Предлагаю вашему вниманию кейс о том, как за 4,5 месяца была внедрена централизованная и отвечающая бизнес - запросам система ведения КДП в компании с филиальной сетью / численность персонала 500 чел. В кейсе приводятся конкретные шаги, программы и разбор этапов внедрения, которые обеспечили качественное выполнение ожидаемого результата проекта.
Клиент: региональная российская компания FMCG / 13 филиалов / персонала 500 чел.
Проект:
Заказчик проекта – Правление компании (собственники, генеральный директор)
Участники проекта: руководители структурных подразделений, бухгалтерия, HR
Длительность проекта: 4,5 месяца
Результат:
- Внедрена унифицированной централизованной системы кадрового администрирования и делопроизводства, обеспечивающей текущие и перспективные задачи бизнеса и минимизирующей организационные и правовые риски компании.
- Проведено обучение руководителей подразделений и исполнителей практическому использованию системы и трудового законодательства.
Ситуация:
Компания существует на рынке более 7 лет. Организационная структура представляла собой набор юридических лиц различной организационно – правовой формы. Кадровое делопроизводство в каждом юридическом лице велось бухгалтером и решало только задачи оформления трудовых отношений и ведения текущих операций приема, перевода, увольнения, оформления отпусков и командировок. Не проводилась оценка правовых и организационных рисков.
Правовая грамотность руководителей и бухгалтеров в применении трудового законодательства была низкой. В работе руководствовались устаревшими представлениями о нормах трудового права и были не в курсе последних изменений в Трудовом кодексе и законодательстве по труду. Каждый руководитель юридического лица выстраивал работу с сотрудниками с учетом своих представлений о правах и обязанностях работодателя, не используя все возможности и инструментарий трудового права для достижения нужного бизнесу результата.
Компания взяла курс на централизацию процессов управления и систематизацию бизнеса. Это повлекло за собой необходимость пересмотра трудовых отношений с сотрудниками и ряд кадровых управленческих решений. Руководство компании захотело навести порядок в кадровой документации и построить систему, минимизирующую правовые риски компании и позволяющую реализовывать нужные компании кадровые решения.
Решение в теории: внедрение унифицированной системы кадрового делопроизводства, настроенной под текущие задачи бизнеса
Реализация на практике:
Основными этапами внедрения были:
Кадровое делопроизводство стало инструментом документирования и управления рабочим поведением сотрудников, отвечающим требованиям и стратегии бизнеса. Во время аудита были выявлены и систематизированы реалии ведения бизнеса и проработаны отвечающие требованиям законодательства алгоритмы их реализации. Это было закреплено в локальных нормативных актах компании по управлению персоналом, которые были внедрены как единые для всей компании.
Все операционные процессы компании по управлению персоналом и кадровые операции были описаны в виде пакета документов, включающих в себя:
- инструкцию по ведению документации со сроками и обязательными требованиями;
- памятку (блок – схему) с вариантами;
- формы документов;
- образцы заполнения;
- алгоритм действия в сложных и нестандартных ситуациях;
- базу нормативных актов, определяющих данный процесс;
- план анализа и минимизации возможных рисков;
- чек – лист самопроверки исполнителя.
Для исполнителей, ответственных за ведение кадровой документации, было проведена презентация системы и обучение работе в этой системе. В результате обучения все исполнители получили одинаковый инструментарий и общую синхронизированную схему работы.
Программа обучения специалистов, ответственных за ведение кадрового делопроизводства
1
Приказы, регламентирующие ведение КДП и трудовых книжек
2
ЛНА и ознакомление с ними работников при приеме на работу
3
Как оформлять прием на работу
3.1.
Шаблоны документов / пакет документов при приеме на работу
3.2.
На что обратить внимание и что нужно проверить при приеме на работу и заполнении трудового договора
3.3.
Новое в порядке приема на работу по ТК 2017 г.
3.4.
Договора материальной ответственности и пр. дополнительные документы при приеме на работу
3.5.
Особенности приема на работу сотрудников ИП
4
Как оформлять переводы работников
4.1.
Шаблоны документов / пакет документов при переводе на работу
4.2.
Как законно изменить работнику условия трудового договора (график работы, условия оплаты труда и т.д.)
4.3.
Что и в какие сроки можно изменить работнику из его условий работы в рамках действующего законодательства
4.4.
Как проводить переговоры с работником для получения согласия на эти изменения
На соблюдение каких норм трудового законодательства необходимо обратить особенное внимание при ведении КДП
Персональные данные
Режим рабочего времени. Новое в ТК РФ за 2017 год
Время отдыха. Работа в выходные и праздничные дни.
Управление отпусками
4.5.
Заработная плата и премии
4.6.
Гарантии и компенсации работникам, закрепленные в трудовом законодательстве
4.7.
Обучение работника
4.8.
Командировки
4.9.
Особенности трудовых отношений с «льготными» категориями работников (беременные женщины, инвалиды и т.д.)
4.10.
Специфика трудового законодательства в отдельных субъектах РФ
5
Как оформлять дисциплинарные взыскания
5.1.
В каких случаях целесообразно применение дисциплинарных взысканий
5.2.
Как правильно оформлять дисциплинарные взыскания
6
Как оформлять увольнение работника
6.1.
Общий алгоритм оформления увольнения работника
6.2.
Шаблоны документов / пакет документов при увольнении
6.3.
Увольнение работника по собственному желанию
6.4.
Соглашение сторон
6.5.
Увольнение работника по инициативе работодателя
6.6.
Какие риски нужно предусмотреть и как их избежать
6.7.
Оформление «проблемных» увольнений / работа с трудовыми книжками при увольнении
7
Ведение личных дел работников
8
Оформление премирования работников
9
Работа со штатным расписанием. Общие правила, приказы, типичные ошибки
10
Система хранения и архивирования кадровых документов
11
Бизнес – процесс ведения КДП. Как построить взаимодействие с руководителем, работниками, смежными подразделениями
12
Как провести аудит своей системы КДП / выявить недостающие документы и ошибки
13
Автоматизация КДП в 1С
14
Обсуждение актуальных рабочих ситуаций / ответы на вопросы аудитории
Руководителей структурных подразделений интересовал больше аспект управления рисками, алгоритмы работы с проблемными сотрудниками и управления рабочим поведением сотрудников. Для них было проведено обучение по другой программе, где главным стала практика применения норм трудового законодательства для реализации нужных бизнесу решений с правильно оформленной документарной поддержкой.
Программа обучение руководителей
Прием на работу
1.1.
Какие вопросы нужно прояснить на собеседовании и что выяснить у кандидата, чтобы снизить потенциальные риски организации
1.2.
Как руководитель может использовать локальные нормативные акты для целей организации и бизнеса
1.3.
Общие права Работодателя при приеме сотрудника на работу
1.4.
Условия трудового договора. Стандартные обязательные условия и как их можно расширить (срочный договор и т.д.)
1.5.
Как правильно закреплять договоренности с новым работником / нестандартные условия работы
1.6.
Какие можно подписывать с работником дополнительные обязательства в рамках действующего законодательства
1.7.
Как устанавливать испытательный срок и как увольнять сотрудника, не прошедшего испытательный срок
1.8.
Обязанности Работодателя при приеме на работу и в течение испытательного срока нового сотрудника: на что обратить внимание
Управление эффективностью, дисциплиной и поведением работника
2.1.
Где и как закреплять критерии эффективности, дисциплины и желаемого рабочего поведения
2.2.
Что делать при нарушениях критериев
2.3.
Как использовать систему премирования для управления эффективностью
Как и за что доплачивать или не доплачивать работнику. Как избежать излишних расходов на постоянный фонд оплаты труда
Как формировать «дизайн» изменения условий для выполнения целей бизнеса
Как ставить задание «кадровику» по оформлению изменений
На соблюдение каких норм трудового законодательства необходимо обратить особенное внимание
Режим рабочего времени
Как применять дисциплинарные взыскания
Как уволить работника законно и с минимальными денежными затратами
Общий алгоритм принятия и реализации решения по увольнению работника
Как проводить переговоры об увольнении
Как разрешать рабочие конфликты с работниками, применяя трудовое законодательство. Что предупреждать жалобы работников в контролирующие органы и что делать, если жалоба поступила
7.1.
Общий алгоритм работы с конфликтом, инициированным работником
7.2.
Как управлять конфликтом, используя трудовое законодательство
7.3.
В каких случаях работники подают жалобы на Работодателя и как это предотвращать
7.4.
Последствия жалоб работников для организации
7.5.
Законодательные сроки и процедура разрешения трудовых споров и жалоб работников
Как руководителю вести себя при проверки ГИТ или других проверяющих органов
8.1.
Права проверяющих органов и законодательно закрепленные процедуры проверок
8.2.
Что должно быть в каждой организации, чтобы быть всегда готовыми к проверке
8.3.
Права организации при прохождении проверки
8.4.
Как строить диалог и взаимодействие с проверяющими органами
8.5.
Как минимизировать последствия проверки для организации
Ответы на вопросы аудитории. Разбор актуальных ситуаций и кейсов.
Завершающей стадией проекта было составление дорожной карты по внедрению системы во всех филиалах компании. Для этого был составлен план – график и чек – лист для каждого филиала по готовности и внедрению необходимых элементов системы КДП.
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение