с коллегами в рабочее время. 

Многие ожидают от технологического прогресса возможности работать меньше, чем прежде. Однако оказывается, что люди, имеющие доступ к технологиям - образованный и состоятельный средний класс, - на самом деле работают больше, чем представители предыдущего поколения, сообщил в середине апреля со ссылкой на несколько исследований журнал The Economist. Например, если в конце 1970-х гг. менее четверти состоятельных американцев проводили на работе больше 50 часов в неделю (т.е. при пятидневной рабочей неделе это составляет 10 часов в день), то к рубежу тысячелетий это делал уже почти каждый третий.

Впрочем, проводить на работе много времени и продуктивно работать - это два разных понятия. На проводившемся недавно интернет-форуме «РИФ+КИБ 2014» были озвучены цифры: 36% проведенного в интернете времени российские пользователи тратят на соцсети, 10% - на просмотр видео и 5% - на электронную почту.

Как не попадать в популярную ловушку бездумного интернет-серфинга? Во-первых, есть основания полагать, что люди будут внимательнее относиться к тому, как тратят свое рабочее время, если узнают, куда оно на самом деле уходит. Во-вторых, все же возможно отслеживать, работают ли сотрудники, когда они находятся в офисе. Шесть выбранных iBusiness.ru программных инструментов помогают разобраться в том, чем в действительности мы занимаемся с коллегами в рабочее время.

RescueTime

RescueTime. Стоимость: $9 в месяц. Платформа: Web, Mac OS.

Этот инструмент состоит из двух частей: программы, отслеживающей активность пользователя за компьютером, и онлайнового сервиса, который эту информацию агрегирует, обрабатывает, анализирует, а затем и выдает статистику в виде всевозможных отчетов относительно того, на что в действительности пользователь тратит время. Счетчик просто ведет учет времени, в течение которого было активно то или иное окно, он работает незаметно для пользователя и почти не влияет на производительность компьютера. Если речь идет о браузере, то RescueTime анализирует еще и сайты, на которых «зависает» пользователь.

Аналитический инструмент RescueTime сводит все полученные с «жучка» данные воедино, структурирует их. И определяет не только процент времени, который за минувший день или последнюю неделю пользователи провели в социальных сетях, за чтением новостей и просмотром роликов, но и «уровень продуктивности» людей. Последний показатель позволяет определить, какой процент проведенного за компьютером времени человек потратил на работу - то есть что-то делал в Microsoft Word или в других рабочих программах.

Также RescueTime позволяет отслеживать активность в программах и на сайтах, время простоя, самые загруженные часы работы, активность в определенных приложениях. Благодаря этой программе пользователь всегда может узнать, сколько времени он в действительности тратит на работу, сколько на развлечения, а сколько пропадает зря. Сами по себе отчеты простые, наглядные, информативные. Разобраться в них не составит труда даже тем пользователям, которые не владеют английским языком.

Минусы у программы, однако, тоже есть. Во-первых, ее можно использовать только самостоятельно: отследить с ее помощью, чем занимаются подчиненные, не получится. Во-вторых, доступно приложение-счетчик только для пользователей компьютеров Apple. Наконец, в-третьих, использование сервиса дешевым не назовешь. В остальном к нему нет претензий.

Toggl

Toggl. Стоимость: $5 в месяц. Платформа: Mac OS, Windows, Linux, iOS, Android.

Этот продвинутый тайм-трекер предназначен для небольших коллективов разработчиков и творческих объединений. Сервис позволяет вести точный учет времени, которое сам пользователь или его подчиненные потратили на работу над той или иной бизнес-задачей. Правда, делает он это не автоматически: сначала пользователь вводит в нужное поле название задачи, над которой начал работу, запускает таймер, а в нужный момент выключает его. Действительно ли в это время офисный сотрудник будет заниматься тем, что «пообещал», - остается на его совести. Система Toggl построена на доверии и служит чем-то вроде альтернативы ежедневным и еженедельным отчетам, предоставляемым сотрудниками компании своему руководству.

Toggl может пользоваться коллектив из нескольких человек, а собранные им данные могут быть автоматически интегрированы в Basecamp, Freshbooks, ActiveCollab, QuickBooks, Planner. Подготовленные сервисом отчеты также можно экспортировать в файлы форматов PDF и CSV.

Wrike

Wrike. Стоимость: $0 – 199 в месяц, базовая версия — бесплатно. Платформа: Web.

Wrike - один из популярных сервисов для управления командами удаленных сотрудников. Он позволяет создавать задачи, группировать их по проектам и, разумеется, отслеживать ход их выполнения. Руководитель проекта может назначить задачу одному из своих сотрудников, просто отправив ему письма с копией на адрес wrike@wrike.com и указав название задачи в теме письма. Система тут же добавит «таск» на общую доску задач. А потом покажет, кто ее выполнил и сколько времени потратил. Менеджер также может в любой момент посмотреть, кто взялся за задачу и сколько времени уже над ней работает. Как и в Toggl, записывать время, потраченное на задачу, пользователи должны самостоятельно.

Сейчас у сервиса более 4000 клиентов по всему миру, среди которых такие компании, как Ticketmaster, Hilton, Adobe. Осенью прошлого года команда-разработчик привлекла еще $10 млн сторонних инвестиций.

Yaware

Yawarе. Стоимость: 380 рублей в месяц на каждого сотрудника. Платформа: Web.

Yaware - это довольно удачная русскоязычная и, что еще важнее, многопользовательская альтернатива RescueTime. Эта программа отслеживает активность персонала за компьютерами, фиксируя, какие программы, сайты, приложения используют сотрудники и сколько времени проводят за каждым из них. Наблюдение проходит в фоновом режиме и не отвлекает пользователей от работы.

Результаты наблюдений Yaware выводит на экран руководителя в виде графиков или текстовых отчетов - кому как удобнее. Графики состоят из цветных столбцов. «Нужные» программы отмечаются зеленым столбиком, пожиратели времени — красным, а «нейтральные» — прозрачным. В базе Yaware уже есть около 15 тыс. приложений и сайтов, разбитых по категориям. Если при настройке сервиса, например, не указать, что Facebook сотрудники компании используют для работы, то все время, которое они потратят на общение в этой социальной сети, будет отображено в красном столбце.

Когда пользователь не сидит за компьютером вообще, учет времени будет приостановлен. После возвращения к компьютеру сотрудник увидит на экране монитора окно, где сможет отметить, чем был занят. А еще у пользователей есть возможность взять «личный перерыв». Это время не будет учитываться работодателем как рабочее, но и отчитываться за него пользователю не придется.

Кроме того, Yaware предлагает и другие способы контроля над дистанционно работающими сотрудниками: например, можно делать скриншоты рабочего экрана или фотографии с веб-камер подчиненных. Также менеджер может ввести практику отчетов по опозданиям. Не включил удаленный сотрудник вовремя компьютер - пусть пишет объяснительную.

Motivate Clock

Motivate Clock. Платформа: Windows. Стоимость: бесплатно.

Эта бесплатная, простая и надежная программа позволяет вести посекундный учет времени, проведенного в различных приложениях и браузерах. Создана она не для контроля за сотрудниками, а для самомотивации. Ее целевая аудитория - это в первую очередь фрилансеры, у которых есть понятный стимул для того, чтобы улучшить свою продуктивность.

Пользователи могут создавать персональные проекты под каждую задачу, отслеживать потраченное время, анализировать статистику своей персональной эффективности. Принцип работы прост: пользователь начинает новый проект, отмечает, какие программы на ПК он использует для работы, - и вперед. Все приложения, которых нет в списке, будут считаться «вредными». И пользователь всегда может понять, какую часть рабочего времени он потратил собственно на работу, а какую - на «пустые» отвлечения.

ManicTime

ManicTime. Стоимость: $0 – 67 в зависимости от функционала. Платформа: только Windows.

ManicTime - один из самых первых успешных тайм-трекеров, которые появились на рынке. Его главное отличие на сегодня состоит в том, что программа хранит собранные данные об активности пользователя не на удаленном сервере, а локально. Менеджерам, которые не хотят, чтобы третьи лица знали о том, чем занимаются его подчиненные, это должно понравиться.

В остальном функционал ManicTime вполне стандартен. Программа записывает время работы всех программ и отображает на общей шкале временные отрезки, в течение которых они были активными. Каждому приложению соответствует свой цвет, плюс отдельно ведется список и графики по каждому приложению. Также программа записывает общие параметры работы компьютера: когда загружалась Windows и выключался компьютер, сколько времени в день на нем работали, какие дни были самыми загруженными, а какие - нет, сколько часов в день, неделю или месяц пользователь проводит за компьютером.

Платная версия программы ManicTime Pro стоимостью в $67 предлагает ряд дополнительных функций: защиту данных с помощью пароля, возможность группировки приложений по категориям, встроенный планировщик задач.