Здравствуйте, я ваш новый сотрудник. Адаптация персонала

Когда  в компанию приходит новый человек, мы, как коммуникаторы, стремимся сделать всё, чтобы вливание в коллектив прошло гладко.
О трудностях,  с которыми сталкиваются и новички, и коммуникаторы мы сегодня поговорим с нашим экспертами.
«Самая главная сложность для нового сотрудника – незнание бытовых нюансов и непонимание принципов общения и норм, принятых в коллективе. В больших компаниях всё очень формализовано, чётко прописано. Но многие нюансы невозможно прописать. Например, коллеги любят держать дверь в кабинет открытой или закрытой, какая любимая кружка руководителя и т.д. Это маленькие бытовые вопросы, которые можно изучить только после некоторого времени пребывания в коллективе», - говорит Гоар Ананян, генеральный директор Кадрового агентства SMART, руководитель проекта HR-tv.ru 

«Для нового сотрудника трудностей много. Разделю их на три ключевых направления (наиболее часто встречающихся в реальной бизнес-практике) и дополню вопросами, которые задает, осознанно и неосознанно, себе новичок: 

• внутриличностные (вопросы: на сколько это место работы мое? смогу ли раскрыться как личность? не будет/будет ли здесь как на прошлой/позапрошлой работе? и др); 
• профессиональные (какие у меня будут обязанности в реальности, а не только в должностной инструкции/обязанностях? справлюсь ли с ними? как пройти испытательный срок? каких моих навыков и компетенций мне хватит, а какие нужно срочно подтянуть?); 
• межличностные (какие люди будут работать со мной? какие в коллективе прописанные и неписанные правила? какие границы и нормы уже устоялись во взаимоотношениях? как стать своим и др.) 

Нелёгкое начало

Понимание природы трудностей и их ключевых направлений, позволяет любые трудности трансформировать в задачи и успешно их преодолеть», - добавляет Генрих Юстус, бизнес-тренер и T&D-эксперт  в компании Техносерв; к.п.н., доцент кафедры педагогики и психологии МГГУ им М.А. Шолохова; бизнес-консультант тренинговой компании LTC. 

Дмитрий Тыщенко, владелец Центра обучения переговорам, считает, что самая главная трудность для нового работника - это когда он никому не нужен. Пришел человек, поздоровался, сел за отведённое ему рабочее место и всё. Что делать? Как взаимодействовать с коллегами, руководством? С чего вообще начать свою работу? Далеко не во всех компаниях человека правильно вводят в курс дел и рассказывают последовательность действий.

Есть ли особенности адаптации для экстравертов и интровертов?

Некоторые компании специально оборудуют рабочие места для интровертов. Да-да, опен-спейсы иногда уступают место закрытым пространствам для людей, любящих уединение. Учитываются ли особенности личности новичков в российских компаниях?

«Безусловно, особенности личности учитываются, но это отдельная тема. – Отвечает Генрих Юстус.  – Изначально выделю две типичных ловушки/ямы, в которые попадают руководители/сотрудники, отвечающие за адаптацию: 

1)размытое понимание поведенческих характеристик сотрудников по определенному типу личности и низкий уровень знаний предметной области. Мне попадались руководители, которые забывали название одного из типов и они со знанием дела анализировали своих сотрудников в ракурсе экстраверт&сангвиник. Нисколько не смущаясь того, что сравнивают совершенно разные вещи. 

2)Вторая ловушка/яма сводится к тому, что сейчас много людей, о которых можно сказать, что они «сделали себя сами» (англ.версия: self-made person) и по ним даже специалист не сразу определит, кто они на самом деле: экстраверты или интроверты. Современному сотруднику, ориентированному на положительный результат, свойственны два начала (экстраверто-интровертность). Если вы правильно продиагностировали (помогают тесты, наблюдения, эксперименты и пр.) сотрудника, то просто создайте для него условия, способствующие его максимальной результативности и работоспособности, и положительный результат не заставит себя ждать!», - советует Генрих Юстус.

Дмитрий Тыщенко добавляет: «Особенности чисто коммуникативные. Экстраверты не постесняются задать вопросы, ответы на которые они не получили. Интроверты – не всегда. И поэтому с ними нужно просто быть внимательнее: постараться осветить максимум вопросов, связанных с его деятельностью в вашей компании и с обеспечением его жизнедеятельности в рабочее время».

Знакомим новичка с коллективом: нужна ли официальная часть?

Стоит ли устраивать официальные встречи, чтобы познакомить нового сотрудника с коллективом? 

Вот что говорит Надежда Усова, старший менеджер по внутренним коммуникациям Х5 Retail Group.

Бесспорно, представление нового сотрудника в компании обязательно должно быть. Другой вопрос – кому и в каком формате. Если  компания небольшая, то можно провести новичка по офису и познакомить с коллегами из всех подразделений. Если же компания крупная, то можно ограничиться знакомством одного подразделения, в котором сотрудник будет работать. Очное знакомство желательно сопровождать электронным представлением (электронное письмо, информация на портале). В зависимости от должности определяется охват целевой аудитории для рассылки.  Сначала нужно сотрудника познакомить и представить, а уже потом он сам будет знакомиться с коллегами и коллеги с ним. 

Гоар Ананян считает, что знакомить нового сотрудника с коллегами - обязательно и даже необходимо. Представить его, рассказать о нём. А также представить коллег новому сотруднику. Если есть возможность, то провести небольшой welcome-training.

Генрих Юстус рассуждает так: если коллектив небольшой, до 10 сотрудников и в нём сформирована открытая рабочая атмосфера, у коллектива есть свои традиции встречи нового коллеги, то официальную часть можно упразднить. Во всех остальных случаях от «официальной части» лучше не отказываться. Помните, что для почти всех людей выход на работу очень стрессовое событие и нужно им помочь пройти этот этап. Всегда вспоминайте свой первый рабочий день… Хорошо работает изначально положительный настрой руководителя, настрой коллектива (желательно предварительно сообщить ключевую информацию о новом сотруднике всем остальным; если такой возможности нет, то сообщите при знакомстве всем сотрудникам, что будет делать новый коллега и за что он/она будет отвечать), поддержка при знакомстве. Я часто при вводе в коллектив нового сотрудника выстраивал ассоциативные ряды и делал «скрытые комплементы» действующим сотрудникам. Например: Знакомьтесь. Это Алексей. Он большой эксперт в области развития регионов. Благодаря его самоотдаче у нас появились партнеры в Астрахани, Алма-Аты и пр. А это Екатерина, помимо того что она профессионал в своей сфере, она человек, который никогда не подведет и мы все знаем, что с ней можно пойти в разведку. Такой подход позволяет не только снять напряженность, но и повысить вовлеченность действующего персонала в общую жизнь коллектива. С другой стороны, опытный руководитель также должен выбрать правильную тактику знакомства, чтобы исключить даже мысль о том, что к новому сотруднику он изначально относится лучше, чем к действующим. Сотрудники очень болезненно реагируют на любимчиков и часто даже взрослые люди показывают «детские реакции» и некую ревность. Также важно помнить, что правильная адаптация является основой многолетней и успешной работы сотрудников. Резюмирую этот комментарий важным выводом: будьте внимательны и у вас все получится! 

От философии к наставничеству

Вот человек пришёл, познакомился с коллективом. Наступает период адаптации. Как это время правильно организовать?

София Семёнова, руководитель направления внутренних коммуникаций и продвижения бренда работодателя Volvo Group Россия, рассказала, какие методы адаптации новых сотрудников практикуются в  Volvo Group Россия. Существует процедура адаптации новых сотрудников. В первый день работы сотрудник получает приветственное сообщение с краткой информацией о компании, далее - «Философию Volvo» (нашу книгу о корпоративной культуре и ценностях компании) и брошюру «Что делать, если» (где описываются все основные ситуации, с которыми сталкивается новичок), а также знакомится с основными положениями  и процедурами компании, которые должны знать все сотрудники. Его руководитель организует с ним встречу, где обсуждаются цели на испытательный срок, знакомит его с коллегами. Затем сотрудник посещает вводный курс для новых сотрудников, который включает в себя экскурсию на заводы и Трак Центр. На внутреннем портале также есть специальный раздел «Добро пожаловать в компанию» и ссылки на e-learning курсы. Помимо этого в течение 6 месяцев с момента начала работы новичка, его HR бизнес-партнер периодически связывается с  ним, его руководителем, чтобы выяснить, насколько успешно проходит адаптация, какие есть проблемы и пр. Так, в среднем выглядит процедура адаптации. Для некоторых категорий наших сотрудников процедура адаптации - более расширенная. Так, например, на заводе мы практикуем наставничество, для торговых представителей есть обязательные дополнительные тренинги для лучшего вхождения в должность.

У Надежды Усовой есть свои инструменты адаптации новоиспеченных сотрудников Х5 Retail Group: «Одним из эффективных инструментов адаптации новичков являются наставники, которые в течение первых месяцев помогают сотруднику максимально быстро и полно сориентироваться в деятельности компании, делясь информацией, знакомя с коллегами, вовлекая в различные корпоративные проекты и т.д.

Второй метод – это справочник нового сотрудника, который вручается новичку в первый рабочий день вместе с welcome-пакетом, в который входят: корпоративный ежедневник, ручка, кружка, бейдж с лентой, кепка, футболка и другие сувениры. Welcome-пакет создает позитивное настроение и помогает снизить стресс, а справочник снабжает всей необходимой информацией сотрудника. Справочники могут быть как в печатной версии, так и в электронной –  например, размещены в интранете. 

Третий – это вводный курс, который обязателен для посещения всем новым сотрудникам. Как правило, именно там появляются твои первые знакомые коллеги из других подразделений, именно там ты вдохновляешься работать в этой компании и чувствуешь себя членом большой дружной команды. В некоторых компаниях в рамках вводного курса запланированы поездки на производство (фабрики, заводы), в маркетинге – в исследовательские лаборатории, в ритейле – в магазины, аптеки и на распределительные центры, чтобы получить лучшее представление о логистике и т.д. Такие выездные мероприятия позволяют не только лучше узнать бизнес компании, но ближе познакомиться с коллегами во время рабочих процессов. Также в крупных компаниях, имеющих множество филиалов и представительств, имеются вводные курсы в формате видео или проводятся в онлайн режиме».

Проверенный алгоритм

Генрих Юстус поделился своим собственным алгоритмом адаптации новых сотрудников, и, как уверяет эксперт, алгоритм безотказно работает уже многие годы.

В основном методы адаптации зависят от непосредственного руководителя, от сложившихся традиций, от коллектива, от этапа, на котором коллектив/организация (жизненный цикл: зарождение-рост-функционирование-распад) и множества других факторов. Мой многолетний опыт на управленческих позициях научил меня двум основным жизненным концепциям адаптации: 

1) Адаптация (в психологии чаще встречается синоним: социализация) длится не месяц, не два и даже не три. Среднестатистический сотрудник умственного труда полноценно начинает работать только на 2-3 год работы в компании. Сократить этот период может схожий предыдущий рабочий опыт (единая отрасль экономики/рынок труда), желание сотрудника скорей «войти в курс дела» и быть «лидером», неподдельная поддержка коллег и конечно задатки сотрудника.  

2) Если сотрудник никак не адаптируется на рабочем месте, то ответственность за это лежит на непосредственном руководителе – неправильно отобрал сотрудника на этапе приема на работу; не смог грамотно помочь в адаптации в первые дни; проглядел «точку невозврата» (когда сотрудник принял финальное решение об увольнении/перехода в другой отдел/управление/дирекцию и пр.) Своих директоров направлений, по отношению к их сотрудникам, я всегда призывал к следующей конверсии: «Один вновь принятый на работу сотрудник = один эффективный сотрудник завтра». 

В моей практике хорошо зарекомендовал себя следующий алгоритм успешной адаптации: 

1) встреча вновь прибывшего сотрудника 

2) знакомство с рабочим местом 

3) знакомство с коллективом/коллективами 

4) вручение приветственных корпоративных подарков  (обычно дарят: ручки, чашки, еженедельники, настольные календари и пр.) 

5) установочная встреча с сотрудником (важно поставить четкие задачи на испытательный срок. Многие об этом забывают или неправильно используют: не пишут цифровых показателей; ставят чересчур много задач в надежде, что пришел потенциальный супермен (или супервумен), который сделает все, что раньше не могли сделать несколько сотрудников за год и пр.) 

6) знакомство с наставником из коллектива (человек, который правильно транслирует корпоративные ценности и в идеале является оптимистом, быстро вводит в курс рабочих дел и делится важными деталями: где уборные комнаты; как происходят приемы пищи; что принято в коллективе, а что порицается и т.д.)  

7) пятиминутная встреча в конце первого рабочего дня в формате тет-а-тет. Это хорошая возможность узнать эмоциональное состояние человека, не накапливать вопросы без ответа и поздравить человека с окончанием первого рабочего дня - элементарную человеческую поддержку никто не отменял) 

8) если есть возможность, то первую рабочую неделю руководителю стоит находить несколько минут для общения с сотрудником и его непосредственным наставником. Далее встречи могут быть реже. 

Данный алгоритм хорошо себя зарекомендовал на первичной ступени адаптации (испытательный срок). По прохождению испытательного срока прекрасно действуют другие приемы, например формирование целей, близких сотруднику, увеличение взаимного доверия, проецирование правильных принципов работы, менторство от непосредственного руководителя, организация неформальных мероприятий.

Статья на сайте Сообщества внутренних коммуникаторов 
с комментариями Гоар Ананян, Руководителя проекта HR-tv.ru